Een gemeente heeft gemiddeld 27 samenwerkingsverbanden getuige de wir-war van spaghetti in het overzichtskaartje. De organisaties in deze verbanden zijn afhankelijk van elkaars informatie om hun taken uit te voeren en gestelde ambities te halen. Ook binnen de gemeentelijke domeinen groeien de digitaliserings- en informatiebehoeften. Informatiemanagement staat aan de lat om deze interne en externe relaties met stakeholders, leveranciers en maatschappelijke partners op te bouwen om te begrijpen welke behoeften er zijn en op welke wijze verantwoordelijkheden, taken, diensten, producten, belangen en ambitie passen in het overkoepelende informatiebeleid.
De ontwikkeling maakt dat gemeenten bezig zijn met de governance van samenwerken. De rollen account-, contract- en leveranciersmanagement (ACL-management) zijn hierbij cruciaal.
Wat zegt de wetenschap hier eigenlijk over?
De wetenschap beschrijft de ACL-disciplines doorgaans vanuit een privaat perspectief, wat lastig is omdat een gemeente meer omvat dan alleen zakelijke doelen. Voor een gemeente heeft het werken met maatschappelijke meerwaarde immers een hogere prioriteit dan voor een commercieel bedrijf. Daarom wordt in de publieke sector ACL-management op een relationele wijze benaderd i.p.v. een transactionele. De uitwisseling van diensten en producten uiteindelijk leidt daarbij tot een meerwaarde voor de samenleving.
Relaties en verbindingen
Bij samenwerking is het een uitdaging om een gemeenschappelijke ambitie te formuleren die aansluit bij de kansen, problemen en uitdagingen van de betrokken organisaties. Accountbeheer, contractbeheer en leveranciersbeheer (ACL) draaien allemaal om relaties. Maar wat onderscheidt ze van elkaar?
Hoewel deze drie vormen van beheer overlappende en aansluitende processen hebben, hebben ze elk hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Terwijl accountbeheer gericht is op het in kaart brengen en behartigen van ambities en belangen door het opbouwen van relaties, richten contractbeheer en leveranciersbeheer zich meer op dienstverlening, producten, processen, afspraken en het efficiënt laten verlopen van de samenwerking.
En hoe zit het dan met gemeenten die als hostingpartij voor een andere gemeente optreden?
Zij zijn niet alleen klant, maar ook leverancier. In die situatie wordt op meerdere niveaus samengewerkt en is het relatiebeheer van essentieel belang voor alle vormen van de onderlinge samenwerking. De belangen van de politiek wegen daarbij net zo hard mee als die van de dagelijkse bedrijfsvoering. Het ACL-management wordt daarmee de ‘Haarlemmerolie’ van de samenwerking.
ACL-management en informatievoorziening
Het ACL-management kan goed worden toegepast over het hele werkveld informatie en 
informatietechnologie in samenwerking met meerdere partners. In een netwerk speelt het vooral een centrale rol bij het ontwerp en ontwikkeling van de dienstverlening, informatievoorziening en digitale technologie en services op tactisch niveau. Waarbij de ACL-rollen de verbinding maken met de domeinen en samenwerkingspartners.
De grootte van het netwerk of de intensiteit van de samenwerking heeft invloed op de benodigde capaciteit om de ACL-processen goed in te richten en te onderhouden. Voor de toepassing van ACL-management geldt dat op strategisch, tactisch en operationeel niveau alle niveaus, zowel horizontaal (met de andere organisaties of domeinen) als verticaal (binnen de eigen organisatie) met elkaar verbonden zijn. Middels afspraken, overleggen en andere vormen van afstemming.
Meer weten?
Uiteraard zijn er nog talloze andere aspecten die bijdragen aan een helder kader voor ACL-beheer. Onze adviseurs staan klaar om als sparringpartner op te treden en te bespreken welke vragen met betrekking tot het ACL-management we voor uw gemeente kunnen beantwoorden.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, 06 22 77 63 63 of e.leroi@telengy.nl. Of u kunt contact opnemen met Elise Hermans, 06 81 75 07 47, e.hermans@telengy.nl.
