Vorige keer schreef ik over hoe PPM kan bijdragen aan het behalen van strategische doelen, rekening houdend met de diversiteit aan behoeften binnen een organisatie. Door overzicht te creëren, actuele statussen bij te houden en gezamenlijk het proces aan te gaan, ontstaat synergie.

Maar hoe creëer je overzicht? En hoe blijft het actueel?

Overzicht creëren lukt meestal prima. Bepaal je informatiebehoeften en vraag deze uit binnen de organisatie. Afhankelijk van de informatie die je zoekt: plan je interviews, mail je een vragenlijst rond of vul je een Excel overzicht in (nóg beter: deze deel je via Microsoft 365). Je haalt dan eenmalig de stand van zaken op en krijgt daarmee een beeld van hoe het er voorstaat .

Misschien word je zelfs verleid tot bepaalde conclusies of besluiten. Het is dan goed je te realiseren dat een dergelijk overzicht gebaseerd is op een momentopname. Vaak is een deel alweer achterhaald, de informatie ophalen vergt immers vaak meer tijd dan gewenst. Omdat het vaak nieuw is of onverwacht, heeft men vaak ook niet alle juiste informatie paraat. Oefening baart kunst.

Duurzaam project portfolio management is daarom gebaat bij gedegen periodieke rapportage van vastgestelde waarden. Afhankelijk van de organisatie kan dit ondergebracht worden bij een bedrijfsbureau, projectmanagement ondersteuning of projectleiders zelf.

Een voortgangsrapportage kan uit verschillende elementen bestaan. Vaak vormen de bekende beheermechanisme: Tijd, Geld & Kwaliteit, de basis (zie afbeelding 1). Maar ook de algemene status en fase waarin het project zit, zijn van belang. Door periodiek dezelfde waarden voor verschillende projecten in kaart te brengen groeit de kwaliteit van deze informatie en worden trends zichtbaar. Het wordt zo mogelijk om verbanden te leggen en zelfs om een inschatting te maken van wat er op termijn mogelijk is en verwacht mag worden.

Monitoren, faciliteren en bewaken

Een goede rapportage wordt logischerwijs gedaan door iemand die direct betrokken is bij het project. Hij/zij kent de ins en outs. Een projectleider of projectondersteuner bijvoorbeeld. Binnen een portfolio is echter ook een meer faciliterende rol nodig. Iemand die het proces bewaakt, attendeert op de deadlines, kan ondersteunen waar nodig en waarborgt dat de juiste rapportages bij het juiste overleg terecht komen. Hiermee is er grip op een uniforme werkwijze en voorkom je dat de waan van de dag regeert. En maak je geen gebruik van tooling zoals die van Thinkingportfolio (zie afbeelding 2), dan is het wel zo handig dat iemand de verschillende rapportages samen kan voegen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Thomas de Jong, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 50 43 45 10 of via e-mail: t.d.jong@telengy.nl.