De Industriële Revolutie 4.0: na de stoommachine, de elektriciteit en het internet is het nu de tijd van data. De technische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op en organisaties willen aan de slag met Artificial Intelligence, Internet of Things, Data Science en Forecasting. Deze vormen van datagedreven werken spreken organisaties aan, omdat het nieuw en innovatief klinkt en omdat het nieuwe inzichten belooft.

Echter, vaak is het voor organisaties al een grote uitdaging om de basis op orde te hebben en eigenlijk goed in de gaten te hebben: welke data is nou beschikbaar, en wat is de kwaliteit van deze gegevens? Want wanneer organisaties aan de slag gaan met nieuwe ontwikkelingen en er enorme hoeveelheden gegevens beschikbaar komen, is vaak niet de kennis en kunde aanwezig om deze gegevens op waarde te schatten en om deze doelgericht in te zetten.

Wat is datagedreven werken?

In 2018 bracht de VNG een rapport uit over datagedreven werken en wat het in de praktijk betekent. De basisbegrippen die de VNG het meest in de praktijk tegenkwam, zijn uit te splitsen in vier kwadranten. Ten eerste onderscheidt de VNG datagedreven en informatiegestuurd. Hier staat het verschil tussen data (gegevens), informatie en kennis voorop. Informatie is geordende gegevens en in een bepaalde context wordt deze informatie kennis. Daarnaast wordt er ook een duidelijk onderscheid gemaakt tussen werken en sturen. Bij sturen heeft men het vooral over betere beslissingen nemen op basis van gegevens en informatie. In de tabel worden de vier kwadranten verduidelijkt. Datagedreven werken is dus gegevens gebruiken om goede informatie op te bouwen en op basis daarvan betere beslissingen te nemen of anders te werken. Voorwaarde om datagedreven te kunnen werken is dat gegevens betrouwbaar, actueel, toegankelijk en juist zijn en aan de kwaliteitseisen van de organisatie voldoen. En hier begint vaak al een hoop ellende.

Tabel 1. Datagedreven sturing bij gemeenten (Bron: VNG, 2018)

Extra dimensie

Denken en werken door middel van data, of met een ‘gegevensbril’ kijken naar je organisatie, laat zien dat gegevens een extra dimensie aan je organisatie toevoegen. We kennen allemaal de vertakte afdelingen die veel voorkomen in organisaties. De werkprocessen gaan dwars door deze afdelingen heen en zorgen voor een complexere organisatie waarbij ambtenaren zowel verantwoordelijkheden hebben binnen hun afdeling, maar ook verantwoording afleggen aan de proceseigenaren waar zij voor werken. Ook de gegevens waar men binnen een organisatie mee werkt gaan dwars door de processen en afdelingen heen en leggen nog een dimensie op de organisatie (zie Figuur 2). Data maken namelijk een hele reis. Ze worden ergens aangemaakt of gecreëerd, en vervolgens worden ze in verschillende processen gebruikt of nog eens aangepast. Daarnaast worden ze door verschillende collega’s gebruikt voor rapportages of om een analyse te maken. En steeds wordt hetzelfde gegeven in verschillende contexten beoordeeld en worden er verschillende waarden aan toegekend.

Als we gegevens gebruiken, dan wel graag dezelfde en ook nog van een betrouwbare kwaliteit. Dit vraagt nogal wat van onze gegevens. En dan hebben we het nog niet eens over de gegevens die worden gedeeld met andere stakeholders zoals omgevingsdiensten, veiligheidsregio’s, woningcorporaties of partners in het sociale domein.

Gegevensmanagement

Voordat organisaties dus denken aan datagedreven werken of datagedreven sturen, is het goed om te weten wat men heeft binnen de organisatie: wat is de kwaliteit van de gegevens en informatie waar men mee werkt? Immers, ook een kok zal niet graag koken met oude ingrediënten en een timmerman werkt het liefst met goed hout. Ambtenaren of beleidsmedewerkers mogen, of beter gezegd nog móeten, daarom ook kritisch kijken naar de kwaliteit van de gegevens waar zij mee werken.

Om de kwaliteit van gegevens te meten en op orde te brengen moet er aandacht zijn voor mens, organisatie en techniek. Dit kan bijvoorbeeld door collega’s bewust te maken dat zij gegevens registreren die ook anderen gebruiken. Of door duidelijke werkafspraken en procesbeschrijvingen te maken waarin de gegevens die worden gecreëerd, gebruikt, veranderd of verwijderd worden opgenomen. Ten slotte kunnen gegevens in het proces worden afgedwongen door verplichte velden in de software in te richten zodat noodzakelijke of bedrijfskritieke gegevens altijd beschikbaar zijn. Op die manier kan worden gestuurd om de kwaliteit van gegevens duurzaam te verhogen en te borgen binnen de organisatie. Dan pas kan worden gewerkt met gegevens die niet alleen voldoen aan de eisen van verschillende afdelingen binnen de organisatie, maar ook aan die van externe stakeholders of de accountant.

Meer weten?

Wilt u uw gegevens duurzaam verbeteren en de kwaliteit van uw data borgen binnen de organisatie? Telengy kan u hierbij helpen en inzicht geven in de huidige kwaliteit van uw gegevens, de gewenste kwaliteit en de manier waarop deze verbeteringen mogelijk zijn. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Robbert Becker, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 28 03 07 of via e-mail: r.becker@telengy.nl.