Data is een belangrijke factor bij het verbeteren van de bedrijfsvoering en dienstverlening van gemeenten. Het verzamelen van data en de verwerking daarvan zijn essentieel voor de digitalisering en automatisering. Om dit beter mogelijk te maken centraliseren en consolideren gemeenten data in samenwerkingsverbanden, bijvoorbeeld in bedrijfsvoeringsorganisaties of coöperaties.

In deze verbanden worden verscheidene oplossingen ontwikkeld voor het aangesloten collectief. Deze oplossingen richten zich bijvoorbeeld op het verbeteren van beleid, veiligheid, efficiëntie of fraudebestrijding. Het kan voorkomen dat er twijfel ontstaat of de ontwikkeling van oplossingen het algemeen belang (nog) dient en of het risicovol, nodig of gewenst is voor een specifieke gemeente. In hoeverre heeft de eindverantwoordelijke van data, het gemeentelijk bestuur, hier nog controle op?

Aan de hand van een niet opzichzelfstaand praktijkvoorbeeld waar een gemeente ervoor kiest om in een coöperatie met data te werken, bekijken we wat de risico’s zijn voor een gemeente.

Praktijkvoorbeeld

Een niet nader te noemen gemeente nam het besluit om toe te treden tot een coöperatie die op de website haar doel omschrijft:

“als overkoepelende data-autoriteit bij te dragen aan beter beleid en effectievere dienstverlening door bij te dragen aan maatschappelijke organisaties voor de inwoners.”

De gemeente wil datagedreven werken stimuleren en daarmee de kwaliteit verbeteren van beleidsbeslissingen. De aard van de werkzaamheden en de huidige organisatiestructuur heeft moeite om de ontwikkelingen rond data bij te benen. De gemeente noemt dit een risico, omdat er dan een kloof ontstaat met de maatschappij. Specifieke argumenten om deel nemen aan de coöperatie zijn:

• Het veilig delen van data
• Kennisdeling
• Shared servicecenter
• Economisch voordeel
• Dienstverleningsprocessen slimmer en effectiever maken
• Schaalvoordelen

De stelling van het college van B&W en de coöperatie is dat de overkoepelende organisatie in dit alles kan voorzien en voorziet ook in het het algemeen belang door te komen tot betere beleidskeuzes op basis van onder andere inwonersdata.

Het algemeen belang

In deze gemeente is er niet zichtbaar gesproken over een redelijke verhouding tussen het doel en het ingezette middel (bijvoorbeeld de inwonersdata). In het besluit staat:

“de gemeenteraad heeft geen aanvullende wensen en bedenkingen ten aanzien van de voorgenomen toetreding tot de coöperatie ”

In het besluit wordt open gelaten wat algemeen belang is, welke beleidskeuzes worden ondersteund en welke maatschappelijke opgaven de kloof gaan dichten. Het kan dus zomaar zijn dat data gebruikt gaat worden bij het vergelijken van gemeenschappen, dorpsprofielen, experimentele voorspelmodellen over zorgbehoeften of voor profilering. Kortom, welke invloed kan het gemeentebestuur dan nog uitoefenen op een coöperatie wanneer zij vindt dat projecten of oplossing van de coöperatie niet het algemeen belang dient?

Invloed en governance

Bij de inrichting van governance in het praktijkvoorbeeld is “bewust gekozen voor een ‘democratische’ opzet.” [1] Elk lid heeft minimaal één stem en maximaal drie stemmen in de ALV, afhankelijk van het lidmaatschap. Dat kan betekenen dat de gemeente relatief minder invloed heeft. De andere vormen van invloed zijn:

• Het dagelijks bestuur, deze wordt elke vier jaar door de leden van de coöperatie gekozen.
• De vorming van de Digitale Samenwerkingsagenda, deze bepaalt in hoofdzaak de onderwerpen waar de coöperatie zich mee bezighoudt en zorgt zo voor de provinciale samenhang en inhoud van het programma.
• Deze agenda wordt opgesteld door een Programma Adviescommissie (PAC), die bestaat uit minimaal 8 afgevaardigden van de leden.

In het praktijkvoorbeeld is goed te zien dat het gemeentelijk bestuur het onderdeel ‘sturen’ in governance grotendeels weggeeft. Het bepalen van de richting, het stellen van kaders en doelstellingen is verdeeld over meerdere partijen en lagen. Het collectief bepaalt wat belangrijk is en de gemeente heeft daarmee minder soevereiniteit. Daarnaast zal een datagedreven oplossing niet altijd relevant zijn voor de gemeente en niet altijd toegespitst zijn op haar specifieke informatiebehoefte.

Als de gemeente geen rol krijgt in het dagelijks bestuur, kan zij niet ‘beheersen’ wat zij initieel wilde bereiken. De uitvoering (organisatie, gebruik van gestelde kaders en processen) liggen immers buiten de eigen organisatie, waardoor er geen invloed is op de totstandkoming van de oplevering en de resultaten.

Blijvende verantwoordelijkheid

Uiteindelijk heeft de gemeente bij deelname aan een coöperatie substantieel minder controle over welke projecten uitgevoerd worden met het geld en de data van de inwoners. De processen en organisatie verschuiven naar de coöperatie, maar de verantwoordelijkheid blijft bij de gezamenlijke leden. Toch blijven ethisch (on)verantwoorde, (on)rechtmatige of risicovolle projecten de verantwoordelijkheid van de aangesloten gemeente.

De gemeente heeft een afweging te maken en politiek te bediscussiëren welk mandaat zij weggeeft aan een samenwerkingsverband. Het outsourcen van de techniek en opslag van data is een andere keuze dan het volledig overdragen van de (data) organisatie, processen en kaders.

Tot slot kan je de vraag stellen of een datacoöperatie voldoende het algemeen belang van een gemeente dient wanneer ontwikkelingen en diensten zich niet alleen toespitsen op het algemeen belang van die specifieke gemeente. In dit geval lijkt de verhouding tussen doel en inzet van een datacoöperatie uit balans.

[1] Democratie is een bestuursvorm gebaseerd op het gelijkheidsideaal. Als het type lidmaatschap bepaalt hoeveel stemmen er uitgebracht wordt, wordt niet voldaan aan dit kenmerk.

Meer weten?

Voor meer informatie over een van deze trajecten of over de inzet van onze adviseurs, kunt u contact opnemen met onze commercieel manager Roel Ottens via telefoonnummer: 06 50 43 15 77 of via e-mail: r.ottens@telengy.nl.