In 2021 worden bijna alle gemeentelijke processen digitaal ingericht en ondersteund door diverse applicaties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de aanstaande Omgevingswet die inzet op digitalisering en optimalisering van processen binnen het ruimtelijk domein. Uit veel van deze processen kan een besluitvormingstraject volgen. Juist het besluitvormingsproces heeft in veel van mijn recente opdrachten centraal gestaan. Hoe komen gemeenten uiteindelijk tot een goed besluitvormingsproces en hoe kan dit proces optimaal aansluiten op andere processen en applicaties binnen de gemeenten?

Hoe ziet een besluitvormingsproces eruit?

Het besluitvormingsproces verloopt grofweg voor alle gemeenten op een vergelijkbare manier, al zitten er veel verschillen in de specifieke inrichting ervan. Om tot een optimaal besluitvormingsproces te komen is het van belang om te definiëren waar het besluitvormingsproces begint en wanneer het besluitvormingsproces is afgerond. Om dit concreet te maken heb ik drie fasen onderscheiden:

Fase 1 – voorbereidingsfase

Veel gemeenten werken op basis van het zaakgericht werken principe. Hierdoor worden alle documenten per proces opgeslagen. Al deze processen kunnen een trigger zijn om een besluitvormingsproces te starten. Dit kan, afhankelijk van de wensen van de gemeenten, onderdeel zijn van het lopende proces, bijvoorbeeld het ‘opstellen van beleid’. Daarnaast kan het ook als een op zichzelf staand proces met een eigen zaak worden gezien. In dit deel van het besluitvormingsproces worden de benodigde documenten aangemaakt en intern afgestemd, denk daarbij bijvoorbeeld aan een collegevoorstel, raadsvoorstel en raadsbesluit. De output van deze fase is een intern afgestemd voorstel inclusief bijlagen.

Fase 2 – besluitvormingsfase

Nadat in de eerste fase een voorstel is gemaakt, kunnen de voorstellen worden doorgezet ter besluitvorming naar de juiste personen en applicaties. Het doorzetten van deze documenten creëert veel (handmatig) werk. Vaak kan het besluitvormingsproces worden geoptimaliseerd door de overgang van de ene naar de andere fase te verbeteren. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan koppelingen, workflow en werkafspraken. Het doel daarbij is om op een eenduidige en gestructureerde manier documenten aan te leveren voor besluitvorming. Vervolgens is het belangrijk om op de juiste manier te agenderen en de documenten door te zetten naar de benodigde gremia. Hoe kunnen voorstellen gemakkelijk langs alle vergadergremia lopen om op het benodigde niveau besluitvorming te krijgen? Een aandachtspunt hierbij is het opslaan van tussentijdse besluiten en het gemakkelijk aanleveren van bijgestelde documenten.

Fase 3 – archivering- en communicatiefase

Nadat er in de tweede fase een besluit is genomen, is het van belang om dit besluit om een archiefwaardige manier op te slaan en op een juiste manier intern en extern te communiceren. Ook hier geldt dat het opslaan van deze besluiten veelal door koppelingen en workflow verder kan worden geoptimaliseerd.

Aandachtspunten besluitvorming

Naast de benoemde drie fasen zijn er ook diverse sub-processen die meegenomen kunnen worden bij de optimalisatie van het besluitvormingsproces. Denk daarbij bijvoorbeeld aan schriftelijke vragen vanuit de raad, burgemeester besluiten, mandaatbesluiten, spoedprocedures en ingekomen stukken voor de raad. Veel gemeenten hebben het primaire besluitvormingsproces vastgelegd en ingericht, maar kunnen binnen deze sub-processen tevens vooruitgang boeken. Door deze sub-processen goed in beeld te brengen en mee te nemen bij de inrichting van de onderliggende systemen, kan er veel winst worden gerealiseerd.

Digitale ondertekening binnen het besluitvormingsproces

Een mogelijkheid om het proces verder te optimaliseren en digitaliseren is het inbedden van een digitale ondertekening. De digitale ondertekening is Europees erkend als waardige vervanger van de natte handtekening. Door documenten en processen geheel te digitaliseren kunnen de doorlooptijden worden teruggedrongen en kan de communicatie worden vereenvoudigd. Veel applicaties die de drie benoemde fasen kunnen ondersteunen hebben ook een integratie met software voor digitale ondertekening.

Conclusie

Nadat ik diverse optimalisatieprojecten heb mogen uitvoeren, heb ik geconstateerd dat bestaande besluitvormingsprocessen vaak efficiënter kunnen. Door eerst het huidige proces inzichtelijk te maken kan er gekeken worden waar in het proces verdere optimalisatie mogelijk is. Daarbij kunnen ook verdere digitaliseringsmogelijkheden worden benut zoals een digitale ondertekening.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  46 66 18 71 of  via e-mail: r.duijmelinck@telengy.nl.