Om goed datagedreven te kunnen werken is het nodig dat gemeentelijke data structureel domeinoverstijgend beschikbaar zijn en deze verrijkt worden met databronnen van ketenorganisaties en openbare bronnen. Structureel werken met data kan alleen wanneer de data vindbaar, toegankelijk, betrouwbaar en integer zijn. Dit zorgt voor een zodanig kwalitatief niveau dat de eindgebruiker/vakspecialist de juiste conclusies kan trekken uit de resultaten.

Het is een vereiste dat gegevens juist zijn en er maatregelen worden genomen om bijvoorbeeld persoonsgegevens die onjuist zijn meteen te wissen of te rectificeren. Dit betekent dat medewerkers bewust moeten zijn van hun taak en getraind moeten worden wat waar ingevoerd hoort te worden in systemen. Nu rijst de vraag: hoe pak je dat structureel aan?

Inrichting datagovernance

Dit wordt geregeld door de inrichting van de datagovernance. Een breed begrip met veel taken en verantwoordelijkheden. Geïnspireerd op het model van Raj Grover geven wij vier pijlers waarmee een gemeente kan beginnen met datagovernance.

Datamanagement

Datamanagement heeft als doel om ervoor te zorgen dat de aanwezige data compleet, betrouwbaar en op tijd beschikbaar is voor toepassingen die van die data gebruik maken. Om een passende beveiliging, kwaliteit en toegang tot gegevens te ontwikkelen en te waarborgen is een data architectuur handig. Hierin worden diverse modellen ontwikkeld om de ‘datalaag’ te duiden: informatiemodel, gegevensmodel, datamodel, meta datamodel.

De integratie en synchronisatie van data zorgen voor een goede toegankelijkheid van de data voor de gehele gemeente. De invulling hiervan zorgt mede voor eenduidige definities (bijv. van begrippen als beschikking, verlenging, of ambulante zorg). En geeft een vertaling van deze begrippen in de codering in alle lagen van je dataopslag, zodat data op alle plaatsen op een eenduidige manier wordt gepresenteerd.

Procesmanagement

Maak als organisatie afspraken op welke wijze data wordt geregistreerd in de systemen. Wanneer deze afspraken worden vastgelegd in een ontwerp, kunnen datagedreven ontwikkelaars, zoals data-analisten ervan uitgaan welke kolommen op welke manier zijn gevuld. Daarnaast kan er gemonitord worden of er uniform gewerkt wordt en dezelfde definities in de gemeente worden gebruikt. Door het monitoren en evalueren van dit proces kan er efficiënter en effectiever gewerkt worden.

Compliance management

Compliance management is het borgen dat alle medewerkers in de organisatie handelen naar de afgesproken standaarden, processen en de wetgeving (BIO en de AVG). Waardoor risico’s geminimaliseerd worden. Dit is al gedeeltelijk geformaliseerd binnen gemeenten door de wettelijke aanstelling van een Chief Information Officer en een Functionaris Gegevensbescherming. Daarnaast kan het aanstellen van een datasteward verstandig zijn. Deze persoon kan afspraken maken, teams opleiden en het proces rondom data monitoren en waar nodig bewaken.

Mensen management

Mensen management gaat over de wijze waarop operationeel, tactisch en strategisch rollen zich tot elkaar verhouden en wie verantwoordelijk is voor de data binnen de gemeente. Dit gaat ook over welke rollen verantwoordelijk zijn op het sturen van het consequent en kwalitatief registreren van data. Degene die monitort en controleert zou geen formele eigenaar moeten zijn. Dit valt te vergelijken met hoe informatiebeveiliging en privacy worden ingevuld. Eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor data(bronnen) blijft een heikel punt binnen gemeenten.

Conclusie

Wil je als gemeente aan de slag gaan, start dan met kleine projecten die overzicht creëren in een (sub)systeem. Dit geeft helderheid in de huidige stand van zaken en maakt verbeterslagen praktisch en behapbaar. Op deze wijze maak je een begin met het systeem dat datagovernance heet.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Roel Ottens, 06 50 43 15 77, r.ottens@telengy.nl,  of Tim van der Pol, 06 21 36 68 58, t.v.d.pol@telengy.nl.