Het dreigt ook dit jaar weer te gebeuren bij de aanmeldingen voor het voortgezet onderwijs. Gemeenten en middelbare scholen gebruiken mogelijk 150.000 leerlingen uit groep 8 als “veredelde  postbodes” om inzicht te krijgen in gegevens uit het GBA voor de leerlingenadministratie. Terwijl het ook gemakkelijk anders en beter kan. Een toelichting van Peter ter Telgte, gecertificeerd e-adviseur Overheid en ouder van een groep 8-leerling.

150.000 uittreksels

In de eerste week van februari was het in veel gezinnen weer nagels bijten en op allerlei andere manieren zenuwen in bedwang houden, bij kinderen én ouders. Ruim 150.000 leerlingen van groep 8 maakten de Citotoets, officieel de Eindtoets Basisonderwijs; uitslag begin maart. Met de Cito-uitslag en het schooladvies in de hand meldt de leerling zich aan bij zijn of haar favoriete middelbare school. Dit aanmelden gaat o.a. gepaard met het overleggen van een GBA-uittreksel.

Voor een GBA-uittreksel moet je bij de gemeente zijn, maar inmiddels kun je bij verschillende gemeenten ook een uittreksel digitaal aanvragen via de gemeentelijke website. Gelukkig zijn er ook gemeenten en onderwijsinstellingen die vinden dat we “onze klanten” niet moeten vermoeien met dit soort onnodige administratieve producten. Deze (semi) overheidsinstellingen 2.0 organiseren namelijk samen de afhandeling van de administratie, zoals de gemeente Schijndel. Enige bemoeienis van de “klant” is dat de ouder van de leerling toestemming geeft dat de benodigde gegevens uit het GBA gebruikt mogen worden voor de aanmelding. Overigens leidt innige samenwerking tussen school en gemeente ook tot betere dienstverlening op andere terreinen zoals leerlingenvervoer, vroegtijdig schoolverlaten en spijbelen.

Ruim 1,1 miljoen lastenverlichting

Zolang scholen nog geen gebruik kunnen maken van de landelijke voorziening met persoonsgegevens (GBA-V), volstaat de toestemming van de ouder om gegevens op te vragen uit de Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens. Dat kan heel simpel door deze toestemming op te nemen in het aanmeldingsformulier voor de middelbare school. Dit scheelt de leerling met ouder een bezoek aan het gemeentehuis (al dan niet door vrij te nemen), het scheelt de gemeenten potentieel 150.000 bezoekers aan de balie en de middelbare school hoeft minder administratieve handelingen te verrichten. Uitgaande van een gemiddeld tarief van €7,50 per uittreksel kunnen we de administratieve last voor burgers met ruim 1,1 miljoen euro verminderen.

Checklist Dienstverlening 2010

Het digitaal aanvragen van een GBA-uittreksel is overigens een van de 40 maatregelen uit de checklist Dienstverlening 2010, die staatssecretaris Bijleveld medio januari heeft bekendgemaakt. In de lijst benoemt de staatssecretaris daarmee een minimale basis voor dienstverlening. De checklist geeft snel inzicht in de zaken die binnen een gemeente wél en nog niet op orde zijn.

KING plaatste al kanttekeningen bij de checklist. Te veel focus op de instrumenten en te weinig gericht op de tevredenheid van de burger. Is dat mogelijk de reden dat de checklist en de publicatie niet meer op de website van Binnenlandse Zaken beschikbaar zijn en dat de campagne www.5beloften.nl niet volgens plan op 28 januari is gelanceerd?

De beste dienst is geen dienst

Mijn kanttekening bij de checklist dienstverlening is dat deze te weinig vanuit de logica van de burger is opgesteld en te weinig aandacht besteedt aan het oplossend vermogen van overheidsinstellingen onderling. Natuurlijk is het sneller en zekerder als je een uittreksel digitaal kunt aanvragen (één van de vijf beloften aan de burger). Nog beter zou zijn als we dit onnodige administratieve product voor de burger onzichtbaar maken, namelijk door het met de (semi) overheidsinstellingen onderling te regelen. Ook als de e-overheid nog niet zo ver is. De beste dienst is tenslotte geen dienst. Ik ben benieuwd hoeveel jonge postbodes er in 2011 nog tussen gemeentehuis en school rondlopen?

Dit artikel is verschenen in Binnenlands Bestuur van maart 2010.