Langzamerhand werken we steeds meer digitaal en genereren we meer en meer digitale dossiers en documenten. Net zoals papieren exemplaren willen we ze niet alleen bewaren maar vooral kunnen vinden en gebruiken. Het toekennen van zogenaamde metagegevens (metadata) is hiervoor randvoorwaardelijk.

TMLO – Archief 2020

Om welke metagegevens het minimaal gaat, is vastgelegd in het ‘Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden’, kortweg: TMLO. De 1.1-versie is begin 2014 opgeleverd door het Nationaal Archief en is opgesteld door KING. Op 21 april jl. hielden het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers, het Regionaal Archief Zutphen en het Waterschap Rijn en IJssel hun jaarlijkse DIV-dag. Onze adviseur Arjan Kloosterboer, mede-opsteller namens KING van versie 1.1 van het TMLO, verzorgde een sessie over het belang van metadatering en de rol van het TMLO. Eleonore Manning was vanuit het Erfgoedcentrum betrokken bij de organisatie van deze dag.

Digitalisering vereist metadata

Eleonore:  “Op de DIV-dag nemen wij onze klanten mee in nieuwe ontwikkelingen. Wij merken dat sommige gemeenten in de Achterhoek al bezig zijn om een metadataschema op te stellen en het TMLO daarvoor gebruiken. Sommige partijen is dat volledig zelfstandig gelukt, voor anderen was het een worsteling”, aldus Eleonore. Met een metadataschema specificeert een organisatie de vast te leggen metagegevens van archiefbescheiden. Ze benadrukt dat metadateren van groot belang is in het digitale tijdperk. “Op papier zag en zie je al snel de context, digitaal gaat dit minder snel. In de Achterhoek zijn veel gemeenten al bezig met het opstellen van handboeken voor vervanging (digitaal archiveren) en sommige zelfs met de implementatie. Het daarbij vastleggen van metadata staat in de Archiefregeling beschreven.”

Standaardisering op basis van het TMLO

Het Erfgoedcentrum adviseert bij het opstellen van de metadataschema’s en toetst die op juistheid en volledigheid. Eleonore: “Wij sturen hierbij op een mate van standaardisering. Wij hebben te maken met acht gemeenten en een waterschap  waarvoor wij de archieven in beheer hebben. De informatie die zij brengen moeten wij op een zo eenvoudige mogelijke wijze beheren, bewaren en opnieuw beschikbaar stellen. Standaardisering is dan prettig, voor digitale bescheiden is eenduidigheid nóg meer van belang.” Het TMLO is hiervoor het uitgangspunt. In het project ‘e-depot’ wordt onder meer een hiervan afgeleid toepassingsprofiel voor het e-depot Achterhoek ontwikkeld. Het project wordt uitgevoerd door het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers, het Regionaal Archief Zutphen en het Waterschap Rijn en IJssel in samenwerking met de acht betrokken gemeenten. Eleonore: “Er ligt nu een begeleidend stuk voor dit toepassingsprofiel voor minimaal verplichte velden die zorgdragers zouden moeten vullen.

Figuur: TMLO poster (bron: informatie2020.pleio.nl)

Die minimale velden zullen de grondslag vormen voor het overbrengen van archiefbescheiden met metadata naar het e-depot. Op een aantal velden geven wij advies over de wijze waarop deze gevuld zouden kunnen worden.  Over niet-verplichte velden kunnen wij wel een uitspraak doen, maar zorgdragers staan vrij om deze zaken op hun eigen manier aan te pakken.” Het bleek nog niet zo eenvoudig om een eigen toepassingsprofiel te ontwikkelen op basis van het TMLO. Eleonore: “In onze werkgroepgroep hadden we regelmatig discussies over velden en de invulling daarvan. Op sommige momenten hadden we moeite om bepaalde velden te vullen, omdat er bijvoorbeeld behoefte was aan sub-velden.” In september wordt het toepassingsprofiel in een demo-omgeving getest. Onder meer worden enkele archiefbestanden met afgesloten series bouwvergunningen getoetst aan het toepassingsprofiel van de metadata. Vraag daarbij is  onder andere hoe destijds kenmerken aan de dossierstukken zijn toegekend en hoe zich dat verhoudt tot wat wij nu vragen van zorgdragers.”

TMLO nog geen gemeengoed

Arjan heeft in zijn presentatie het TMLO toegelicht en onder meer benadrukt dat metadateren niet alleen ‘van de DIV-er is’ maar grotendeels in de primaire processen plaats zou moeten vinden. Vervolgens hebben de deelnemers aan de DIV-dag zelf ‘gestoeid’ met het TMLO. Eleonore: “Wij merken dat het TMLO nog niet bij iedereen bekend is of op de agenda staat. Men is nog teveel bezig met de waan van de dag, bijvoorbeeld de drukte van de afgelopen tijd met het opzetten van omgevingsdiensten en het stroomlijnen van de bijbehorende informatievoorziening. Daarnaast heeft iedere gemeente natuurlijk te maken met de ontwikkelingen in het sociaal domein, maar ook met de invoering van digitaal en zaakgericht werken. Het punt is dat wanneer het metadataschema op orde is, informatie veel gemakkelijker doorgesluisd kan worden over beleidsterreinen heen. Ik denk dat op de DIV-dag voor velen de ogen zijn geopend. De DIV-er is binnen de gemeente  belangrijk in het aanjagen van ontwikkelingen. Als ook de leveranciers van zaak- en documentmanagementsystemen zich gaan richten op het TMLO, kunnen ontwikkelingen in dit gebied snel gaan. Het belangrijkste is nu dat iedereen in beweging komt met metadatering.

Vorm geven aan metadatering

Er zijn diverse aanleidingen om in beweging te komen. De invoering van een e-depot is er zo één. De belangrijkste is wel het digitaal gaan werken en het daarbij passend vervangingsbesluit, gebruik makend van het ‘Handboek vervanging’. Eleonore: “Start nu met het opstellen van een metadateringsschema, stel dit niet uit. Maak de verbinding met een archiefdienst om te kijken wat nodig is om archiefbescheiden over te dragen. De betrokkenheid van de gemeentearchivaris of archiefinspecteur is hierbij van belang. Start met intern overleg, niet alleen bij de DIV-afdeling;  wat willen gemeentelijke afdelingen met de niet-verplichte metadata en wat heeft een gemeentelijke organisatie nodig om extra metadata toe te kennen aan bepaalde digitale informatie?” Ze voegt daar aan toe: “Aan zaken als social media, bewegend beeld en geluid en websitedatabases hebben wij nog geen aandacht besteed. Zorgdragers dienen ook na te denken hoe daarmee om te gaan. Mensen die ideeën hebben; laat ze het vertellen!”

Metadatering en het TMLO staan in de belangstelling. Zo organiseert de provincie Noord-Brabant in mei en juni regiosessies waaraan Arjan een bijdrage levert. Op het belang van metadatering als één van de maatregelen voor digitale dossiervorming wordt gewezen in het artikel “Bestuurders waarschuwen voor ‘digitale dementie’” (Binnenlands Bestuur, 24 april 2015).

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eleonore Manning (www.ecal.nu) en met Arjan Kloosterboer, adviseur bij Telengy. U kunt hem bereiken via tel. nr. 06 27 62 59 71 of via e-mail: a.kloosterboer@telengy.nl. Het TMLO is te vinden op www.archief2020.nl.