Vier kleinere volwassen organisaties worden samengevoegd door middel van een ambtelijke fusie. Daardoor zijn ze in één keer een onvolwassen, in opbouw zijnde grotere organisatie. Allereerst een forse schaalsprong die niet te onderschatten is. Na een voorbereidingstraject, dat is gestart in 2013, is in juni 2015 de definitieve knoop doorgehakt. Vanaf 1 januari 2017 is de ambtelijke fusie officieel. De vier gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo vormen samen ‘De BUCH’. Dit is niet niks, er moet op dat moment een nieuwe organisatie ontstaan. Vervolgens krijgen medewerkers  een nieuwe leidinggevende. Werken veelal op een nieuwe locatie met nieuwe collega’s. In sommige gevallen nieuwe werkzaamheden en een ander geautomatiseerd systeem. De veranderingen voor de medewerkers zijn heel erg groot. Ingeslepen routines maken vaak plaats voor ‘opnieuw ontdekken, met elkaar’.

Meer diversiteit na een ambtelijke fusie

De vier gemeenten hebben, na de ambtelijke fusie, opgeteld zo’n 101.000 inwoners, die even divers zijn als hun omgeving. Jong en oud, forensen en agrariërs, Randstedelingen en dorpelingen. Vanuit de vier gemeentehuizen werken in totaal ruim 800 medewerkers bij De BUCH. De organisatie bestaat uit acht domeinen: Inwoners en Ondernemers, Ruimtelijke Ontwikkeling, Wijkbeheer, Samenleven, Civiele Werken en Verkeer, Bestuursstaf, Bedrijfsvoering en Informatisering en Automatisering.

Inrichting 5e huis bij een ambtelijke fusie

Tijdens de voorbereidende fase, in mei 2016, heeft De BUCH hulp ingeroepen bij Telengy-adviseur Ger Manders. Als programmamanager PIA (procesmanagement en I&A) was het belangrijk om de harmonisatie van processen, applicaties en technische infrastructuren op een beheerste en gecontroleerde manier in te richten.

Een nieuwe technische infrastructuur (het zogeheten 5^e huis) was noodzakelijk om na de ambtelijke fusie en in de toekomst de applicaties van de nieuwe werkorganisatie BUCH te kunnen huisvesten. De inrichting van dat 5^e huis is een specialistische taak waarvoor externe expertise is ingeschakeld.  Verder is ook wel gebleken dat het ondanks alle hectiek belangrijk is om alle (I&A-)medewerkers goed op te leiden. Je zorgt er als organisatie voor niet té afhankelijk wordt van de binnengehaalde expertise.

Business en IT Alignment bij ambtelijke fusie

BITA (Business and IT Alignment) staat bij Ger hoog in het vaandel. Vakafdelingen en I&A  moeten elkaar verstaan en de mensen moeten elkaar meenemen in elkaars verhalen. Hier heeft hij dan ook veel tijd in gestoken, o.a. wekelijks in het MT.

Omdat er – uiteraard – schaarste is aan geld, menskracht en verandervermogen is samen met de business bepaald welke harmonisatieprojecten prioriteit krijgen. Dat waren er 14 in 2016 en 19 in 2017. Het is belangrijk om per project hier met elkaar een duidelijk beeld over te hebben, wat overigens nog niet meevalt. Waar we het nog vaak mis zien gaan, is bij business projecten met een dominante ICT-component. Vaak wordt hier de ICT-manager als verantwoordelijke aangesteld, terwijl het beter is om de verantwoordelijkheid bij de business te leggen. ICT kan zich dan in een ondersteunende rol positioneren.

Theo Bremer, Programmamanager Bedrijfsvoering bij De BUCH, over Ger Manders:

‘Ik heb Ger leren kennen bij de gemeente Castricum. Hij werd daar in 2014 binnengehaald om hetprogramma ‘Werk aan de Gemeentewinkel’ te leiden. En later heeft hij in Castricum ook de afdeling Informatievoorziening onder zijn hoede genomen. Vanuit deze rollen is hij uiteindelijk bij De BUCH terecht gekomen. Gelukkig maar, want deze transitie/transformatie is geen eenvoudige. Daar hebben we echt hulp bij nodig. Ger is hierbij voor ons van waardevolle betekenis geweest. Met zijn scherpe analyses heeft hij ons een spiegel voorgehouden. Hij wees ons op fouten en onvolkomenheden en legde zijn vinger af en toe op een zere plek. Wij hadden dat nodig om verder te komen. Ger heeft ons meegenomen in de wereld van processen, informatisering en automatisering en duidelijk gemaakt hoe je project- en planmatig moet werken. Hij bracht structuur aan, haalde expertise naar binnen, legde prioriteiten/keuzes voor, gaf inzicht, schepte duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden en maakte, misschien wel het meest belangrijk, de verbinding tussen de organisatie en I&A. Met zijn heldere presentaties en praatplaten hield hij ons aangehaakt en scherp.’

I&A in de steigers

Op 1 september 2017 heeft Ger het stokje overgegeven aan een nieuwe programmamanager Informatievoorziening en Automatisering. Deze gaat fulltime bij De BUCH in dienst, terwijl Ger als inhuur 3 dagen per week beschikbaar bleef. De komende jaren zal De BUCH nog veel energie steken in het samenwerken en het harmoniseren van werkwijzen en de onderliggende systemen.

Ger over de periode bij de BUCH:

‘Ik kijk met veel plezier en voldoening terug op mijn werk bij De BUCH. Een unieke kans om in een dergelijk complexe situatie I&A in de steigers te zetten. Het sloot ook mooi aan bij de rol die ik daarvoor had, namelijk Afdelingsmanager Informatievoorziening bij gemeente Castricum.’

Onlangs is Ger gestart bij de gemeente Heerlen waar hij aan de slag is als waarnemend afdelingshoofd Informatiemanagement.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het werk van Ger bij De BUCH, neem dan contact op met Ger Manders via telefoonnummer 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl