Gemeenten zijn onverminderd actief met de uitdagingen in het sociaal domein. Vaak wordt gebruik gemaakt van toegangsteams, in vele gevallen ook gehuisvest in wijken dichtbij de burgers. Hoewel de organisatie en werkwijzen van de toegangsteams verschillen, zijn er ook veel overeenkomsten. De gemeentegrootte, de bestaande samenwerkingsverbanden en herindelingen bepalen mede welke keuzes er gemaakt worden. Wat de ideale variant is, hangt af van vele factoren en de visie van de gemeente. Hieronder 5 tips voor de inrichting van de integrale toegang:

Tip 1: Organiseer de toegang tot zorg

Binnen diverse gemeenten zie ik dat er, naast het KCC, een aparte ingang is ontstaan voor dienstverlening binnen het sociaal domein. Zo’n afzonderlijk zorgloket, vaak een wijkteam, heeft dan een eigen telefoonnummer en e-mailadres.  De keuze voor een apart zorgloket blijkt vooral gebaseerd op praktische overwegingen, zodat de benodigde deskundigheid beschikbaar is.

Mijn advies is om zorgvragen zoveel mogelijk te stroomlijnen en op één centraal punt binnen te laten komen. Dit is uiteindelijk veel efficiënter en leidt tot meer specifieke deskundigheid bij het zorgloket.

Tip 2: Zorg voor juiste toewijzing van werk

Medewerkers die gedetacheerd zijn vanuit ketenpartijen en deel uitmaken van het zorgloket of wijkteam, zijn vooral bekend met de dienstverlening die hun eigen organisatie levert. De kans is dan ook groot dat vooral de eigen producten worden ingezet. Als dat voor de zorgvrager de meest adequate oplossing is, is daar niets mis mee. Het risico is echter dat een betere (en wellicht goedkopere oplossing) niet in beeld komt. Een voorbeeld is het zoeken van een oplossing binnen het netwerk van de klant in plaats van de inzet van het algemeen maatschappelijk werk.

Mijn advies is om alle binnenkomende meldingen te laten beoordelen door iemand die zowel inhoudsdeskundig alsook kostenbewust is. Bij de toewijzing van het werk dient rekening gehouden te worden met aanwezige kennis bij medewerkers en kan er gestuurd worden op de wijze waarop dienstverlening wordt ingezet.

Tip 3: Zorg voor ondersteunende inkoopafspraken

Er schort het nodige aan het kostenbewustzijn. Medewerkers weten vaak niet welke kosten gemoeid zijn met de inzet van hulp. Zo worden aanbieders die goedkoper werken te weinig beloond en dure aanbieders niet geprikkeld om efficiënter te werken. Soms zijn er afspraken die ervoor zorgen dat aanbieders niet meer mogen leveren dan het afgesproken budgetplafond. Dan mag een andere (en misschien wel duurdere) aanbieder leveren.

Zorg ervoor dat medewerkers inzage hebben in de kosten van dienstverlening en maak dit een vast item tijdens het teamoverleg. Zorg voor inkoopafspraken die bevorderen dat goede en efficiënt werkende aanbieders kunnen groeien. Uiteraard gaat dit ten koste van aanbieders die minder presteren. Dit is inherent aan de transformatiegedachte. Zonder wrijving immers geen glans!

Tip 4: Zorg voor contractbeheer en contractmanagement

Vaak zijn er zo’n 200 of meer aanbieders gecontracteerd. Daarnaast is ook sprake van landelijke aanbieders. Hoe kies je daaruit de meest geschikte? Hoe geef je invulling aan de wettelijk verankerde keuzevrijheid van de klant? Hoe voorkom je dat je een aanbieder selecteert voor diensten die namens je gemeente al landelijk zijn ingekocht en waarvoor ook betaald moet worden?

Zorg ervoor dat er een goed toegankelijk digitaal systeem wordt ingericht waarin alle aanbieders met hun aanbod en bijzonderheden staan opgenomen, uiteraard met een zoekfunctie en de mogelijkheid om als medewerker en klant je bevindingen kwijt te kunnen. Maak het mogelijk dat professionals andere informatie kunnen inzien (kosten) dan burgers. Tenslotte: zorg voor goed beheer.

Tip 5: Controleer en stuur bij

De kern van veranderingen is het versterken van de eigen kracht en het zorg dragen voor een toereikend aanbod van algemeen toegankelijke algemene voorzieningen. Dat laatste punt blijkt in de praktijk lastig.  Het bestaande aanbod lijkt te vaak een gegeven. De innovatiekracht om tot uitbreiding, respectievelijk aanpassingen te komen blijkt in de praktijk niet zo eenvoudig. De afdeling Beleid zorgt voor de algemene voorzieningen en de verdeling van subsidiegelden. De medewerkers Toegang zetten in wat er beschikbaar is en in het geval dat er geen voorziening beschikbaar is, wordt een (vaak duur) alternatief ingezet.

Zorg ervoor dat periodiek wordt nagegaan bij de medewerkers Toegang welke algemene behoeften er bij zorgvragers zijn. Stuur erop dat beleidsmedewerkers voorzieningen realiseren en subsidies gericht inzetten om te zorgen voor een aanbod dat goed aansluit bij de behoeften. Organiseer dat beleidsmedewerkers en medewerkers Toegang elkaar frequent spreken en stimuleer die samenwerking. Leg de inzet van algemene voorzieningen vast in de applicaties om te kunnen zien of er voortgang wordt geboekt.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jos van Dijk, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl.