De omgevingsdiensten (RUD’s) missen nog steeds een gezamenlijk platform waar daadwerkelijk regie en sturing gegeven wordt aan de noodzakelijke standaardisatie van de informatievoorziening. Daar waar op andere beleidsterreinen de Omgevingsdienst.nl mooie resultaten laat zien, blijft de informatievoorziening als strategisch bedrijfsmiddel voor de RUD achter. Ondanks het veelal homogene takenpakket van de omgevingsdiensten constateren de onderzoekers grote diversiteit in de manier van organiseren. De ingerichte processen en werkwijzen van de omgevingsdiensten zijn een jaar na aanvang van de meeste omgevingsdiensten nog gebaseerd op de ervaringen van deelnemende gemeenten en provincie. Dit blijkt uit het onderzoek ‘Slimme samenwerking omgevingsdiensten met ICT’, uitgevoerd door Telengy. Onderstaand een samenvatting van de conclusies en aanbevelingen.
Conclusies
In zijn algemeenheid zijn de conclusies en aanbevelingen van het eerste onderzoek in 2013 op hoofdlijnen blijven staan.
- Focus op de besturing en inrichting van de eigen organisatie;
- Grote diversiteit in organisatie/werkwijze, ondanks homogeen takenpakket;
- Beperkte aandacht voor I-visie en architectuur;
- Delen van (handhavings)informatie nog in kinderschoenen;
- Beperkte innovatie in processen en werkwijze;
- Gezamenlijk platform voor informatievoorziening RUD’s wordt gemist.
Hieronder wordt daarom met name ingegaan op de nuanceringen na een jaar operationeel zijn van de meeste RUD’s:
Ambitie
Uit de onderzoeksresultaten blijken de oorspronkelijke ambities van de RUD stand te houden. Het oorspronkelijk overeengekomen takenpakket is ingevuld en in 20% van de gevallen zelfs uitgebreid. Ook de ambitie om de organisatie van de RUD ten medio 2013 te hebben “staan” is in nagenoeg alle gevallen gerealiseerd.
Daar waar eind 2013 nog in de helft van de gevallen vanuit een eigen RUD-locatie gewerkt zou gaan worden blijkt dit inmiddels 60% te zijn. Wellicht mede doordat er meer vanuit de eigen locatie wordt gewerkt, gebruikt men ook meer eigen VTH-applicaties (35% in plaats van 30%). In 20% van de gevallen wordt vooral met de applicaties van de deelnemers gewerkt. Voor de overige RUD’s is niet gespecificeerd hoe er feitelijk gewerkt wordt.
Verbeteren van dienstverlening wordt nagenoeg niet expliciet als ambitie genoemd. Bestaande processen blijven veelal ongewijzigd. Doordat het proces nu over 2 organisaties (gemeente en RUD) loopt, lijkt het vooralsnog eerder lastiger dan beter te maken. Dit hangt uiteraard wel samen met het overgedragen takenpakket.
De conclusie is dat de organisatie van de diensten inmiddels staat. Het is ook prima gelukt om tijdens de ingrijpende verbouwing in 2013 de winkel open te houden. Dat is op zich al een goede prestatie.
De RUD’s zijn in deze fase vooral gericht op het optimaliseren van de eigen organisatie en informatievoorziening. Het bijeenbrengen van de nu nog (bij de dienst en deelnemers) versnipperde informatie is een belangrijke nieuwe ambitie en uitdaging die moet bijdragen tot meer efficiëncy en betere uitvoering. Verbeteren van de samenwerking en samenwerkingsprocessen is een andere veelgehoorde ambitie.
Het blijkt dat er in enkele regio’s inmiddels ambities en concrete initiatieven zijn om te komen tot samenwerking tussen de verschillende diensten. Bijvoorbeeld op het gebied van informatievoorziening. Veelal speelt de provincie hierbij ook een belangrijke stimulerende en initiërende rol. Men verwacht bij de verdere realisatie van deze ambitie echter wel flinke financiële drempels. De diensten zullen hun beperkte budgetten immers bij voorrang aan de eigen organisatie en systemen besteden en niet aan regionale ontwikkeling van voorzieningen.
Samenwerking op landelijk niveau komt nog niet van de grond en ook daar zal financiering van gezamenlijke ontwikkelingen een probleem gaan vormen.
Over de dienstverlening zijn de meningen voorzichtig positief. Doordat in de omgevingsdienst meer vakdisciplines bij elkaar komen en de expertise en specialisatie toeneemt kan betere kwaliteit worden geleverd. De verwachting is dat dit dan vooral in complexere gevallen toch wel tot verbetering leidt.
Urgentie
Het mag duidelijk zijn dat de urgentie om medio 2013 als RUD te kunnen starten inmiddels volledig is vervallen. De urgentie heeft zich veelal “naar binnen gekeerd” naar het op orde brengen van de eigen organisatie. De urgentie zit daarbij vooral in personele, organisatorische en bedrijfsvoering aspecten. Informatievoorziening komt vooralsnog slechts sporadisch in deze prioriteitenlijst voor. Uiteraard de goede uitzonderingen daargelaten.
Op het gebied van procesoptimalisatie wordt de urgentie gevoeld om er mee aan de slag te gaan. Helaas beperkt dit zich veelal tot de eigen interne processen en blijven ketenprocessen onderbelicht. En dat terwijl juist daar de grote verbeteringen (en efficiëncy) te behalen zijn.
De urgentie voor de vorming van RUD’s was gelegen in de veiligheid in de openbare ruimte en verbetering van de informatie-uitwisseling. Het is opvallend dat deze urgentie in de huidige situatie nagenoeg volledig ontbreekt. Afgezien van enkele samenwerkingsinitiatieven tussen omgevingsdiensten onderling is er bijvoorbeeld geen urgentie om de (boven) regionale informatievoorziening fundamenteel te verbeteren. Het (nog niet) op grote schaal aansluiten op PIM lijkt hiervan een signaal, hoewel er uiteraard meerdere en uiteenlopende redenen voor zijn. Zo zijn er geen middelen voor beschikbaar en lijkt er ook geen organisatie of gremium te zijn dat hier actief op stuurt en regie voert.
De ontwikkelingen en innovaties die nodig zijn om invulling te geven aan de initiële doelstellingen van de RUD’s blijven vooralsnog uit. Daarmee worden die doelstellingen naar verwachting ook niet binnen afzienbare termijn gerealiseerd. Mogelijk werkt het zelfs belemmerend als RUD’s eerst zelfstandig de eigen informatievoorziening inrichten om vervolgens te constateren dat uitwisseling met partners niet kan of lastig en duur is. De investeringsruimte is dan immers voor de komende jaren al besteed.
Een nieuwe en gedragen urgentie, gericht op de oorspronkelijke doelstellingen, zal bijdragen aan het realiseren van de beoogde (maatschappelijke) effecten. Het is alleen de vraag of we daarvoor eerst een nieuwe ramp nodig hebben….
Uiteraard is het gebrek aan middelen een veelgehoord argument maar ook focus en aandacht vanuit het management en bestuur wordt gemist. Met name op het gebied van informatievoorziening. Zowel binnen de eigen organisatie als landelijk. Het lijkt er op dat het project RUD is afgerond en opgeleverd. De reeds ingeboekte “besparingen” moeten de RUD’s nu zelf maar zien te verzilveren, maar wel met gesloten beurzen.
De ontwikkeling van de informatievoorziening blijkt zich veelal op ondersteuning van het primaire proces te richten. Informatie voor sturing, bewaking en bedrijfsvoering is nog onderbelicht. Net als rapportage en verantwoording aan de deelnemers/opdrachtgevers en stuur- en risicoinformatie op regionale schaal.
Overige bevindingen
De tijdelijk bedoelde werkwijzen blijken in de praktijk veelal inefficiënt maar blijven langer in stand dan gedacht. Met name op het vlak van samenwerking en gegevensuitwisseling met gemeenten. Wellicht dat gebrek aan middelen en (te) hoge uitvoeringskosten tot een nieuwe urgentie leidt om dit aan te pakken.
De informatie-uitwisseling met gemeenten vindt in veel gevallen nog “handmatig” plaats in de vorm van ad-hoc telefoon- en mailverkeer en het overdragen van stukken (analoog of digitaal). Van gestructureerde digitale informatie-uitwisseling is nog weinig sprake.
Zaakgericht werken wordt als ‘concept’ wel omarmd en her en der ook ingevoerd, echter nog niet op grote schaal. Daar waar het wel gebeurt richt het zich op het eigen proces en strekt het zich (nog) niet uit over het ketenproces. Reden hiervoor is uiteraard dat veel ketenpartners ook nog niet zaakgericht werken. Dat neemt echter niet weg dat de ‘zaken’ waarin gemeenten en RUD samenwerken zaakgericht gedefinieerd kunnen worden. Daarbij kan vastgelegd worden welke informatie over en weer uitgewisseld en overgedragen moet worden en welke termijn in acht te nemen zijn. Vervolgens kan iedere organisatie alsnog zelf bepalen of er zaakgericht gewerkt wordt
Het gebruik van landelijke voorzieningen zoals het reeds genoemde PIM blijft beperkt, met uitzondering van het OLO. Mede daardoor komt informatie over met name inrichtingen en risico’s niet gestructureerd beschikbaar voor alle betrokken ketenpartners. Dat terwijl er tegelijkertijd wel de nodige initiatieven en projecten zijn die het dit proberen te faciliteren. Met andere woorden: vraag en antwoord lijken elkaar nog niet goed te vinden. Het belang, de behoefte en de bijdrage vanuit de RUD’s (als collectief) worden nog onvoldoende in stelling gebracht.
Als voorbeeld wordt de ‘Laan van de leefomgeving’ genoemd. Dit initiatief beoogt, ter ondersteuning van de nieuwe omgevingswet, zoveel mogelijk informatie over de leefomgeving centraal te verzamelen en ontsluiten. Afgezien van enkele milieudiensten nemen de nieuwe omgevingsdiensten hier als collectief nog niet aan deel.
Een ander voorbeeld is het Sectoraal Koppelpunt Provincies (SKP) waarin centraal toegang tot en gebruik van basisregistraties wordt gefaciliteerd. Deze voorziening is mogelijk ook voor RUD’s toegankelijk.
Het is niet duidelijk welke organisatie of welk gremium ontwikkelingen en innovaties kan initiëren of zelfs afdwingen. Innovatie en ontwikkeling is daarmee voor een groot deel afhankelijk van lokale en veelal geïsoleerde initiatieven.
Het gebruik van basisregistraties is als voorbeeld genoemd van zaken die landelijk geregeld moeten worden. Een goed voorbeeld van het faciliteren van de ontwikkeling van informatievoorziening is de begin maart opgeleverde “handreiking gebruik basisregistraties voor de RUD’s”, opgesteld in opdracht van PIM, IPO en het ministerie. Het verdient aanbeveling deze handreiking te verwerken in lokaal te ontwikkelen informatieplannen.
Daar waar in de aanloop tot de vorming van de RUD’s nog veel landelijke bijeenkomsten werden georganiseerd gebeurt dat nu veel minder. Terwijl het juist in deze fase belangrijk is om van elkaar te leren en ontwikkelingen op elkaar af te stemmen. Regelmatig wordt de KING-ondersteuning bij het realiseren van de e-overheid bouwstenen als goed voorbeeld genoemd.
Aanbevelingen
Net als de conclusies blijven ook de aanbevelingen van het vorige onderzoek staan. Onderstaande aanbevelingen zijn geïdentificeerd, vooral geadresseerd aan de directeuren RUD’s en de verantwoordelijken voor informatievoorziening.
1. Voer centraal regie op en geef sturing aan ontwikkeling en innovatie
Het belang van gezamenlijke ontwikkeling en innovatie op het gebied van informatievoorziening wordt alom onderkend. De aanbeveling is dat er een organisatie moet zijn die de regie en sturing hierop oppakt. De meest aangewezen en wellicht wel enige partij hiervoor lijkt Omgevingsdienst.nl. Bij voorkeur in samenwerking met partijen als IPO, VNG, KING en andere ketenpartners. Nu is het moment om dit in te richten om te voorkomen dat lokale investeringen in bestaande systemen de echte innovatie blokkeren.
2. Positioneer informatievoorziening als strategisch bedrijfsmiddel
Aanbeveling is om vanuit Omgevingsdienst.nl een platform te faciliteren waar informatievoorziening specialisten uit de diensten samen werken aan innovaties voor de RUD’s. Daarmee kan ook sturing worden gegeven aan landelijke ontwikkelingen en programma’s, best practices worden gedeeld en kunnen individuele diensten ‘ontzorgd’ worden. Dit naar analogie van initiatieven voor de andere bedrijfsvoeringsaspecten waar Omgevingsdienst.nl zich op richt.
3. Hanteer standaarden op basis van het “pas toe of leg uit” principe
Voer het ‘pas toe of leg uit’ principe in voor een gezamenlijk vastgestelde lijst van standaarden, bewaak dit en dwing het waar nodig af. Zowel op het niveau van de individuele omgevingsdienst, binnen de landelijke programma’s en projecten als bij leveranciers (leveranciersmanagement).
4. Focus op ontwikkelen van centrale/landelijke voorzieningen
Focus op het ontwikkelen en faciliteren van handige centrale/landelijke voorzieningen die individuele omgevingsdiensten en ketenpartners laagdrempelig kunnen gebruiken in aanvulling of aansluiting op eigen lokale informatiesystemen. Met name voor nieuwe ontwikkelingen die nog niet op grote schaal lokaal geïmplementeerd zijn. Daarmee kan gefaseerd een gemeenschappelijke informatievoorziening worden uitgebouwd.
5. Zet moderne mogelijkheden in voor de ontwikkeling van voorzieningen
Maak voor de ontwikkeling van nieuwe en centrale informatievoorzieningen gebruik van moderne mogelijkheden zoals crowdsourcing, open source, bestaande voorzieningen, online portals en de cloud. Doe dit dus vooral samen met marktpartijen en ontwikkel deze voorzieningen vervolgens ook gezamenlijk als open source door. Organiseer hierbij tevens het collectief opdrachtgeverschap en leveranciersmanagement.
6. Benut de invoering van de nieuwe omgevingswet
De nieuwe omgevingswet brengt opnieuw veel veranderingen met zich mee voor RUD’s en gemeenten. Benut deze veranderingen (urgentie) om de hiervoor benodigde informatie en functionaliteit gezamenlijk te ontwikkelen, met toepassing van de andere aanbevelingen. Maak hierbij gebruik van de (nieuwe) landelijke budgetten die voor deze ontwikkelingen beschikbaar zijn/komen.
Verantwoording
Eind 2013 zijn RUD’s en gemeenten uitgenodigd deel te nemen aan het vervolgonderzoek Slimme RUD-samenwerking met ICT. De response is per RUD gecombineerd tot één beeld per RUD. Op deze wijze is grotendeels de situatie voor de 28 RUD’s in beeld gebracht. Aan het onderzoek hebben 31 respondenten van gemeenten en RUD’s meegewerkt. Verder zijn de resultaten getoetst aan de praktijkervaringen van Telengy-adviseurs en hun netwerk. Daarnaast is uiteraard gebruik gemaakt van het materiaal en de onderzoeksresultaten van het onderzoek “Slimme RUD samenwerking met ICT” uit 2013. De resultaten en bevindingen vormden de basis voor de op 23 april 2014 georganiseerde kennissessie. In deze bijeenkomst zijn de resultaten besproken en vertaald naar de belangrijkste prioriteiten voor de doorontwikkeling van de informatievoorziening.
Meer informatie?
Voor vragen of aanvullende informatie kunt u contact opnemen met Ton de Wit, 06 22 97 29 46, t.d.wit@telengy.nl.
De conclusies, aanbevelingen en onderzoeksresultaten vindt u terug in de bijlagen.
