De lokale overheid is verplicht om e-factureren te ondersteunen, uiterlijk in april 2019. Maar waarom zou u wachten? U kunt nu aan de slag om het te organiseren. Daarmee bereikt u in de organisatie een efficiëntere manier van factureren zowel voor uw eigen organisatie als voor de facturerende partijen.

Dit onderwerp is niet nieuw en er zijn gemeenten die e-factureren al hebben ingericht. U kunt informatie bij de softwareleverancier van uw financiële applicatie opvragen en u zult ervaren dat u nu aan de slag kunt. Daarnaast kunt u de nodige informatie vinden bij PIANOo[1] via het  programmabureau e-factureren. Toch even in het kort, wat is e-factureren én wat moet u dan organiseren?

Wat is e-factureren?

Een e-factuur is een digitaal bestand met een vaste structuur. Een e-factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Voor de duidelijkheid: een e-mail met PDF is geen e-factuur. Om de geautomatiseerde werking mogelijk te maken, wordt gebruik gemaakt van Simplerinvoicing. Dat is een stelsel van afspraken tussen softwareleveranciers en e-factuurdienstverleners.

De verplichting houdt in dat uw organisatie e-factureren kan ontvangen en verwerken. Het gaat niet over het versturen van e-facturen.

Wat moet u organiseren?

Als u gebruik maakt van de GIBIT voorwaarden, dan heeft u al geregeld dat de factuur elektronisch verzonden moet worden. U moet nu nog organiseren dat u deze elektronische facturen ook kunt ontvangen en verwerken.

Mijn tip is dat u eerst achterhaalt welke facturatiestromen u heeft,  hoe u e-factureren gaat inzetten én hoe u de huidige facturatiestromen kan afbouwen. Ga hierover het gesprek aan met uw afdeling Financiën en betrek hier mensen bij vanuit hun verantwoordelijkheid van Inkoop, informatievoorziening, archief  en communicatie. Als u het dan goed in beeld heeft gebracht, kunt u gewoon beginnen met e-factureren. Het zal een aanpassing vragen van betrokken processen en procedures. Een mooie kans om het efficiënter te organiseren. Waar wacht u op? Niet nodig, ga het gewoon doen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy. U kunt contact met haar opnemen via tel. nr. 06 15 47 92 94 of via e-mail: l.v.d.velden@telengy.nl.

[1] PIANOo staat voor Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overehidsopdrachtgevers