De werkorganisatie CGM is ontstaan op 1 januari 2014 uit een ambtelijke fusie en werkt voor de gemeenten Cuijk, Grave en Mill en St. Hubert. Binnen het sociaal domein wordt gewerkt met de Suite4Sociaal Domein van Centric. Ondanks dat CGM gemeentebreed al vanaf de start werkt met het zaaksysteem van Decos, waren binnen het sociaal domein de papieren dossiers nog steeds leidend.
Van papier naar digitaal
Het management wilde hier graag vanaf om efficiënter te kunnen werken en heeft in eerste instantie een Quick Scan uit laten voeren door Telengy. Hierin zijn twee mogelijkheden aangegeven om met digitale dossiers te kunnen werken. Uiteraard was een voor de hand liggende oplossing om een koppeling te realiseren tussen de Suite4Sociaal Domein en het zaaksysteem van Decos. Een alternatief was echter om alle documenten digitaal op te slaan per werkproces in de Suite4Sociaal Domein. Dit voorkomt dat een koppeling gelegd moet worden, wat vaak moeizaam gaat. Bovendien lopen de kosten vaak flink op. Het alternatief was snel en goedkoop te realiseren. Een snelle implementatie was extra belangrijk omdat de huurperiode van de ruimte, waarin alle papieren dossiers opgeslagen waren, zou eindigen.
Een gesprek met Centric maakte duidelijk dat er zeker voldoende aanknopingspunten waren voor het alternatief. Het management heeft gekozen om dit als eerste fase uit te voeren. Een koppeling met het zaaksysteem van Decos kan dan later alsnog ingevoerd worden. Het belangrijkste doel is dat medewerkers leren om volledig digitaal te werken. Een belangrijke kanttekening hierbij is dat dit alternatief mogelijk niet voor alle gemeenten een optie is. Indien een gemeente namelijk als beleid heeft om via een centraal KCC alle klanten te kunnen bedienen door gebruik te maken van een centraal zaaksysteem en onderliggend DMS, dan is dit alternatief niet goed mogelijk. In veel gemeenten wordt dat beleid echter losgelaten, mede als gevolg van de AVG.
Werkt het alternatief?
Begin 2019 is gestart met een projectteam, bestaande uit verschillende disciplines. Naast functioneel beheer bestaat het team uit een kwaliteitsmedewerker sociaal domein, een DIV-medewerker van het sociaal domein, de DIV-coördinator van CGM en natuurlijk de projectleider van Telengy. Vervolgens is afgetrapt met een toets of het alternatief inderdaad werkbaar zou zijn. Sommige teamleden hadden daar op voorhand twijfels over.
Al snel bleek het idee goed realiseerbaar. De kern van de aanpak is dat elke fase is uitgebreid met twee optionele taken: het toevoegen van een extern document en het raadplegen van de documenten die bij het werkproces horen. Belangrijk is dat alle inkomende documenten aan het werkproces worden toegevoegd, of dat nu papieren of digitale documenten zijn (bijvoorbeeld e-mail). Een belangrijk punt is dat digitale documenten veilig per mail kunnen worden ontvangen en verstuurd. CGM gebruikt daarvoor Cryptshare. Sinds de release in juni is de gebruiksvriendelijkheid daarvan sterk toegenomen.
Wmo naar ‘digitaal’
Nadat het “digitale dossier” aan alle kanten onderzocht is, zijn gesprekken gevoerd moet vertegenwoordigers van gebruikers. Gestart is met de Wmo-processen. Dit ging zo goed dat eind mei van dit jaar besloten is om alle Wmo-processen ineens om te zetten naar ‘digitaal’. Op 1 juli zijn daar de processen voor aanvraag levensonderhoud en bestandsbeheer aan toegevoegd. Daardoor wordt op dat moment al voor een groot deel digitaal gewerkt. Er is dus niet gekozen voor een ‘Big Bang’.
Om medewerkers te laten wennen is een ‘groen formulier’ geïntroduceerd. Wanneer een nieuw werkproces wordt gestart dat volledig digitaal zal verlopen, wordt als énige papieren document een groen formulier aangemaakt. Dit gaat van bureau naar bureau als teken dat er een digitaal dossier is. Zo wordt verwarring voorkomen met de werkprocessen die nog niet gedigitaliseerd zijn. Ook zorgt het ervoor dat medewerkers eraan wennen dat nieuwe werkprocessen zichtbaar worden in de werkvoorraad. De ontvangst van een groen formulier is een teken dat er een nieuw werkproces in de werkvoorraad in de Suite4Sociaal Domein is toegevoegd. De inhoud van het dossier is echter alleen digitaal beschikbaar.
Geen handtekening
Een andere maatregel die is genomen is dat uitgaande documenten niet meer getekend worden. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat daar voor beschikkingen en andere uitgaande brieven geen juridische basis voor bestaat. Ook blijft het datumstempel achterwege. De datum wordt vlak voor de verzending ingevuld. Bij verzending via Cryptshare is een leesbevestiging ook mogelijk.
De verwachting is dat alle bestaande soorten werkprocessen (meer dan 100) in 2019 digitaal gemaakt kunnen worden. Daarnaast zullen ook werkprocessen ontwikkeld worden voor andere werkzaamheden. Binnen een jaar kan de doelstelling gerealiseerd worden.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.
