Veel informatiemanagers kennen het; je komt thuis van jouw werkdag vol met energie, eindelijk heb je een digitale oplossing gevonden voor dat prangende vraagstuk in de organisatie. Je vertelt over de vooruitstrevende technologie die gebruikt gaat worden, de kwalitatieve data die is vrijgegeven en je tafelgenoot kijkt je glazig aan…

De inhoud van ons werk is vaak complex en staat ver af van je tafelgenoot, vakdomeinen en bestuurders. Toch is het cruciaal dat zij weten waar jij mee bezig bent. Het kan dat zij capaciteit moeten leveren, belangrijke keuzes moeten maken, extra financiering moeten regelen of een begripvol luisterend oor bieden.

Jouw verhaal vertellen over cruciale keuzes in jouw werk is een belangrijk onderdeel. In dit artikel geven Eline van Lieshout en Roel Ottens, een aantal aandachtspunten mee waarop jij kan letten.

Ruimte krijgen

Er zijn vele scenario’s denkbaar waarom een informatiemanager zijn verhaal wil doen, bijvoorbeeld:

• het samenvatten van een binnengekomen stuk van de VNG over Common Ground, met een advies;
• het managementteam op de hoogte brengen van de gevolgen van de Wet open overheid voor de afdeling Dienstverlening;
• tijdens een informatieavond de raad informeren over generatieve AI en de mogelijke kansen en risico’s voor de ambtelijke organisatie;
• de medewerkers van het sociaal domein inlichten over de WAMS;
• de projectvoortgang/-stagnatie voorleggen aan een stuurgroep.

Redenen genoeg om aandacht te vragen, maar hoe zorg je voor een overdracht die blijft hangen.

Openen is het halve werk

De luisteraar die ervaart jouw verhaal zowel mondeling als zichtbaar. Beide aspecten tellen dus mee in de storytelling. Hierin zijn de volgende tips belangrijk:

1. Blijf jezelf en zoek de juiste energie bij het verhaal dat je wilt vertellen. Je voelt een bepaalde urgentie of je gelooft ergens in anders zou je hier nu niet staan. Geloof in dat verhaal, sta fysiek stevig en vertel het verhaal open en oprecht.
2. Open met een anekdote, compliment, belofte of een vraag om mensen te betrekken bij jouw verhaal:

• • Wat zijn de overeenkomsten met dit project en de bouw van de Eiffeltoren?
  • Lang geleden maakte ik een reis waarin…..
  • Mijn zoon maakt zijn huiswerk nu drie weken met ChatGPT, mag ik daar wat van zeggen vinden jullie?
  • Met deze informatie kan het bestuur…

Contact maken

Ze luisteren, maar voor hoelang? Om de aandacht te houden, is er contact nodig. Het liefst contact waarbij de ander wil horen wat je te vertellen hebt. Er zijn diverse manieren om dit te bereiken:

1. Zoek naar de gemene deler: “allemaal werken wij bij een gemeente, allemaal willen we gemeenschappelijke meerwaarde creëren”. Vanuit hier kunnen we een perspectief schetsen waarin iedereen zich herkent.
2. De boodschap verbinden aan een expertise: “om tot deze conclusie te komen, heb ik informatie van verschillende buurgemeenten opgevraagd…” of “de ontwikkelingen van het Digitaal Stelsel Omgevingswet volg ik nu ruim zes jaar…”
   
3. De ander zien. Mensen herbergen veel ‘lagen’ die ook meeluisteren. De wethouder is niet alleen een bestuurder, maar ook iemand die een kind heeft die hulp ontvangt van de gemeenten. Medewerkers in het sociaal domein zijn niet alleen systeemgebruikers, maar weten vaak beter wat de werkelijke hulpvraag is dan wat het systeem weergeeft. Complimenteer mensen daarover, betrek het in jouw verhaal om contact te maken. Erken en herken de kwaliteiten van mensen.

BIOS

Een heldere structuur maakt jouw verhaal meer natuurlijk en daarmee eenvoudiger te begrijpen.

Boodschap

Begin daarom met de Boodschap. De luisteraar hoeft zich niet meer af te vragen waar je naartoe gaat met het verhaal. Een goede boodschap is actueel, vernieuwend, overtuigend en begrijpelijk.

Informatie

De Informatie moet waardevol zijn, feitelijk opvolgbaar en helder. Een verhaal hoeft niet helemaal onderbouwd te zijn met bronnen, maar wanneer er een vervolggesprek ontstaat moet je het nauwkeurig kunnen onderbouwen.

Opbouw

Door een goede Opbouw bouw je een structuur in het hoofd van de luisteraar. Veel gebruikte structuren zijn:

• De herhaling: “I have a dream” Een goed voorbeeld is de speech van Dr. Martin Luther King, waarin hij elke keer weer de luisteraar meeneemt in zijn verbeelding.
• Heden, verleden en toekomst: “De laatste grote wijziging van de grondwet dateert van 1983, nu volgt eenzelfde grote wetswijziging: de Omgevingswet, we zullen zien dat over 10 jaar… ”
• Opsomming: som voorbeelden op uit de praktijk, verbind deze met een boodschap en biedt de luisteraar jouw oplossing. “Veel medewerkers klagen over de instabiele infrastructuur, er is een nijpend tekort aan I&A personeel, security en privacy issues stapelen zich op, de inwoners van de gemeente vragen naar meer vooruitstrevende digitale dienstverlening…, het is tijd dat wij onze ICT anders organiseren door een gedeelte buiten de organisatie te plaatsen en daarmee onze huidige organisatie te ontlasten. Dit vraagt om..”

Stijl

Stijl, dit laatste is een uitdaging in ons vakgebied, we spreken veel vakjargon met DLA’s (drie letterige afkortingen) en digitalisering klinkt bij veel toehoorders als ééntjes en nulletjes. Jij bent diegene die verantwoordelijk is dat iedereen jou begrijpt. Neem als stelregel: wanneer je buurjongen van 15 jaar het begrijpt, zit je goed.

Tot slot

Het feit dat je tot hier bent gekomen maakt dat dit artikel een succesverhaal is ; ). Hopelijk krijg je plezier in het vertellen van mooie verhalen over ons vakgebied en je tafelgenoten ook.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roel Ottens, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl,  of Eline van Lieshout, 06 14 31 62 03, e.v.lieshout@telengy.nl.