Stilzwijgende verlenging
Veel gemeenten hebben al jaren geleden gekozen voor bepaalde software, bijvoorbeeld voor Belastingen, Financiën of Sociaal Domein. Destijds is daarvoor een vaste looptijd van enkele jaren afgesproken, en daarna is het contract jaarlijks stilzwijgend verlengd.
Zo kan het voorkomen dat gemeenten al 10-15 jaar gebruik maken van hetzelfde pakket. En alle betrokkenen vinden dat eigenlijk prima: de medewerkers zijn gewend om met de software te werken, het afdelingshoofd is daardoor tevreden en de leverancier kan elk jaar aan het begin een factuur voor het onderhoud sturen. Die factuur krijgt trouwens wel elk jaar een hoger bedrag vanwege het volgen van een prijsindex. En elke extra aangeschafte module of optie zorgt voor een verdere verhoging van de kosten. Vaak ligt het budgethouderschap bij de centrale ICT-organisatie. Deze heeft wel moeite met de toename van de jaarlijkse kosten, maar een vervangingsproject doet een flinke aanslag op de capaciteit én brengt een hoop extra gedoe met zich mee. Terwijl de agenda al zo vol zit.
Accountant steekt vinger op
Bij steeds meer gemeenten signaleert de accountant echter dat deze werkwijze niet strookt met de aanbestedingswet. Bijvoorbeeld omdat het totaalbedrag over de jaren heen hoger is geworden dan de drempel voor Europese aanbesteding. Wanneer een softwarepakket al meer dan 10 jaar gebruikt wordt, is deze drempel vaak al overschreden. Ook kan het zijn dat deze verlenging strijdig is (geworden) met het eigen gemeentelijke inkoopbeleid.
De accountant meldt in zijn verslag dat de gemeente niet rechtmatig handelt en stelt dat het aanbesteden van de software nodig is.
Leverancier biedt ontsnapping aan
Zoals gezegd zitten de betrokkenen bij de gemeente vaak niet te wachten op een aanbestedingsproject. En ook de leverancier van de software is hier niet blij mee. Die loopt immers de kans dat hij een klant kwijtraakt.
Sommige leveranciers houden klanten nu een “ontsnappingsmogelijkheid” voor. Ze wijzen namelijk op artikel 2.32 van de Aanbestedingswet. Dit artikel voorziet in een “Onderhandelingsprocedure zonder aankondiging”. Onder bepaalde voorwaarden kan deze uitzondering worden toegepast, onder andere wanneer:
- De aanbesteding als doel heeft het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of een unieke artistieke prestatie.
- Mededinging om technische redenen ontbreekt.
In zo’n geval voert de aanbestedende gemeente achtereenvolgens de stappen uit:
- Onderhandelen met de betrokken ondernemers.
- Maken proces-verbaal van de opdrachtverlening.
- Meedelen gunningsbeslissing.
- Sluiten overeenkomst.
- Bekendmaken van de gegunde opdracht.
Kan dat zomaar?
Eén van onze klanten heeft het voorstel van zo’n leverancier voorgelegd aan een onafhankelijke aanbestedingsjurist. Ook na overleg met de jurist van de leverancier is de conclusie dat dit artikel niet van toepassing is.
Toch zien we dat gemeenten regelmatig een beroep doen op dit artikel. Dit voorkomt het tijdrovende aanbesteden en mogelijk een dure omschakeling naar een ander softwarepakket. Het feit dat een omschakeling extra kosten met zich meebrengt, is echter geen gegronde reden om artikel 2.32 toe te passen. Het moet écht gaan om technische redenen en er moet geen alternatief bestaan.
Dus…
Hoewel het vaak een bittere pil is voor de gebruikers, is een aanbesteding de enige juiste weg om weer een flink aantal jaren vooruit te kunnen. Overigens zorgt dit er wel voor dat gekozen wordt voor een relatief lange maximale looptijd van het nieuwe contract. Zodat je er voorlopig weer even tegenaan kunt.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.
