Afgelopen half jaar is Telengy-adviseur Femke de Vos bezig geweest met een boeiende opdracht in de gemeente Berg en Dal. In 2016 is daar het algemene privacy beleid vastgesteld. In het sociaal domein wordt er veel gewerkt met bijzondere persoonsgegevens. De gemeente Berg en Dal vindt het heel belangrijk om een betrouwbare partner te zijn voor haar inwoners en om inwoners in hun eigen kracht te zetten. Een juiste omgang met persoonsgegevens is daarbij van groot belang en draagt bij aan de eigen kracht. Het zorgt voor vertrouwen van inwoners in de gemeente en houdt de toegang tot de sociale teams laagdrempelig. Daarom vond men het belangrijk om eens goed in beeld te brengen hoe er in de praktijk gewerkt wordt en hoe de privacy nog beter geborgd kon worden.
‘Opdracht: breng de privacy risico’s en knelpunten van de uitvoering van het sociaal domein in beeld en vertaal dit in een verbetervoorstel’
Gevolgde aanpak
Er is gekozen voor de volgende aanpak:
- Interviews met medewerkers uit de diverse lagen van Sociale Zaken.
- Inventariseren huidige documenten (die een relatie hebben met privacy en/of het sociaal domein).
- Opstellen lijst met aandachtspunten/risico’s (huidige situatie, gewenste situatie en voorgestelde acties).
- Presenteren aandachtspunten en risico’s aan geïnterviewden.
- Opstellen plan van aanpak voor realisatie en implementatie vastgestelde noodzakelijke acties.
Plan van aanpak
Het plan van aanpak zag er op hoofdlijnen als volgt uit:
- Opstellen visie Berg en Dal: privacy in het sociaal domein (verdere uitwerking van privacy beleid)
- Opstellen spelregels omgang persoonsgegevens in het sociaal domein van de gemeente
- In beeld brengen taken, rollen en grondslagen voor het verwerken van gegevens
- Praktische training aan medewerkers over privacy in het sociaal domein. En tevens het bespreken van de visie en spelregels van de gemeente Berg en Dal
- Werkafspraken, uitvoeringsregels opstellen (getailleerde werkafspraken)
- Inrichting organisatie: intern en extern
Visie, spelregels en bewustwording van medewerkers
In samenwerking met diverse medewerkers is een visie opgesteld met spelregels over privacy in het sociaal domein. De visie en spelregels staan beide op 2 A4-tjes. Het geeft antwoord op de vraag:
Hoe willen we werken en waarom willen we zo werken?
Enkele voorbeelden zijn de volgende:
-
-
- We vertellen de inwoner welke gegevens we vastleggen en met welk doel.
- We informeren de inwoner welke stappen er ondernomen gaan worden: door wie en met welk doel.
- We verzamelen noodzakelijke persoonsgegevens (zoveel mogelijk) bij de inwoner zelf.
- We werken met de uitdrukkelijke toestemming van de inwoner als er gegevens bij derden worden opgevraagd. Toestemming vragen staat ook voor het vertrouwen houden en in gesprek blijven met de inwoner in plaats van praten over de inwoner. Zorgvuldige omgang met persoonsgegevens houdt de drempel voor de inwoners om de hulp van de gemeente in te roepen laag.
- We verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel of voor het uitvoeren van de gemeentelijke taak.
- Informatie is vertrouwelijk en daarmee alleen toegankelijk voor bevoegden. De taak, verantwoordelijkheid of functiebeschrijving van de betreffende persoon bepaalt of iemand bevoegd is.
- We informeren de inwoner als er overleg met derden is en waarom: wie erbij wordt betrokken, met welk doel en welke gegevens daarvoor gedeeld zullen worden.
- Als we gegevens opvragen bij of over een inwoner leggen we de inwoner uit waarom we de informatie nodig hebben en wat we ermee gaan doen. Uitzondering hierop kan voorkomen als er sprake is van een gevaar voor de inwoner zelf of zijn omgeving. Dan gebruiken we de vijf vragen om tot een zorgvuldig besluit te komen om gegevens te verwerken zonder toestemming.
-
Door spelregels voor de uitvoering op te stellen, afgeleid van de visie, zullen deze eerder en beter bijdragen aan de bewustwording. Een visie op papier verandert echter niks aan de praktijk. Het komt vaak voor dat er een kloof bestaat tussen de afdeling beleid en uitvoering. Beleidsmedewerkers kunnen een goede visie opstellen. Maar als deze niet gedeeld en besproken wordt met de mensen die de visie kunnen realiseren, blijft het een stuk papier. Er is gekozen om de medewerkers in het sociaal domein een cursus te geven over de privacy kaders, de achterliggende doelen en om tijdens deze cursus tijd te investeren in het delen en bespreken van de visie en spelregels. Dit is zeer nuttig geweest. Er is veel met elkaar van gedachten gewisseld over privacy en casussen die voorkomen in de praktijk. Dit draagt bij aan de bewustwording van medewerkers en is als zeer positief ervaren.
Inrichting organisatie: intern en extern
Voor de borging van privacy is het noodzakelijk om de organisatie correct in te richten volgens de afgesproken privacyregels. Een voorbeeld hiervan zijn aanpassingen in de toestemmingsformulieren. Wanneer een inwoner toestemming geeft voor het opvragen van informatie bij een andere organisatie weet hij/zij vooraf met welk doel gegevens worden opgevraagd en om welke specifieke informatie het gaat.
Met samenwerkende organisaties vindt de komende periode afstemming plaats over de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. We delen met hen de visie, spelregels en werkafspraken/uitvoeringsregels die gehanteerd worden in de gemeente Berg en Dal.
Berg en Dal in de praktijk
De medewerkers van de gemeente Berg en Dal gaan voor een hoge kwaliteit van dienstverlening. Tijdens alle interviews, werkbesprekingen en de cursus is het merkbaar dat de inwoner centraal staat. Alle betrokken professionals zetten zich in voor een goede dienstverlening en zijn zich bewust van de privacygevoelige informatie waar ze mee werken. Er is hard meegedacht hoe men kan voldoen aan de wettelijke eisen rondom privacy, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van hun taken. Want beperkingen in de uitvoering van taken, gaat ten koste van de dienstverlening aan de inwoner. Regelmatig hoor je in gemeenteland geluiden dat privacy het werk in het sociaal domein onuitvoerbaar maakt. In Berg en Dal is een mooi resultaat geboekt: de privacy van inwoners wordt geborgd zonder dat dit ten koste gaat van de dienstverlening aan de inwoner.
Meer weten?
Wilt u meer weten over uitvoering van privacy in het sociaal domein, neem dan contact op met Femke de Vos via telefoonnummer 06 52 58 57 08 of via e-mail: f.d.vos@telengy.nl.
