Gemeenten nemen steeds meer diensten af uit ‘de muur’. Voor al deze oplossingen geldt hetzelfde: geen lokale complexe installaties en onderhoudswerkzaamheden meer, maar inloggen en werken. Anno 2015 spreken we meestal over ‘de cloud’. Leveranciers spelen daar gretig op in. Het is dan ook niet de vraag óf uw organisatie cloud-diensten gaat afnemen, maar wannéér. Hieronder 8 tips waarmee u zich beter kunt voorbereiden op een migratie naar de cloud.

1: Geef een eigen definitie

Geef een eigen definitie aan het containerbegrip ‘de cloud’. Er zijn verschillende typen oplossingen in de markt verkrijgbaar, allemaal met eigen kenmerken. Cloud-diensten die in de markt worden aangeboden zijn bijvoorbeeld: de ‘hybride cloud’, de ‘community cloud’, de ‘private cloud’, de ‘public cloud’, SAAS, PAAS, DAAS, IAAS, etc. Om de verwachtingen rondom de cloud zowel intern als extern goed te managen, is het belangrijk als organisatie dé definitie van ‘de cloud’ vast te stellen en deze daarna steevast voorafgaand aan elk cloud-gesprek te delen met de gesprekspartner.

2: Bepaal de doelstelling(en)

Bepaal welke doelstellingen je als organisatie wilt bereiken door een cloud-dienst af te nemen. Zijn het besparingen of kwaliteitsverbetering, de kwetsbaarheid, de innovatiemogelijkheden, het professionaliseren van de ICT dienstverlening, het ontzorgen of een combinatie van het voorgaande?

3: Stel een business case op

Maak aan de hand van een business case duidelijk of de bovenstaande doelstellingen haalbaar en realiseerbaar zijn.

4: Beoordeel informatiebronnen en -systemen

Bepaal welke informatiebronnen/-systemen geschikt zijn voor de migratie naar de cloud. Vaak is deze vraag applicatietechnisch gezien eenvoudig te beantwoorden. Maar hoe zit het met de privacygevoelige informatie én systemen waar de organisatie van afhankelijk is? Welke impact heeft het (onverhoopt) niet beschikbaar zijn van de cloud-dienst voor de organisatie.

5: Bepaal doorlooptijd migratie

Bepaal de doorlooptijd waarin de migratie naar de cloud moet plaatsvinden. Deze migraties kosten veel tijd, niet alleen in technische, maar ook in organisatorische zin. Met de migratie naar de cloud neem je als organisatie automatisch de verantwoordelijkheid voor de regie en werk je als opdrachtgever én  partner samen met de leverancier van cloud-diensten. Voor veel organisaties een nieuwe werkwijze.

6: Maak goede afspraken

Zorg ervoor dat je goede afspraken maakt over de meldingsplicht bij datalekken, toestemming voor het gebruik van en de toegang tot informatiebronnen en -systemen, het ontbinden van het contract door ontwikkelingen in de eigen organisatie of bijvoorbeeld bij faillissement van de dienstverlener.

7: Cloud-regisseur aanstellen

Stel een cloud-regisseur/-manager aan. Hij of zij participeert in de projectgroep bij projecten waarbij ICT-ondersteuning wordt verwacht en zal de regiefunctie richting de dienstverlener op zich nemen. Daarnaast heeft de cloud regisseur/-manager de belangrijke taak continu de vraag vanuit de business te vertalen naar functionele oplossingen en op het snijvlak van business en IT te acteren.

8: Stel SLA’s op

Regie nemen en houden zijn belangrijk om de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Een SLA (Service Level Agreement) is daar een goed hulpmiddel bij. Besteed voldoende aandacht aan het opstellen van de SLA en maak deze op maat van uw organisatie. In tegenstelling tot ‘traditionele contracten’ die bij veel organisaties na ondertekening in de kast verdwijnen, zal de inhoud van de SLA met regelmaat worden besproken en worden bijgesteld. Wanneer uw organisatie verandert, is er grote kans dat dit ook van invloed is op uw afspraken/SLA.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.