In een samenleving waarin de digitalisering in volle gang is, kiezen ook steeds meer gemeenten ervoor om werkprocessen te digitaliseren. Daarmee wordt getracht de dienstverlening van de gemeentelijke organisatie te optimaliseren. Een van de belangrijkste werkprocessen binnen de gemeentelijke organisaties is het bestuurlijke besluitvormingsproces. Het digitaliseren van dit proces draagt bij aan het efficiënt laten verlopen van de besluiten van het managementteam, het college van B&W en de gemeenteraad. Daarnaast wordt hierdoor de overzichtelijkheid en transparantie van de gemeentelijke organisatie verbeterd.
Waarom een besluitvormingsproces digitaliseren?
Voor de gemeente Beekdaelen houd ik me bezig met het zo goed mogelijk inrichten van het bestuurlijk besluitvormingsproces. In Beekdaelen wordt gewerkt met de vergaderapplicatie iBabs (in combinatie met het zaaksysteem JOIN). Veel van de voordelen en aandachtspunten van dit digitale besluitvormingsproces zullen ook op andere gemeenten van toepassing zijn. Hieronder worden deze toegelicht.
Overzicht
Allereerst draagt een digitaal besluitvormingsproces bij aan een overzichtelijk proces, waarbij de verantwoordelijke medewerker in beeld heeft door wie de stukken zijn gezien en welke feedback er eventueel is gegeven. De medewerker heeft op die manier controle op het proces. Bij veel gemeenten wordt dit proces nog grotendeels analoog of maar gedeeltelijk gedigitaliseerd, waardoor stukken van het ene naar het andere bureau worden rondgestuurd. Hierdoor ontstaat er een gebrek aan overzicht, wat leidt tot een langere doorlooptijd van het proces.
Efficiëntie
Daarnaast geeft een digitaal besluitvormingsproces de mogelijkheid om het proces efficiënt in te richten. In veel gemeenten worden besluitvormingsstukken uitgeprint, ondertekend en weer gescand om de stukken ook digitaal toonbaar te maken. Het digitaliseren van het proces kan dit extra werk minimaliseren. Daarnaast biedt een digitaal proces onder andere de mogelijkheid om besluitenlijsten, overzichten en de publicaties van stukken te automatiseren.
Ook zorgt het herhaaldelijk heen en weer sturen van stukken ervoor dat er vaak onduidelijkheid ontstaat over wat het meest actuele stuk is. Een oplossing hiervoor is het koppelen van een vergaderapplicatie een documentmanagementsysteem en/of zaaksysteem, waardoor altijd de meest actuele stukken voor agendering worden doorgezet. Door stukken rechtstreeks uit het zaaksysteem op te halen, wordt altijd het meest recente stuk geagendeerd.
Daarnaast sluit een digitaal besluitvormingsproces aan bij de trend van het flexwerken en het zaakgericht werken. Medewerkers kunnen op elke gewenste plek en moment zien hoe het proces ervoor staat en waar de stukken zich in het proces bevinden.
Burgers informeren
Tot slot zorgt een digitaal proces ervoor dat de inwoners sneller en beter geïnformeerd kunnen worden. Stukken kunnen bijvoorbeeld automatisch en sneller worden gepubliceerd op de website van de gemeente. Daarnaast kunnen ook alle agenda’s digitaal toegankelijk worden gemaakt voor alle inwoners.
Aandachtspunten
Er zijn veel verschillende vergaderapplicaties die een bestuurlijk besluitvormingsproces kunnen digitaliseren. Bij het digitaliseren van dit proces dient wel goed gekeken te worden naar de opslag en archivering van de digitale stukken. Veel vergaderapplicaties zijn niet archiefwaardig, waardoor stukken elders opgeslagen dienen te worden.
Ook moeten medewerkers goed worden geïnstrueerd over een nieuwe (digitale) werkwijze. Het werken met nieuwe systemen moet goed worden gecommuniceerd om het maximale rendement te kunnen behalen. Gebruikerstrainingen zijn daarom van essentieel belang.
Eyeopener
Tijdens het werken voor de gemeente Beekdaelen is het belang van een goed lopend besluitvormingsproces voor mij een eyeopener geweest. Naast het feit dat er veel medewerkers betrokken zijn bij het besluitvormingsproces is het ook van enorm belang om tot de gewenste resultaten te komen en de burgers goed van dienst te kunnen zijn. Een goed lopend digitaal proces kent dan ook voordelen voor alle betrokkenen.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 66 18 71 of via e-mail: r.duijmelinck@telengy.nl.
