De Wet open overheid (Woo) is 1 mei 2022 in werking getreden. In dit artikel bespreken we aandachtspunten en praktijkvoorbeelden ten aanzien van de implementatie van deze wetgeving, ook in 2023. In een eerder artikel is het opstellen van een geschikt plan van aanpak al uiteengezet.

Doel Wet open overheid

“Het doel van de Wet open overheid is om de overheid transparanter te maken en zo het belang van de openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtstaat, de burger, het bestuur en de economische ontwikkeling beter te dienen”.

Ten eerste verplicht de wet om informatie actief openbaar te maken en ten tweede stelt de Woo gemeenten verplicht om de informatiehuishouding uiterlijk in 2030 verder op orde te brengen. Tevens biedt de Woo de mogelijkheid om informatieverzoeken in te dienen bij de overheidsorganisaties. Onder de Wob was het ook mogelijk om dergelijke informatieverzoeken in te dienen, maar met de komst van de Woo zijn er enkele aanpassingen doorgevoerd, op o.a. het gebied van weigeringsgronden.

Verplichtingen per 1 mei 2022

De Wet open overheid vervangt per 1 mei 2022 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Veel verplichtingen die in de Wob al vastgelegd waren komen terug in de Woo, maar er zijn ook belangrijke verschillen:

• De afhandelingstermijn van Woo-verzoeken is korter dan onder de Wob.
• Weigeringsgronden voor het openbaar maken (van o.a. persoonlijke beleidsopvattingen) worden onder de Woo op enkele plekken aangepast.
• Woo-verzoeken moeten digitaal in te dienen zijn, maar het kan ook nog steeds schriftelijk.
• Binnen 5 jaar (uiterlijk 1 mei 2027) moeten documenten uit diverse informatiecategorieën actief openbaar gemaakt worden.

De eerste drie verschillen hebben voornamelijk invloed op de interne processen en de bewustwording van medewerkers. De verplichting tot actieve publicatie is geheel nieuw en zal meer procesmatige voorbereiding behoeven en meer impact hebben, ook voor bestuurders.

Belangrijk voor alle overheidsorganisaties is om in ieder geval te voldoen aan de verplichtingen die al vanaf 1 mei 2022 gelden, namelijk:

• Het aanstellen van een contactpersoon Woo;
• Het behandelen van Woo-verzoeken op basis van de nieuwe wetgeving;
• Informatie op o.a. de website aanpassen conform de nieuwe wetgeving.

Daarnaast zien wij veel organisaties die het bestaande proces voor afhandeling van Woo-verzoeken optimaliseren, acties uitzetten om binnen 8 jaar de informatiehuishouding verder op orde te brengen en een planning maken om te voldoen aan de actieve publicatieplicht van de vastgestelde informatiecategorieën, uiterlijk 5 jaar na in werking treden van de wet. Het Implementatieplan actief openbaar maken (Woo) van de VNG bevat een bruikbare toelichting op de Woo en de implementatie ervan, waaronder een voorbeeld van ambities en prioritering voor de komende jaren. Uitgebreide informatie vind je ook in de Kennisbank Grip op informatie van de VNG.

Wat zien we in de praktijk?

In veel overheidsorganisaties is naar aanleiding van de Woo en de actieve publicatieplicht gekeken naar de mogelijkheid om efficiënt te anonimiseren. Daarom zien we in veel organisaties de vraag naar anonimiseringssoftware toenemen. Het is echter ook goed om kritisch te kijken naar de inhoud en opbouw van deze documenten. Wat er niet in staat, hoef je niet te anonimiseren en door gevoelige gegevens op één plaats (vooraan) in het document te plaatsen gaat het anonimiseren eenvoudiger en sneller.

De nieuwe actieve publicatieplicht zorgt voor extra taken. Veel organisaties bekijken waar deze taken het beste uitgevoerd kunnen worden en wie daarvoor verantwoordelijk wordt. Het goed en expliciet beleggen van taken, zoals het publiceren van documenten, is belangrijk om de Woo volledig te implementeren.

Tot slot blijft er onduidelijkheid bestaan wanneer het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) opgeleverd wordt om aan de actieve publicatieplicht te voldoen. Organisaties moeten bepalen hoe men daarmee wil omgaan. Tijdelijk kunnen veelal andere reeds bestaande kanalen worden gebruikt om alvast (een deel) van de documenten te publiceren, maar dat hangt uiteraard ook samen met de ambities ten aanzien van de Woo.

Meer weten?

Ondersteuning nodig bij implementatie van de Woo? Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, 06  46 66 18 71, r.duijmelinck@telengy.nl of of Ton de Wit. 06 22 97 29 46, t.d.wit@telengy.nl.