De gemeente Cranendonck heeft tijdelijk gewerkt in een ander onderkomen, zodat het gemeentehuis volledig gerenoveerd kon worden. Ongeveer een jaar lang heeft de gemeente gewerkt vanuit een mooie locatie in het pittoreske Soerendonk. Vrijdag 17 oktober jl. was de grote verhuisdag; terug naar het volledig gerenoveerde en zeer gemoderniseerde gemeentehuis in Budel. In het nieuwe gemeentehuis is men gelijktijdig overgestapt naar een nieuwe telefooncentrale, naar nieuwe multifunctionele afdrukapparatuur en naar ‘de Cranendonckse manier van werken’. De verhuizing van de ICT en het invoeren van de nieuwe telefonie, gekoppeld aan de gemeenten Valkenswaard en Heeze-Leende (in het A2 samenwerkingsverband) zijn door mij begeleid.
Hoe is het gestart?
Toen ik begin juli startte, liepen de projecten niet goed. Er was een project ‘telefonie’, er was een project ‘Cranendonckse manier van werken’ en men had een lijst met actiepunten voor de verhuizing van de ICT.
Waar liep ik tegenaan?
Wat ik vooral miste was de samenhang en een overzicht wat wanneer moest plaats gaan vinden. De planning heb ik opnieuw, vanaf een lijst met activiteiten, samengesteld en aangevuld. De planning met alle activiteiten was mijn ‘bijbel’ waar alles in stond dat gedaan moest worden, wat fout ging of waar extra afspraken noodzakelijk waren. De gemeente Cranendonck maakt onderdeel uit van de ICT-samenwerking A2 gemeenten. Om de juiste modus te vinden tussen de belangen van de gemeente en de A2 samenwerking zijn veel en goede communicatie, kennis van zaken en politieke sensitiviteit een vereiste.
Na een degelijke voorbereiding en een lang weekend, hebben de medewerkers van de gemeente Cranendonck op maandag 20 oktober hun nieuwe werkplekken bemenst. Geen vaste werkplekken meer maar flexplekken, geen eigen bureaus meer maar flexkoffers. 80 procent van de mensen kon direct volledig werken. Zo’n 20 procent van de medewerkers had wat opstartproblemen, variërend van een wachtwoord vergeten, een defect toetsenbord tot wat telefoons die niet goed geregistreerd waren. Aan het eind van de dag was 95 procent van de zaken opgelost. Vanaf dinsdag 21 oktober is het gemeentehuis voor het publiek geopend. Dit was ook de eerste dag dat er alleen nog op afspraak gewerkt wordt voor burgers en bedrijven. “Er zijn nog wat restpuntjes die op korte termijn opgelost moeten worden, maar al met al is het project zeer geslaagd.”
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ron van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 71 31 68 of via e-mail: r.v.dijck@telengy.nl.
