Binnen de overheid is er heel wat ervaring met het implementeren van nieuwe wetgeving. Dat dit vaak geen eenvoudige opdracht is, blijkt uit recente ervaringen met bijvoorbeeld de Omgevingswet en de decentralisaties in het sociaal domein. Ook dit jaar is er een nieuwe wet die in werking gaat treden, namelijk de Wet open overheid (Woo). Na een lange geschiedenis (zie figuur hieronder) vervangt deze wet in mei van dit jaar de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In dit artikel bespreken we kort het doel, impact en de wijze waarop de gemeente de implementatie in de organisatie kan vormgeven.
Figuur 1 Totstandkoming Wet open overheid
Doel van de Woo
De Woo treedt per 1 mei 2022 in werking en heeft twee belangrijke doelstellingen:
- Overheidsorganisaties moeten binnen 5 jaar documenten verdeeld over elf informatiecategorieën actief publiceren.
- Overheidsorganisaties moeten binnen 8 jaar haar informatiehuishouding op orde brengen.
De eerste doelstelling is nieuw ten opzichte van de Wob, waarin uitsluitend documenten op verzoek verstrekt worden. In de Wet open overheid zijn overheden verplicht om een ‘actieve’ publicatie te realiseren van elf informatiecategorieën. Het publiceren van deze documenten kan gefaseerd worden uitgevoerd, maar moet binnen 5 jaar na intreden van de wet worden afgerond.
De tweede doelstelling komt o.a. terug in de archiefwet. De Woo bekrachtigt nogmaals dat het van belang is om informatie(stromen) binnen de organisatie goed te organiseren, zodat goede archivering mogelijk wordt.
Plan van aanpak
Telengy is op dit moment bij verschillende organisaties betrokken bij de voorbereiding en implementatie van de Wet open overheid. Hierbij voeren wij een impactanalyse uit aan de hand van de ambitie van de organisatie in combinatie met een viertal aandachtsgebieden (zie figuur 2).
Figuur 2 – aandachtsgebieden project Woo
Het vertrekpunt is de ambitie van de organisatie. Samen met enkele stakeholders kijken we naar de visie op dienstverlening en informatievoorziening, specifieke wensen op dit terrein, de wettelijke verplichtingen en naar de huidige situatie. Op basis van de verkregen input wordt gezamenlijk een realistisch ambitieniveau bepaald. Dit ambitieniveau is vervolgens het vertrekpunt om – aan de hand de vier aandachtsgebieden – de impact in kaart te brengen.
De processen vormen de basis van de impactanalyse. De Woo heeft betrekking op 11 informatiecategorieën en de onderliggende werkprocessen. We inventariseren de huidige situatie, kijken naar de mogelijkheden om te optimaliseren en doen een voorstel waarbij actieve publicatie (inclusief anonimiseren) wordt ingebed in het betreffende proces.
ICT & informatievoorziening is een belangrijk onderdeel om tot een goede implementatie te komen. Hierbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar het proces-/zaakgericht werken, anonimiseren van gegevens en koppelen met het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Daarnaast kunnen ook andere aandachtspunten worden meegenomen om de processen verder te optimaliseren zoals de inzet van elektronische handtekening en koppelingen tussen applicaties.
Bij het aandachtsgebied dienstverlening wordt gekeken naar de publicatie en communicatie aan burgers, bedrijven en media. Het is goed om als organisatie te kijken wat, op basis van het gekozen ambitieniveau, het beste past bij de organisatie en omgeving.
Tot slot betekent de Woo ook dat er binnen de cultuur van de organisatie gekeken moet worden naar de veranderingen die de wet met zich mee brengt. Het is belangrijk om de organisatie mee te nemen in de veranderingen die de wet beoogt. Een transparante overheid, waar de inwoners een gelijkwaardige informatiepositie hebben, bereikt de gemeente namelijk niet alleen met aanpassingen in de processen en ICT. De organisatie meenemen in het doel en de achterliggende gedachte van de wet, het terughoudend omgaan met het vastleggen van persoonsgegevens, het gebruik van begrijpelijke taal en training in de nieuwe werkwijze zorgen voor een beter resultaat.
Conclusie
De nieuwe Wet open overheid kan de transparantie in overheidsinformatie verbeteren en is een kans om de informatiehuishouding op orde te brengen. Dit gaat echter niet vanzelf. Het heeft weliswaar een overlap met de huidige Wet openbaarheid van bestuur, maar brengt ook significante nieuwe verplichtingen met zich mee die ervoor zorgen dat overheden zich goed moeten voorbereiden.
Meer weten?
Ondersteuning nodig bij implementatie van de Woo? Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, 06 46 66 18 71, r.duijmelinck@telengy.nl of Jacob Ubbels, 06 50 43 15 78, j.ubbels@telengy.nl.
