Het afgelopen jaar ben ik bij drie gemeentes (in meer of mindere mate) betrokken geweest bij de inrichting van een nieuw bestuurlijk besluitvormingsproces. Dit was bij MijnGemeenteDichtbij (ambtelijke fusie gemeente Boxtel en Sint-Michielsgestel), de gemeente Doesburg, en de vanaf 1 januari 2019 nieuw gevormde gemeente Molenlanden. Een ambtelijke fusie, digitalisering en herindeling gaven bij deze gemeenten aanleiding om het bestuurlijk besluitvormingsproces eens kritisch onder te loep te nemen. De vraag was: wat leren we van het huidige proces en hoe richten we het nieuwe proces digitaal, traceerbaar, uniform en slim in? Voor al deze gemeenten was het uitgangspunt om een moderne, digitale, efficiënte en zaakgerichte inrichting van het proces te ontwerpen. Maar wanneer ik deze drie nieuw ingerichte processen met elkaar vergelijk, zijn er toch interessante verschillen te zien. Hierdoor vraag ik mijzelf af: hoe zou hét ideale bestuurlijk besluitvormingsproces eruit zien, als dat überhaupt al bestaat? 

Ambtelijke en bestuurlijke behandeling  

In een gemeente is voor de totstandkoming van nieuw beleid, plannen of wijzigingen (bijvoorbeeld met financiële impact) een besluit nodig op bestuurlijk niveau. Voor deze zaken wordt dus het bestuurlijk besluitvormingsproces doorlopen. Het proces is in feite tweeledig, bestaande uit de ambtelijke behandeling en bestuurlijke behandeling. Los van alle variaties die gemeenten hanteren, staan hieronder in grote lijnen de stappen die doorlopen worden in het proces. 

Stroomschema van het bestuurlijk besluitvormingsproces bij gemeenten

Systeem- en paraferingsrouteringen

Bij de inrichting van het bestuurlijk besluitvormingsproces is de paraferingsroutering altijd een enorm punt van discussie. Tijdens de ambtelijke behandeling willen gemeenten vaak dat er parafen worden opgehaald. Zo weet men zeker dat het voorstel daadwerkelijk gezien en akkoord is door bijvoorbeeld een manager, portefeuillehouder, controller of inkoopafdeling. Bij de drie gemeenten zie je dat hier verschillende keuzes gemaakt worden. De ene gemeente wil dit inderdaad zwart op wit, terwijl de andere gemeente erop vertrouwt dat afstemming plaatsvindt en afstapt van de ‘parafencultuur’. Bij alle drie gemeenten is het wel zo dat de gemeentesecretaris altijd de laatste schakel vormt tussen ambtelijke en bestuurlijke behandeling van een voorstel. Wat verder opvalt is dat alle drie de gemeenten een zaaksysteem gebruiken voor de ambtelijke behandeling en een vergaderapplicatie voor de bestuurlijke behandeling. De paraferingsroutering vindt echter bij de ene gemeente plaats in het zaaksysteem, en bij de andere gemeente in de vergaderapplicatie. Verder moet het voorstel (document en bijlagen) op enig moment van het zaaksysteem over worden gehaald geplaatst naar de vergaderapplicatie. Je ziet dat bij de ene gemeente deze handeling (soms geautomatiseerd door een koppeling) bij het bestuurssecretariaat of ondersteuner ligt, en bij de andere gemeente bij de (beleids-)medewerker zelf ligt. Al deze keuzes hebben een impact op het soepel en efficiënt verlopen van taken en verantwoordelijkheden van verschillende rollen in het proces. 

Mijn conclusie

Ik denk niet dat er één ideaal bestuurlijk besluitvormingsproces voor alle gemeenten is. Het gaat erom dat je als gemeente op zoek gaat naar het proces dat het beste aansluit bij de cultuur, vaardigheden en ontwikkeling van jouw organisatie. Daarbij moeten we in mijn ogen wel opletten om geen analoog proces één op één te vertalen naar een digitaal proces. Dit kan onlogische werkzaamheden opleveren of het proces vertragen, wat leidt tot stress en frustratie. Ook past in essentie een lange paraferingsroutering niet bij organisaties die stimuleren om “agile, scrum en lean te werken in zelfsturende en -redzame teams”. Voor de procesinrichting is het dus belangrijk om de ambtelijke en bestuurlijke organisatiecultuur goed te onderzoeken. Verder zijn de systemen en applicaties onlosmakelijk verbonden aan de rollen, taken en afspraken over verantwoordelijkheden. Het proces kan immers alleen soepel verlopen als al deze zaken zijn meegenomen als een geheel. Verder is het belangrijk om het verloop van het proces te blijven evalueren om zo verbeteringen door te kunnen voeren en het proces mee te laten groeien met de organisatie.  

Dat de procesinrichtingen bij gemeenten iets variëren vanwege organisatiecultuur kan ik begrijpen, maar het is verbazend dat er zó veel verschillende inrichtingen terug te zien zijn in de praktijk. Naast de beschreven procesinrichting van deze drie gemeenten zijn er namelijk nog tíg meer smaken bekend in gemeenteland. Het is duidelijk dat gemeenten hier nog veel van elkaar kunnen leren en bijvoorbeeld de samenwerking kunnen opzoeken. Als je in jouw gemeente aan de slag gaat met het bestuurlijk besluitvormingsproces, dan is het volgende (in ieder geval) belangrijk om te onderzoeken: 

• waar in het proces liggen welke rollen en verantwoordelijkheden en waarom? 
• welke inrichting en routeringen sluiten aan bij de organisatiecultuur?  
• welke systemen en functionaliteiten zijn hiervoor nodig? 
• welke afspraken maak je in de organisatie over bovenstaande punten? 

Leuk om hierover bij jouw gemeente eens verder te praten. Neem gerust contact op!  

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, 06 33 13 75 05, s.mol@telengy.nl.