Steeds meer gemeenten voelen de druk om snel aan de slag te gaan met datagedreven werken. Een aantrekkelijk ogend dashboard dat direct inzetbaar is voor een specifiek onderdeel lijkt dan een logische stap. Het bespaart tijd, geld en interne capaciteit en levert snel een overzichtelijke tool op. Maar is een kant-en-klare oplossing op de lange termijn echt de beste keuze? In dit artikel onderzoeken we de uitdagingen en kansen van dashboards en het belang van vraaggericht werken. 

Belangrijke overwegingen bij het inzetten van dashboards

Om dashboards succesvol te implementeren, is het belangrijk om vooraf strategische keuzes te maken. Gemeenten staan voor de keuze tussen snelheid en duurzaamheid: een snel inzetbaar dashboard of een oplossing die langdurig waarde biedt. Enkele cruciale overwegingen: 

1. Doelgerichtheid: Wat wil de gemeente bereiken met het dashboard? Welke KPI’s (Key Performance Indicators) zijn cruciaal om beleid en besluitvorming te ondersteunen? 
2. Data-strategie: Hoe wordt data beheerd? Wil de gemeente zelf de controle houden via een data warehouse, of vertrouwen op externe leveranciers? Is een organisatiebrede aanpak gewenst, of worden dashboards per domein ingericht? 
3. Gebruikers: Wie gaat het dashboard gebruiken? Hebben medewerkers de juiste vaardigheden om data correct te interpreteren? Hoe zorgen we ervoor dat dashboards niet alleen aanwezig zijn, maar ook daadwerkelijk bijdragen aan betere besluitvorming? 

Door deze vragen vooraf te beantwoorden, kunnen gemeenten voorkomen dat dashboards slechts een visuele toevoeging worden zonder daadwerkelijke impact. 

De uitdagingen van kant-en-klare dashboards

Hoewel standaard dashboards gebruiksvriendelijk en snel te implementeren zijn, brengen ze ook uitdagingen met zich mee. Gemeenten die voor meerdere afdelingen verschillende dashboards aanschaffen, kunnen te maken krijgen met: 

• Een versnipperd systeemlandschap: Verschillende dashboards betekenen vaak losse eilandjes die niet met elkaar combineren en waarvoor verschillende technische infrastructuren nodig zijn. 
• Beperkte integratiemogelijkheden: Als een dashboard geen goede koppeling heeft met bestaande IT-systemen, kan het leiden tot inefficiënte silo’s van data. Hierdoor wordt het moeilijker om afdelingen te vergelijken en domeinoverstijgende inzichten te verkrijgen. 
• Afhankelijkheid van leveranciers: Het beheer, onderhoud en de aanpassing van dashboards blijven vaak in handen van externe partijen. Dit beperkt flexibiliteit en kan ertoe leiden dat specifieke lokale behoeften niet gerealiseerd kunnen worden. 

Vraaggericht werken als sleutel tot succes

 Een dashboard is pas echt effectief als het aansluit bij de behoeften van de gebruikers. Vraaggericht werken betekent dat gemeenten niet alleen kijken naar technologische mogelijkheden, maar vooral naar wat bestuurders, ambtenaren, beleidsmakers of burgers daadwerkelijk nodig hebben. 

Belangrijke principes van vraaggericht werken toegepast op dashboards: 

1. Stel de gebruiker centraal: Identificeer wie de gebruikers zijn en welke specifieke informatie zij nodig hebben. 
2. Iteratieve ontwikkeling: Ontwikkel dashboards in samenwerking met gebruikers en pas ze aan op basis van feedback en praktijkervaring. Begin klein en groei van daaruit verder. 
3. Samenwerking: Een goed dashboard komt tot stand door samenwerking tussen de vakafdelingen en Informatievoorziening. Vakafdelingen bepalen de inhoud, terwijl Informatievoorziening de organisatiebrede datastrategie bewaakt en zorgt voor domeinoverstijgende inzichten. 
4. Empowerment: Medewerkers moeten zich in staat voelen om met behulp van een dashboard betere besluiten te kunnen nemen. Dit vraagt om voldoende training en vaardigheid om een dashboard correct te interpreteren. 

Door vraaggericht te werken, kunnen gemeenten dashboards ontwikkelen die niet alleen nuttig zijn op korte termijn, maar ook op lange termijn waarde toevoegen. 

Conclusie

 Hoewel kant-en-klare dashboards een snelle oplossing lijken, brengen ze vaak uitdagingen met zich mee op het gebied van integratie, flexibiliteit en duurzaamheid. Daardoor kunnen ze uiteindelijk minder effectief zijn dan in eerste instantie gedacht. Gemeenten doen er goed aan niet alleen te kijken naar de korte termijn, maar ook strategisch na te denken over de lange termijn: hoe zorgen we ervoor dat dashboards daadwerkelijk bijdragen aan een slimmer en effectiever lokaal bestuur? Door vraaggericht te werken en de behoeften van gebruikers centraal te stellen, kunnen dashboards een waardevolle rol spelen in datagedreven beleidsvorming. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi  of Monique Verbeeten via de contactpagina.