Gemeenten zijn druk bezig met de in- en uitvoering van de Basisregistratie voor Adressen en Gebouwen (BAG). De manier waarop dat gebeurt, is afhankelijk van de organisatiestructuur van de gemeente in kwestie. De gemeente Noordoostpolder organiseerde een workshop om zichtbaar te maken wat de samenhang tussen de verschillende clusters is bij de implementatie van de BAG. Op 22 januari 2008 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel voor de basisregistratie voor Adressen en Gebouwen (BAG) aangenomen. Belangrijke redenen om de basisregistraties op te zetten, zijn klantgerichter werken en administratieve lastenverlichting. Met de basisregistraties worden de gegevens gemakkelijk toegankelijk voor de overheidsinstanties die ze voor hun taken nodig hebben. Alle gemeenten gaan een aantal basisgegevens bijhouden over gebouwen en adressen. Alle overheidsorganen zijn verplicht deze BAG-gegevens te gebruiken. In 2009 moeten alle gemeenten hun BAG-gegevens op orde hebben en aangesloten zijn op de landelijke voorziening.
In de meeste gemeenten lopen de activiteiten van de BAG over een aantal verschillende afdelingen. Deze hebben een gezamenlijk belang bij een efficiënte uitvoering van de BAG, maar zijn zich daar niet altijd van bewust. Samenwerking over de afdelingen heen is niet bij alle gemeenten even vanzelfsprekend. Daar komt nog bij dat veel gemeenten de BAG zien als ‘iets’ dat bij de GEO-informatie hoort in plaats van een cyclus aan activiteiten die door een groot deel van de organisatie heen loopt. Zo ook bij de gemeente Noordoostpolder. De verschillende taken en verantwoordelijkheden bij het invoeren en straks uitvoeren van de BAG liggen bij verschillende clusters. Voor een efficiënte werkwijze is samenwerking tussen de verschillende clusters essentieel. Hiervoor moet het belang van samenwerking inzichtelijk worden gemaakt en kan er een stevig BAG-web worden gevormd.
Met zeven clusters van de gemeente Noordoostpolder is in het kader van de BAG een workshop georganiseerd in samenwerking met adviesbureau Conspect. Het doel van de workshop was het inzichtelijk maken van de samenhang tussen de verschillende clusters voor het invoeren en uitvoeren van de BAG-wetgeving. In de gemeente NOP zijn verschillende clusters betrokken bij het BAG-proces. Onderkennen zij hun gezamenlijke verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij het proces wel voldoende? De projectleider BAG, senior medewerken taakveld GEO-informatie, heeft geen hiërarchische zeggenschap over de betrokkenen van de andere clusters, maar heeft wel hun medewerking nodig. Door de verschillende clusters inzicht te geven in de gezamenlijke betrokkenheid kan het proces versoepelen en versnellen. Maar hoe krijg je zeventien drukke ambtenaren enthousiast voor een workshop over BAG? Start met een niet te negeren uitnodiging, waarin je een linkje legt met de opzet van de workshop. Het is zeker geen gewone workshop geworden. In de vorm van een ‘levensverhaal’ zijn veel aspecten van de BAG chronologische volgorde aan bod gekomen. In het verhaal zaten vragen verwerkt. Door een workshopmethode te kiezen waarbij de deelnemers met bollen wol gooien naar ‘het antwoord’ ontstaat na alle vragen een spinnenweb tussen de verschillende clusters, oftewel het BAG-web.
Resultaat
Allereerst heeft iedereen veel plezier gehad met het vertellen van het verhaal en het gooien van de bol wol. Tussen alle gekheid door, zijn er ook stevige discussies gevoerd over de verantwoordelijkheden van de clusters binnen de voorbereiding en uitvoering van de BAG. Het werd ook al snel duidelijk dat niet iedereen de huidige werkwijze de meest efficiënte vindt. Het hele activiteitenpakket van de BAG is in de huidige organisatiestructuur van de gemeente Noordoostpolder verdeeld over zeven clusters. Tijdens de workshop bleek dat elke cluster zich bewust is van haar taak, maar niet van het totaal aan BAG-taken en het belang van samenwerking.
Het doel van de basisregistraties, waar de BAG er één van is, is klantgerichter werken en administratieve lastenverlichting. Als de BAG-activiteiten verdeeld zijn over zeven clusters moeten deze goed gemanaged worden. Bij de invoering van de BAG ligt bij veel gemeenten in eerste instantie de focus op de geometrie. Het zwaartepunt van het project ligt dan op inhoud en niet op de werkprocessen, maar juist daar valt winst te behalen. Door te beginnen met blootleggen van het ‘web’ kunnen ook alle betrokkenen in kaart worden gebracht. Wie doet wat en wanneer en hoe raakt dat mijn activiteit? Door vervolgens samen na te denken over de meest efficiënte uitwisseling van de gegevens kan een werkproces worden vormgegeven. Natuurlijk gaat het bij BAG om het bouwen en beheren van een centraal gegevensbestand van adressen en gebouwen, maar de BAG is ook een geweldige aanleiding om als gemeente procesmatig en afdelingsoverschrijdend te gaan werken. Pas dan zal de basisregistratie echt tot klantgerichtheid en administratieve lastenverlichting leiden.
