Het is algemeen bekend dat de komst van de Omgevingswet grote veranderopgaven met zich meebrengt, ook op het gebied van informatievoorziening en ICT. Het ruimtelijk domein bereidt zich voor op de plan- en regelsoftware, waarmee omgevingsplannen en omgevingsvisies beschikbaar worden gesteld en juridische- en toepasbare regels worden opgesteld en geannoteerd. Ondertussen gaat de VTH-keten over op nieuwe software of updatet de huidige systemen ter voorbereiding op de komst van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Naast technische uitdagingen, zoals conversies en het maken van koppelingen, merk ik in mijn omgeving dat dit ook een veranderende rol voor de functioneel beheerder met zich meebrengt. In ieder geval in het VTH-domein.

Waar een functioneel beheerder normaal gesproken inspeelt op de ontwikkelingen, behoeften en wensen vanuit gebruikers, worden deze nu opgelegd door een nieuwe wetgeving. Het inrichten van nieuwe werkprocessen, nieuwe zaaktypen, objectregistraties, het inrichten van omgevingsdossiers; als functioneel beheerder kom je op uitvoerend niveau als een van de eerste in de organisatie in aanraking met de Omgevingswet. Ik merk dat het als functioneel beheerder nuttig is om inhoudelijk goed op de hoogte te zijn van de ontwikkelingen bij de Omgevingswet. Het helpt niet alleen om de veranderingen beter te begrijpen, maar ook bij het inrichten van het systeem en ondersteunen van de gebruikers.

Veranderende processen

De Omgevingswet vergt een nieuwe manier van samenwerken waarbij participatie een belangrijke rol speelt. Daarbij dient het DSO als centraal punt waarin alle informatie voor alle betrokkenen inzichtelijk is en de samenwerking ondersteunt. Dit zorgt niet alleen voor een andere werkwijze tussen de burger en de gemeente maar ook tussen de gemeente en haar ketenpartners. Gemeenten zullen hun huidige processen aanpassen en optimaliseren t.b.v. de Omgevingswet (lees ook het artikel ‘Omgevingswetprocessen: anders inrichten?’ van collega Arjan Kloosterboer).

Uit ervaring heb ik gemerkt dat deze aangepaste processen een nuttige leidraad bieden bij het inrichten van een nieuwe applicatie. Hoe beter de processen in kaart zijn gebracht, hoe beter deze kunnen worden geïmplementeerd  en hoe beter de gebruikers uiteindelijk vanuit de applicatie worden ondersteund bij het uitvoeren van hun veranderende werkzaamheden.

De applicatie maakt de verandering zichtbaar/tastbaar

De meeste gebruikers zijn op de hoogte van de komst van de Omgevingswet. Niet iedereen is echter op de hoogte van de invloed die dit heeft op zijn/haar dagelijkse werkzaamheden. De nieuwe applicatie zal voor velen de veranderingen zichtbaar maken. Abstracte begrippen als objectregistraties en omgevingsdossiers, samenwerkingsportalen, maar ook de taken en stappen die horen bij veranderende processen komen samen en krijgen vorm in de nieuwe applicatie. Dit zorgt ervoor dat gebruikers een beter beeld krijgen van de veranderingen, maar vooral ook kunnen oefenen met de nieuwe situatie.

Aanspreekpunt van de verandering

Normaal gesproken zorgt een functioneel beheerder bij de implementatie van een nieuw systeem voor een knoppentraining en/of handleiding om de nieuwe functionaliteiten te introduceren bij de gebruikers. Het introduceren van een nieuwe applicatie gericht op de Omgevingswet brengt echter nog andere uitdagingen met zich mee. Zoals eerder aangegeven komen de veranderingen samen in een nieuwe applicatie. Het werken met omgevingsdossiers, objectregistraties en soms zelfs zaakgericht werken zullen voor velen nieuw zijn.

Als functioneel beheerder verwacht ik daardoor niet alleen vragen en onduidelijkheden gericht op de nieuwe functionaliteiten van de applicatie. Gezien de applicatie ter ondersteuning van de gebruiker dient, verwacht ik dat deze ook gericht zijn op de veranderingen die de Omgevingswet teweegbrengt. Bij het instrueren van de gebruikers zal een functioneel beheerder daar rekening mee moeten houden. Het is daarom goed om vooraf af te stemmen met o.a. projectleiders en lijnmanagers welke rol een functioneel beheerder kan spelen bij het meekrijgen van de medewerkers in deze verandering.

Functioneel beheerders kunnen bijdragen aan een positieve verandering

Natuurlijk is het meekrijgen van gebruikers in een nieuwe applicatie een onderdeel van de transitie die organisaties moeten ondergaan voor de Omgevingswet. Ik heb gemerkt dat wanneer een functioneel beheerder inhoudelijk goed op de hoogte is van de Omgevingswet dit een positieve bijdrage kan leveren aan de kwaliteit van de verandering. Een inhoudelijk sterke functioneel beheerder heeft een goed beeld wat deze veranderingen betekenen voor de werkvloer en kan dit vervolgens op een juiste manier vertalen naar de applicatie. Daarbij zorgen een goed ingerichte applicatie en geïnstrueerde gebruikers voor een stap in de juiste richting binnen deze transitie.

Meer info

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dimphy Severijnen, e-mail: d.severijnen@telengy.nl.