Het wijzigen van een gemeentenaam heeft gevolgen voor de borden in de gemeente, maar ook voor zaken als de huisstijl, marketing- en communicatie uitingen. Daar hebben de meeste mensen wel een beeld bij. Maar dat het ook grote ICT- consequenties heeft, staat wellicht niet bij iedereen op het netvlies. Meestal wijzigt een gemeentenaam omdat er een herindeling plaatsvindt, het komt niet vaak voor dat een gemeentenaam wijzigt zonder herindeling. Zo wijzigt de gemeente De Friese Meren per 1 juli 2015 naar De Fryske Marren. Ook bij de gemeente Groesbeek is een naamswijziging op komst. Het verhaal in een notendop.
Herindeling
Op 1 januari 2015 zijn de gemeenten Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek door een herindeling samengevoegd. De nieuwe gemeente heeft in 2015 de naam ´Groesbeek´. Tijdens de gemeenteraadsverkiezingen in 2014 heeft er een referendum plaatsgevonden over de gemeentenaam. De stemgerechtigde inwoners mochten kiezen of de gemeente ´Groesbeek´of ´Berg en Dal´ zou gaan heten. Het merendeel heeft voor de naam Berg en Dal gekozen. Deze naam mag pas officieel op 2 januari 2016 ingevoerd worden. De naamswijziging naar Berg en Dal heeft grote gevolgen voor de administratieve applicaties die een gemeente hanteert. Dit komt omdat de gemeente, naast een nieuwe gemeentenaam, ook een nieuwe gemeentecode moet krijgen. Deze gemeentecode zit vervlochten in vele administraties.
De gemeentecode
Bij het wijzigen van de gemeentenaam krijgt een gemeente een nieuwe gemeentecode. De gemeentecode komt voor op de persoonslijst van elke burger. Wanneer een ambtenaar wil opzoeken waar een burger geboren is, wordt via de gemeentecode de juiste gemeentenaam erbij gezocht. Stel dat iemand geboren is in Groesbeek, dan moet deze informatie beschikbaar blijven. Het kan dan niet zo zijn dat het systeem volgend jaar zou aangeven dat deze persoon is geboren in Berg en Dal, een gemeentenaam die in het verleden nog niet bestond. De historische gegevens moeten zodoende correct blijven. Dat is de reden dat de gemeentecode moet wijzigen. De Basisregistratie Personen (BRP) / Gemeentelijke Basisadministratie heeft de gemeentecode en de gemeentenaam aan elkaar verbonden, zodanig dat er informatie verloren gaat als alleen de gemeentenaam wijzigt. In de BRP / GBA / Registratie Niet-Ingezetenen (RNI)) is in tabel 33 Gemeentetabel een opsomming opgenomen van alle (huidige en voormalige) Nederlandse gemeenten met hun code, naam en geldigheidstermijn. De systematiek van deze tabel is zodanig dat er niet verschillende gemeentenamen, met daaraan gekoppeld een verschillende geldigheidsperiode , aan één gemeentecode kunnen zijn gekoppeld.).
De opbouw van de Basisregistratie Personen is niet snel aan te passen. Het zou natuurlijk mooi zijn als er een Basisregistratie Bestuurlijke Gebieden komt waarin die historie bijgehouden wordt, en waar je dan per (historische) datum de juiste Burgerlijke Gemeentenaam (bijv. bij een adres of perceel) kunt zoeken. Binnen de Basisregistratie Topografie (BRT) wordt het begrip ‘registratief gebied’ benoemd. De gemeente Groesbeek kan natuurlijk niets met deze toekomsteigen plannen of ideeën. In dat opzicht is het jammer dat de naamswijziging Berg en Dal niet per 1 januari2015 heeft plaatsgevonden.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 15 47 92 94 of via e-mail: l.d.v.velden@telengy.nl.
