Al een tiental jaar waait in gemeenteland de wind van zaakgericht werken. Oude document managementsystemen (DMS-en) werden omgebouwd tot zaaksystemen en nieuwe zaaksystemen probeerden een plekje op de gemeentemarkt te veroveren. 

Inmiddels komt die markt wat tot rust. Maar toch blijkt dat er nog steeds discussie is over de vraag wat een zaak nu precies is. Waar leg je de grens tussen zaken, welke documenten bewaar je nu wel en welke niet, en wat leg je bijvoorbeeld vast over een zaak? Alleen documenten of ook geluidsfragmenten, of het moment waarop een afspraak is vastgelegd in een agenda? Ik heb het gevoel dat daarin nog steeds door iedereen andere keuzes worden gemaakt. En daar komt nu net die scheiding tussen het zaaksysteem en het DMS weer boven, terwijl zaaksystemen en DMS-en ook met elkaar verbonden zijn.  

Eye-opener

Recent was ik bij een gesprek in een gemeente waar ik werk. Dat gesprek ging over de koppeling tussen een zaaksysteem/DMS en een vergadersysteem.  

Het idee was dat het vergadersysteem een belangrijke rol zou gaan spelen in het bestuurlijke besluitvormingsproces. Het zaaksysteem/DMS zou dan worden gebruikt in het voorbereidingstraject en bij de definitieve opslag van de zaakgegevens en documenten als de besluitvorming had plaatsgevonden. Maar mocht dat wel? Ontstaan er daardoor niet allerlei problemen uit het oogpunt van archivering? We hadden bedacht dat we de archiefinspecteur van de regio bij het gesprek zouden betrekken, en dat bleek een goede zet.  

Na uitgebreid over het bedachte proces en de ins- en outs met elkaar te hebben gesproken, kwam hij met de volgende uitspraak: 

“De kern van de eisen die ik als archiefinspecteur stel, ligt bij de reconstrueerbaarheid van een proces, met de daarbij behorende (meta)gegevens van een zaak en de documenten.

Een applicatie die voldoet aan de NEN2082-norm, maar niet goed is ingericht, draagt niet bij aan de reconstrueerbaarheid van een proces. De Archiefwet schrijft voor hoe je om moet gaan met het proces van archiefbeheer dat begint met opname, metadatering, opslag, waardering, selectie en vernietiging van documenten en metadata. Een zaak is vanuit archivistisch oogpunt een aggregatieniveau van meerdere documenten en metadata.

De archiefinspecteur kijkt naar de manier waarop een gemeente dat op papier doet (beleid) en of dat voornemen in lijn is met wet- en regelgeving en vervolgens en of de organisatie zich aan haar eigen afspraken houdt. De archiefinspecteur treedt daarbij op als adviseur en toezichthouder.”

Voor een aantal mensen wellicht en open deur, maar voor mij een regelrechte eye opener. 

Reconstrueerbaarheid versus NEN2082

Leveranciers van zaaksystemen en DMS–en schermen al jarenlang met het feit dat zij voldoen aan de NEN2082 norm, maar dat blijkt helemaal niet relevant te zijn. Als je als leverancier samen met je klant de inrichting niet goed op de rails zet, dan kun je als leverancier nog zo voldoen aan de norm, maar voldoet de klant niet aan de kern van de eisen die de Archiefwet stelt. Namelijk dat een proces reconstrueerbaar moet zijn.  

En het gaat dus nog verder. Als gemeenten besluiten om bij bepaalde functionele applicaties ervoor te kiezen alle zaken daarin af te handelen, dan is dat vanuit archivistisch oogpunt prima, mits wordt voldaan aan de eisen uit de Archiefwet. Je formuleert als gemeente een archiefbeleid rondom betreffende applicatie (beschrijving van metadatering, opslag, waardering, selectie en vernietiging van documenten en metadata), legt processen en loggingsgegevens goed vast. Vervolgens houd je je aan je eigen beleid. Simpel. 

Ons vraagstuk

De discussie over de manier waarop het bestuurlijke besluitvormingsproces in onze gemeente moest verlopen, bleek eenvoudiger dan verwacht. Het ging niet over de vraag of de door ons gekozen richting wel mocht, maar over de vraag hoe je de processen in het zaaksysteem/DMS en een vergadersysteem reconstrueerbaar maakt en houdt. Daarbij was vooral belangrijk dat de autorisaties en loggingsgegevens die in het vergadersysteem waren vastgelegd, later ook werden opgeslagen in het zaaksysteem/DMS. Net als dat dezelfde gegevens in het zaaksysteem/DMS ook moesten worden vastgelegd. 

Ja, daar ging het gewoon om. Het proces en de documenten en de gegevens over wie wat had besloten moesten netjes worden vastgelegd, zodat over tien jaar nog kon worden gereconstrueerd hoe een besluit tot stand was gekomen. 

Eigenlijk heel logisch. En ik moet zeggen dat ik door dit gesprek heel anders ben gaan kijken naar archiveren.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl.