Zo op het eerste gezicht lijkt het de titel van een spannende thriller. Maar nee, ik ga het echt hebben over de saaie handtekening. Wij zijn verslaafd aan de handtekening. Overal worden handtekeningen, parafen of andere krabbels gevraagd en gezet.

De handtekening en de overheid

De Belastingdienst gebruikt de handtekening al langere tijd niet meer. Maar dat is een organisatie die over zijn bestaan weinig hoeft te bewijzen. Hij komt je geld toch wel halen. Of er nu een handtekening onder de aanslag is gezet of niet. Andere overheidsorganisaties, zoals gemeenten, worstelen al heel lang met de vraag hoe ze om moeten gaan met handtekeningen. En de steeds verdergaande digitalisering heeft het probleem alleen maar groter gemaakt. Hoe vaak zie je niet dat het hele productieproces van een beleidsstuk digitaal plaatsvindt, terwijl er aan het eind een printje wordt gemaakt om de handtekening te kunnen laten zetten. En daarna gewoon weer scannen en digitaal opslaan. Maar daar blijft het niet bij. Veelal wordt er ook nog een papieren dossier van het stuk gemaakt. Je weet maar nooit waar het goed voor is.

Hoe gaan we om met digitale handtekeningen?

Natuurlijk worden er al heel lang pogingen gedaan om dit probleem aan te pakken. Systemen bieden de mogelijkheid om vinkjes te zetten, waarmee stukken worden goedgekeurd. Er wordt gewerkt met geprinte plaatjes van een handtekening. Of nog geavanceerder: een digitale handtekening die later via het internet kan worden teruggehaald om te controleren of hij door de rechtmatige eigenaar is gezet.

Hartstikke mooi allemaal, maar ik vraag mij weleens af of we net als de Belastingdienst niet eens beter moeten kijken of de handtekening überhaupt wel nodig is. In veel gevallen is hij misschien wel volstrekt overbodig en is het zetten ervan meer een ritueel dan dat het wat toevoegt. We houden er aan vast omdat we het altijd al zo deden. Of gewoon omdat we niet weten hoe we het anders moeten doen.

Onbevoegde handtekeningen

Ik ben ervan overtuigd dat er ook veel mensen zijn die handtekeningen zetten onder documenten, terwijl ze daar eigenlijk niet toe bevoegd zijn. Een voorbeeld dat zeker vaker voorkomt is het ondertekenen van contracten. Bij gemeenten is de Burgemeester in rechte degene die een gemeente vertegenwoordigt (staat in de Gemeentewet). In heel veel gevallen zou hij/zij een handtekening moeten zetten onder een contract, terwijl dat door het betrokken management wordt gedaan. ‘Het is toch gemandateerd?!”. Maar is dat wel zo? Het college van Burgemeester en wethouders mandateert heel vaak de tekeningsbevoegdheid. Ja, maar heeft de Burgemeester in zijn rol als Burgemeester dat dan ook gedaan? Ik vraag het mij af.

De handtekening gewoon afschaffen?

In de afgelopen jaren zijn veel gemeenten gestart met zaakgericht werken en met het werken met een zaaksysteem. Het hierboven geschetste probleem komt daarbij elke keer weer boven. Hoe gaan we om met de ‘handtekening’?

Misschien moeten we er eens een discussie over starten. Mijn stelling is de volgende:

Ik vind dat gemeenten het gebruik van de handtekening moeten afschaffen!

En mijn argumenten zijn:

• Heeft geen toegevoegde waarde (meer).
• Er zijn meerdere alternatieven om de echtheid van documenten aan te tonen.
• Het levert voor gemeenten meerdere rendementsvoordelen op.
• Substitutie vraagstukken kunnen efficiënter worden aangepakt.

Ik ben benieuwd wat u ervan vindt.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl.