Over verandermanagement zijn boeken vol geschreven. In dit artikel gaan we het hebben over veranderingen met een digitale component. Wanneer grote applicaties worden vervangen of bij een herindeling of fusie applicaties geharmoniseerd worden, heeft dat veel impact op de gebruikers. Het is de vraag of zij zo gemakkelijk kunnen overstappen op een nieuw systeem terwijl ze al jaren vertrouwd zijn met een ander systeem. En hoe neem je de medewerkers van een organisatie mee in zo’n verandering? Of hoe creëer je zelfs verandering en groei als continu proces in deze digitale wereld?

Uitspraken als ‘Het succes van een digitale oplossing valt of staat met het omarmen ervan door de hele organisatie’ en ‘A fool with a tool is still a fool’, zijn wat ons betreft open deuren. Inderdaad: je bent niets met een instrument alleen. Daarnaast staan we ook helemaal achter het belang van het menselijk aspect bij een digitale verandering. De digitale verandering is immers pas geslaagd wanneer de gebruiker het instrument gebruikt en het op de juiste manier toepast, waardoor het werk slimmer, sneller, beter, beheersbaarder of leuker is geworden. In dit artikel willen wij twee zaken uitlichten die hier deels tegenin lijken te gaan:

1. Sla niet door in het meenemen van je mensen.
2. Kijk verder dan de traditionele systemen voor het kiezen van het juiste instrument.

Sla niet door in het meenemen van je mensen

Krijg jij ook wel eens de kriebels van de uitspraak ‘het is belangrijk om de mensen mee te nemen!’? In het woord ‘meenemen’ zit iets van betutteling of ongelijkwaardigheid, volgens De Vries (2018; Hou eens op mensen mee te nemen in een verandering). Ze stelt: “Succesvolle organisaties denken van tevoren na over wat hun medewerkers energie kost en nemen de onnodige ballast weg. Dan bedoelen we bijvoorbeeld het wegnemen van onduidelijkheid, wantrouwen, onrechtvaardigheid en/of onzekerheid. Zo ontstaat er ruimte en energie voor de verandering. En niet alleen voor dat ene verandertraject, maar voor verandering en groei als continu proces.” Het meenemen van mensen doe je soms dus juist door bewust mensen níet mee te nemen. Op die manier houd je rekening met de energie die verandering kost.

Zo heeft een digitale verandering binnen de gemeente op de een meer impact dan op de ander. De gemiddelde digitale vaardigheden van ambtenaren lopen sterk uiteen: van echte beginners die bijna nooit met de computer werken, tot gevorderden die de informatiehuishouding van de gemeente beheren. Bij de invoering van een digitaal platform, zoals bijvoorbeeld Office 365, zal voor de ene ambtenaar meer energie, training en begeleiding nodig zijn dan voor de ander. Om in kaart te brengen hoe je gebruikers wel of juist niet mee kan nemen is het goed om letterlijk te vragen aan de gebruikers hoe ze zélf graag geïnformeerd, betrokken of opgeleid willen worden. Bij veranderingen met een digitale component kan het helpen om een kennistest digitale vaardigheid te houden binnen de organisatie. Op deze manier breng je de verschillende niveaus in kaart en kun je bijvoorbeeld op ieder niveau een passende training aanbieden. Daardoor stuur je mensen niet onnodig op een dagenlange cursus, terwijl zij aan een korte handleiding wellicht voldoende hebben.

Kijk verder dan de traditionele systemen voor het kiezen van het juiste instrument

Om je te kunnen verbinden aan een verandering is zowel het gevoel van urgentie (duwende kracht) in de huidige situatie als ambitie (aantrekkingskracht) voor de nieuwe situatie een vereiste. We hebben de eigenschap om eerder te bedenken waarom we niet aan een verandering zouden meedoen dan wel. Dit is dan ook niet anders bij een digitale verandering binnen de gemeente. Soms maakt dit ook helemaal niet uit, want volgens Mars (2016, Hoe krijg je ze mee? Vijf krachten om een verandering te laten slagen) hoeven medewerkers niet vol overgave een verandering te omarmen. Volgens haar dienen medewerkers de verandering wel te begrijpen, zich voldoende vaardig te voelen en zich verantwoordelijk te voelen voor hun rol. Het helpt wanneer mensen de toegevoegde waarde van de verandering voelen. Hierbij komt bovendien de juiste planning, de juiste interactie en het juiste leiderschap kijken. Als deze krachten voldoende aandacht krijgen, vergroot je de slagingskans van de verandering.

Het menselijke aspect bij een digitale verandering verdient zeker aandacht, maar wij pleiten hier ook om meer aandacht te geven aan het kiezen van het juiste instrument waarbij verder gekeken wordt dan het traditionele systeem. In deze tijd kun je ambtenaren niet meer een zoveelste update van een systeem uit de jaren ’90 voorschotelen. Thuis gebruiken we ook apps op telefoons, doen we spelletjes op de tablet en doen we aan internetbankieren. Technologie is inmiddels zo ver gevorderd dat je er intuitief mee aan de slag kunt, handleidingen zouden niet meer nodig moeten zijn. Nieuwe medewerkers die bij gemeenten in dienst gaan of tijdelijk worden ingehuurd, verbazen zich dan ook over de verouderde systemen waar ambtenaren mee werken.

Een oorzaak hiervan is dat er bij een aanbesteding vaak een eisenpakket wordt opgesteld dat gebaseerd is op het huidige (verouderde) systeem. Daneels (2016, A fool with a tool is still a fool… but a genius without the right tool is history!) verbaast zich hierover: een timmerman zou er ook niet aan denken om ergens met een voorhamer een klein nageltje in te slaan. Een deel van de verklaring zit volgens hem ongetwijfeld in het IT-ecosysteem. Het is vaak te veel gericht op mensen steeds opnieuw te laten werken met de ‘traditionele’ technologie. Maar bij een digitale en snel veranderende wereld horen natuurlijk ook vernieuwde instrumenten die passen bij de levensstijl van nu. De ene omgeving is immers geschikter en gebruiksvriendelijker voor het werk van een vakambtenaar dan de andere, hetgeen zal bijdragen aan de acceptatie van de verandering. In onze ogen is de geschiktheid van het instrument – waarbij verder gekeken is dan de traditionele systemen – zeker ook een belangrijk component voor het slagen van de verandering.

Onze conclusie: stop met het ‘meenemen’ van medewerkers in een verandering maar creëer ruimte voor gebruikers zodat ze kunnen veranderen en kunnen groeien als onderdeel van een continu proces. En durf eens af te stappen van de traditionele systemen en applicaties maar kijk naar de levensstijl van nu. Pas je werkomgeving hierop aan en je zult zien dat het verandertraject soepeler zal verlopen. Wij helpen hier uiteraard graag bij!

Noot van de redactie

Het stoppen met ‘meenemen’ van medewerkers in een verandering lijkt haaks te staan op de conclusie van Telengy-adviseur Lizette van der Velden in het artikel ‘Overstap Berg  en Dal naar ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen‘. Echter, Luciënne en Stella gaan in op het belang van kijken waar medewerkers in de organisatie zelf behoefte aan hebben. Het meekrijgen van mensen moet dan geen doel op zich worden. Lizette bespreekt daarentegen het omgaan met een verandering in het dagelijks werk, en niet het meekrijgen van mensen in de verandering zelf.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, 06 33 13 75 05, s.mol@telengy.nl of Telengy-adviseur Luciënne Wynans, 06 50 62 15 28, l.wynans@telengy.nl.