Gemeenten zijn bronhouder van de gegevens van de BRP. De gegevens worden lokaal bijgehouden en uitgewisseld met de Landelijke Voorziening, tegenwoordig de LV-BRP. Het gebruik van de gegevens uit de BRP is (terecht) aan strenge regels gebonden. Maar die regels zitten gemeenten soms behoorlijk in de weg.

Collega’s van mij zijn er weer eens ingedoken. Wat mag nu wel en wat mag nu niet met de gegevens uit de BRP?

Simpel

Het lijkt zo simpel. Gemeenten mogen de BRP gebruiken voor publiekrechtelijke taken. Als een gemeente ook privaatrechtelijke taken uitvoert, dan mag ze de gegevens uit de BRP daarvoor niet gebruiken. Maar wat als binnen de gemeente de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke taken nu eens in dezelfde applicatie worden uitgevoerd. Wat doen we dan? Bijvoorbeeld bij het gebruik van een financieel systeem. De leges voor een omgevingsvergunning worden via de financiële applicatie in rekening gebracht bij een inwoner of ondernemer. Het innen van de leges wordt uitgevoerd als uitvloeisel van een  publiekrechtelijke taak. Maar deze gemeente verhuurt zelf ook woningen. Een privaatrechtelijke taak. En brengt de huurlasten via dezelfde financiële applicatie in rekening bij de bewoners.

Dilemma

Mag deze gemeente de gegevens van de inwoners en huurders nu wel of niet uit de BRP halen en invoeren c.q. laten updaten in deze financiële applicatie? En om het nog ingewikkelder te maken: ‘Mag het als het om dezelfde persoon gaat waarvoor en een publiekrechtelijke en een privaatrechtelijke wordt uitgevoerd?’ Wij merken regelmatig dat er binnen gemeenten een tweestrijd wordt gevoerd tussen afdelingen Burgerzaken en afdelingen die graag gebruikmaken van (een deel van) de BRP-gegevens. Burgerzaken zegt dat de wetgeving duidelijk is. De BRP-gegevens mogen alleen gebruikt worden voor de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Worden er (ook) privaatrechtelijke taken uitgevoerd, dan mag het niet.

We pakken even de boeken erbij

De volgende partijen kunnen onder voorwaarden in aanmerking komen voor de verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP:

• Iedere inwoner van Nederland kan de woongemeente vragen om de gegevens die over hem of haar in de BRP zijn opgenomen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een uittreksel.
• De gemeente zelf kan BRP-gegevens van haar eigen inwoners gebruiken, bijvoorbeeld voor de gemeentelijke belastingdienst of de gemeentelijke sociale dienst. De gemeente is verplicht deze gegevensverstrekking in een gemeentelijke verordening vast te leggen (artikel 3.8 Wet BRP).
• Bestuursorganen zoals de Belastingdienst en Sociale Verzekeringsbank (SVB)  kunnen in bepaalde situaties persoonsgegevens rechtstreeks bij de gemeente aanvragen. Ze ontvangen daarbij alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor hun taak (artikel 3.5 Wet BRP).
• Organisaties die gerechtelijke werkzaamheden uitvoeren kunnen gegevens uit de BRP opvragen. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om curatoren die faillissementen afhandelen en advocaten die gegevens nodig hebben voor rechtszaken. Dit soort organisaties wordt in de wet ‘verplichte derden’ genoemd. Artikel 3.6 Wet BRP schrijft voor in welke situaties deze ‘verplichte derden’ gegevens uit de BRP kunnen krijgen.
• Niet-commerciële instellingen en particulieren kunnen onder strenge voorwaarden gegevens uit de BRP krijgen. Dat kan alleen als de gemeente daarover een besluit neemt en deze partijen aanwijst als een zogenaamde ‘vrije derde’ (artikel 3.9 Wet BRP). Daarbij mag de gemeente alleen de volgende gegevens geven: naam, geslacht, naam, naamgebruik van de (ex-) echtgenoot of geregistreerd partner, adres, geboortegemeente, geboortedatum en datum van overlijden.
• Een aantal organisaties met een zogenaamd ‘gewichtig maatschappelijk belang’ komt in aanmerking voor gegevensverstrekking uit de basisregistratie personen (artikelen 37 en artikel 39 van het Besluit BRP).

Als je maar wil

Er zijn mogelijkheden, als ……. De tekst bij de tweede bullet zou je zelfs als een oplossing kunnen zien. Waarom die strijd dan? Omdat het vaag is en blijft of een gemeente de gegevens ook bij privaatrechtelijke taken mag inzetten. Kortom: Wetgever, regel het gewoon!
Verduidelijk de tekst. En zorg ervoor dat gemeenten efficiënt en effectief kunnen functioneren en geen interne discussies hoeven te voeren over het gebruik van de gegevens die tot hun core-business behoren.