Als projectleider bij implementaties van gemeentelijke applicaties, kom ik regelmatig de vraag tegen of een BSN nu wel of niet in de applicatie mag worden opgenomen. Zeker bij een afdeling die met zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke zaken te maken heeft komt de vraag vaak naar voren.

Ik ben daarin eens gaan rondsnuffelen. En je komt dan terecht bij de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarop staat uitdrukkelijk dat het BSN een uniek persoonsnummer is, dat in de eerste plaats bedoeld is voor het contact tussen burgers en de overheid. Organisaties buiten de overheid mogen het BSN alleen gebruiken als dat wettelijk is bepaald.[1]

Lijkt duidelijk, maar als we wat dieper kijken dan zit daar wel een voorwaarde aan:

‘Overheidsorganisaties mogen uw BSN gebruiken om hun taak uit te voeren. Maar dat mag alleen als uw BSN hierbij noodzakelijk is.’

Ja, en daar zit nou net de kneep. Veel gemeentelijke afdelingen weten niet of zij het BSN nu wel of niet in de applicatie mogen vastleggen en/of gebruiken.[2] En hoe dan? Want wanneer is het gebruik van het BSN nu noodzakelijk? En hoe mag je het BSN dan gebruiken? Mag je het alleen opvragen bij Burgerzaken ter controle? Mag je het vastleggen in de eigen applicatie? En mag dat altijd of alleen maar in heel specifieke situaties? Bijvoorbeeld alleen als er een publiekrechtelijke relatie is. Maar hoe bepaal ik dat dan? Een huurder van een bedrijfspand van de gemeente betaalt huur (privaatrechtelijk), maar woont in een koopwoning in dezelfde gemeente en betaalt onroerende zaken belasting (publiekrechtelijk).

Burgerzaken

Voor een afdeling Burgerzaken is het uiteraard klip en klaar. Zij geeft belangrijke documenten uit waarbij het BSN een centrale rol speelt. Het rijbewijs, de ID-kaart en het paspoort. Zij legt het BSN niet alleen vast, maar geeft het ook uit.

Bij deze afdeling zit vaak veel kennis over het BSN, maar mijn ervaring is dat bij het navragen of het BSN door een andere afdeling mag worden vastgelegd en gebruikt wel verschil zit in het antwoord op de vraag. En dat loopt van geen probleem tot niet nodig want wij leggen het vast. En als het toch nodig is, dan kun je het bij ons opvragen. Kortom: de antwoorden zijn niet consistent en in mijn ogen ook niet altijd juist. Ik denk zelfs dat men het eigenlijk niet altijd echt weet. Niet onbegrijpelijk, want het zinnetje: ’Maar dat mag alleen als uw BSN hierbij noodzakelijk is.’; helpt natuurlijk ook niet echt.

Financiën

Een afdeling die de vraag regelmatig stelt is Financiën. Deze afdeling heeft vaak met zowel publiekrechtelijke (te innen belastingen) als privaatrechtelijke (te innen huur) situaties te maken. Het is als ik de stukken van de Autoriteit Persoonsgegevens goed lees, voor een afdeling Financiën toegestaan om van de betrokken personen het BSN vast te leggen. Bij belastingen gaat het om een publiekrechtelijke zaak. En dan mag je het BSN ook in je communicatie gebruiken. Hierbij speelt dan wel weer de vraag of het noodzakelijk is. Een collega van mij maakte bij een gemeente mee dat het BSN daarna weer op alle brieven met de inwoner werd gezet. Toen hij vroeg waar dat dan voor gebruikt werd, bleef het stil en werd besloten het er maar weer af te halen.

Bij huur heb je te maken met een overeenkomst. En dat is een onderwerp dat expliciet wordt benoemd. Als er sprake is van een overeenkomst tussen een gemeente en een inwoner, dan mag het BSN ook worden vastgelegd. Maar…, dat wil niet zeggen dat je het altijd mag gebruiken. In het geval van de huur mag je het bijvoorbeeld niet op het contract over op andere documenten bij de onderlinge communicatie gebruiken. Lastig dus.

AVG

Ook bij andere afdelingen zie je regelmatig de vraag opdoemen of zij het BSN nu wel of niet mogen vastleggen en/of gebruiken. Een afdeling P&O bijvoorbeeld moet het BSN vastleggen. Maar wanneer ze het nu wel of niet moeten c.q. mogen gebruiken is niet altijd duidelijk.

En dan komt natuurlijk nog het spook van de AVG weer om de hoek. Hoe vaak ik niet hoor dat iets niet zou mogen van de AVG. Ik vraag mij steeds vaker af waar die klok nu precies hangt waar de klepel van zoek is. De AVG wordt bij het beantwoorden van de vraag of het BSN mag worden vastgelegd en/of gebruikt regelmatig als argument genoemd, waarom het niet zou mogen. Maar vaak heeft iemand de klok horen luiden, maar weet niet waar de klepel hangt, waardoor een afdeling nog niet weet wat nu wel of niet mag of moet.

Hoe lossen we dit nu op?

Buiten alles wat vastligt over het BSN is het naar mijn mening belangrijk dat je als gemeente bij twijfel ook je eigen verantwoordelijkheid neemt. Ik ga ervanuit dat het vooral belangrijk is dat je transparant bent als gemeente. Als het niet helemaal duidelijk is wat de wet- en regelgeving over het vastleggen en gebruiken van het BSN zeggen, leg het dan zelf vast. Beschrijf in een collegevoorstel de situatie en de reden waarom je het BSN in applicatie X van de gemeente wil vastleggen. Hoe je dat gegeven gaat gebruiken. En hoe je ermee en over communiceert in de richting van de betrokken inwoner of ondernemer.  Dit document laat je vaststellen door het college en zorgt voor een goede communicatie over het besluit. M.a.w.: ‘Zorg dat je als gemeente een goed verhaal hebt (lees: een inhoudelijke onderbouwing).’

Gegarandeerd dat je reacties krijgt. Reacties die het scherper maken, maar tegelijk ook duidelijker. Voor iedereen. En volgens mij ben je dan ook bezig in de geest van de AVG.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

[1] Belangrijk is dat de overheid het BSN gebruikt wanneer ze moet vaststellen dat het om specifiek jouw persoon gaat (en niet bijv. iemand met dezelfde naam of dezelfde initialen en achternaam) – het is immers jouw unieke nummer, terwijl je naam niet per se uniek hoeft te zijn. In Hoofdstuk 4 (artikel 11) staat hierover het volgende te lezen: https://wetten.overheid.nl/BWBR0022428/2018-07-28#Hoofdstuk4.

[2] In de Wet basisregistratie personen onder Hoofdstuk 3 (artikel 3.8) wordt verwezen naar de mogelijkheid om gegevens aan organen die een onderdeel van de gemeente zijn het BSN te verstrekken. Bovendien wordt de gemeente in alle wet- en regelgeving (ook binnen het kader van de AVG) steeds als één orgaan beschouwd. Zie ook: https://wetten.overheid.nl/BWBR0033715/2021-07-01#Hoofdstuk3.