Waarom wil ik het hebben over sjablonen(beheer)? Veel gemeenten hebben een sjablonentool of een applicatie voor documentcreatie in huis. Er is een aantal grote partijen in de gemeentemarkt die oplossingen bieden inclusief koppelingen met de bekende zaaksystemen. Over het algemeen doet iemand bij de gemeente het sjablonenbeheer vaak ‘erbij’ en is het niet altijd op orde en actueel. Ik zie dat er soms honderden verouderde sjablonen in omloop zijn. Ik zie allerlei applicaties met een eigen tekstuitvoer module waar lettertypen bij wijze van drie huisstijlen terug nog zijn toegepast. Ik zie medewerkers die veel tijd kwijt zijn met altijd maar knippen en plakken uit eerder gebruikte documenten van de schijf. En ik zie dat brieven erg ouderwets (lees: juridisch, ingewikkeld of onpersoonlijk) zijn. Als de gemeente besluit om de huisstijl te wijzigen, dan is er een groot probleem…

Een wereld te winnen

Tijdens mijn onderdompeling in het sjablonenbeheer (als projectleider en functioneel beheerder), merkte ik dat hier nog een wereld te winnen is. Met de vormgeving en inhoud van sjablonen borg je als gemeente een professioneel karakter in de correspondentie. In mijn ogen bepaalt het je imago: de kwaliteit van je correspondentie kun je zien als graadmeter. Dat is niet niks. Bovendien raken sjablonen veel aspecten die digitaal werken en digitale dienstverlening kunnen stimuleren. Ik pleit dan ook voor goed sjablonenbeheer in de organisatie, maar niet per definitie voor de aanschaf van een (centraal gepositioneerde) sjablonentool in de organisatie. Het belangrijkste is om te kijken wat passend is voor jouw organisatie. In dit artikel deel ik 10 tips.

Tip 1 – Slim inrichten

De meeste sjablonentools bevatten nagenoeg dezelfde functionaliteiten om sjablonen slim in te richten. Zo kun je de opmaak vanuit je huisstijl centraal vastleggen en automatisch laten toepassen. Daarmee worden altijd de juiste lettertypes, kleuren, regelafstand, logo’s en marges gebruikt. Je kunt vraag-en-antwoord schermen maken, waardoor de gebruiker in een paar klikken een brief kan creëren. Op die manier kun je bijvoorbeeld drie typen beschikkingen, waar kleine variaties in zitten, integreren in één sjabloon. Zo creëer je minimaal beheer. Mijn punt is: maak gebruik van de slimmigheden van het pakket, daar betaal je immers voor! Anders kun je net zo goed zelf met Word sjablonen gaan bouwen…

Tip 2 – Gebruik bouwstenen

In een brief of beschikking blijven bepaalde teksten of afbeeldingen vaak onveranderd. Het is belangrijk dat je die in de sjablonentool opslaat als bouwsteen. Want stel dat je een bepaalde bouwsteen invoegt in 50 sjablonen, en je moet vervolgens één woordje in de tekst wijzigen. Dan hoef je enkel de bouwsteen te wijzigen, in plaats van alle 50 sjablonen. Met één druk op de knop is de tekst dan aangepast in alle sjablonen. Denk bijvoorbeeld aan de bezwarenclausule of het logo. Handig, voor als de gemeente nog eens van huisstijl wisselt.

Tip 3 – Logo en kleur erin

Sommige gemeenten printen nog op voorbedrukt papier. Op het voorbedrukte papier staat vaak het gemeentelogo (in kleur) en de kop- en/of voettekst. De brief kan dan zwart-wit geprint worden (dit scheelt weer inktkosten). Maar je kunt je ook voorstellen, dat op deze manier digitale correspondentie er niet bepaald makkelijk op wordt. Dan moet je namelijk altijd de brief eerst printen, om vervolgens te scannen omdat anders het logo er niet op staat. Daarom pleit ik ervoor om het logo en kleur altijd in het sjabloon op te nemen. Het digitale document is dan ook het brondocument. Bij de gemeente waar ik deze omslag heb meegemaakt, gaf dit een ongekende stimulans aan digitaal werken en digitaal corresponderen met inwoners, ondernemers en instellingen. Tot grote tevredenheid van zowel klant áls medewerker!

Tip 4 – Geen gescande handtekening

Neem het ondertekeningsblok in de sjablonentool op als bouwsteen. Die voeg je dan gemakkelijk in bij het maken van sjablonen. De ondertekening is de combinatie van een naam, functie en – eventueel – een digitale handtekening. Met digitale handtekening bedoel ik geen gescand plaatje. Een gescande of geschreven handtekening is sowieso een no-go (zie artikel: ‘Handtekening? Niet, of anders de digitale variant’). Borg het akkoord van de mandaathouder in een zaaksysteem of met een oplossing voor een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening. Doe dit in ieder geval niet met je sjablonentool door juridisch-waardeloze gescande plaatjes van handtekeningen geautomatiseerd te laten invoegen.

Tip 5 – Passend taalniveau en -stijl

Taalniveau en -stijl is ook zeker iets wat je moet toepassen in sjablonen. Qua niveau weten we inmiddels (door veel promotie afgelopen tijd in de media) dat overheden nog een slag te maken hebben om dit op B1-niveau te krijgen. De overgrote meerderheid van de bevolking begrijpt teksten op taalniveau B1. Ook mensen die geen (hoge) opleiding hebben gehad. Een tekst op B1-niveau bestaat uit korte, eenvoudige en actieve zinnen die bijna iedereen herkent. Bij veel gemeenten loopt er momenteel daarom een project rondom “klare taal”. B1-taalniveau helpt bovendien ook de inhoud goed over te brengen. Daarvoor speelt ook de opbouw van de brief een belangrijke rol. Maak bijvoorbeeld je boodschap in het begin van de tekst snel duidelijk, en gebruik alineatitels voor het vergroten van de leesbaarheid.

Trek ook één lijn in hoe formeel of modern je als gemeente wilt overkomen. Gebruik je ‘geachte’ of ‘beste’, ‘hoogachtend’ of ‘met vriendelijke groet’? Wil je een persoonlijke ‘tone of voice’ toevoegen in je brieven? Bijvoorbeeld bij overlijden, huwelijk, bij een positief of negatief besluit. Bedenk een iets minder nietszeggende slotzin dan: “Hopende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd”. En is altijd maar spreken over ‘meneer’ of ‘mevrouw’ nog van deze tijd of gebruik je een meer genderneutrale variant? Nog vaak genoeg zie ik teksten voorbij komen die de afgelopen 30 jaar maar weinig zijn veranderd…

Tip 6 – Maak een business case

Maak een business case voordat je een sjablonentool aanschaft. Een sjablonentool is niet bepaald goedkoop in aanschaf, en als je niet oppast maak je het applicatielandschap en -beheer alleen maar complexer. Dus inventariseer goed welke bestaande applicaties al hun eigen tekstuitvoer module hebben en wat daarvan de kosten zijn.

Tip 7 – Denk na over beheer

Sjablonen moeten regelmatig worden aangepast, met name door wetswijzigingen (denk aan het sociaal domein en burgerzaken). En als je een sjablonentool aanschaft, hoe wil je die positioneren in je organisatie? Dit kan centraal, waarbij je alle sjablonen in één omgeving inricht. Prettig voor de sjablonenbeheerder. Maar vergeet niet dat er dan koppelingen moeten komen ter vervanging van de tekstuitvoer modules, die op hun beurt óók beheerd moeten worden. Bovendien zijn koppelingen niet gratis. Als tekstuitvoer modules er tussenuit kunnen en dus de kosten komen te vervallen, dan zou dat mooi zijn. Maar niet in alle gevallen blijkt dat te kunnen. Als je de tool niet centraal in de organisatie wilt positioneren, dan is het sjablonenbeheer sowieso versnippert. Daar gaat meer tijd in zitten, aangezien de functionaliteiten van tekstuitvoer modules veel gebrekkiger zijn. Vergeet dus ook zeker niet om het beheeraspect mee te nemen in de business case.

Tip 8 – Toekomst van sjablonentooling

Je kunt je afvragen wat de toekomst van sjablonentooling is. Zo zijn onderhand alle gemeenten overgestapt op Office 365. Daar zitten apps en functionaliteiten in waarvan we lang nog niet weten wat het allemaal kan. Al met al kan het soms een betere keus zijn om met huidige applicaties (en hun tekstuitvoer modules) en goede organisatie het sjablonenbeheer te verbeteren.

Tip 9 – Houd het actueel

Om ervoor te zorgen dat sjablonen altijd actueel zijn, moet je als beheerder nauw in verbinding zijn met medewerkers. Zo weten ze jou ook sneller te vinden en voorkom je dat ze zelf gaan knutselen met gebruikte brieven. Ook kan het handig zijn om enkele medewerkers op te leiden om zelf sjablonen te kunnen aanpassen. Dat maakt het voor medewerkers van een afdeling vaak laagdrempeliger om wijzigingen door te geven.

Tip 10 – Nodig ons uit!

Zoals eerder genoemd, is het belangrijkste dat het sjablonenbeheer en de inrichting daarvan past bij jouw organisatie. Je kunt altijd contact met ons opnemen om hier eens over in gesprek te gaan.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, via tel. nr. 06 33 13 75 05 of via e-mail: s.mol@telengy.nl.