De techniek is er en functioneert. Iedereen ziet de toegevoegde waarde en toch komt het werken ermee maar moeizaam van de grond: de webservice van het Gemeentelijk Gegevensknooppunt, kortweg ‘GGK’.

De ontwikkelingen in het sociaal domein gaan snel. Vanaf januari 2015 hebben gemeenten en zorgaanbieders door de decentralisaties steeds meer met elkaar te maken. Een belangrijk aspect hierbij is de onderlinge gegevensuitwisseling. Natuurlijk kan deze het beste langs de digitale weg plaatsvinden. Inmiddels zijn alle gemeenten (via het webportaal) en het VECOZO (het digitale communicatiepunt voor de zorgaanbieders) aangesloten op het GGK. Hierdoor zou de digitale uitwisseling van gegevens tussen gemeenten en zorgaanbieders eigenlijk al vlekkeloos moeten verlopen.

Weerbarstige praktijk

De praktijk wijst echter anders uit. Toen in 2013 en 2014 de eerste contracten tussen gemeenten en zorgaanbieders werden voorbereid was nog niet duidelijk hoe de gegevensuitwisseling precies zou gaan lopen. In contracten werden slechts in sommige gevallen afspraken gemaakt over de wijze waarop de toekomstige gegevensuitwisseling zou gaan plaatsvinden. Gemeenten werden stevig aangespoord aan te sluiten op het webportaal van het GGK, maar bij de zorgaanbieders liep dat anders. Grote zorgaanbieders sloten aan op de voorzieningen van VECOZO, kleinere zorgaanbieders deden dat maar voor een deel. Dit had en heeft tot gevolg dat er, naast de digitale uitwisseling van gegevens via het GGK, ook nog steeds een analoge weg bestaat die een grotere kans geeft op fouten. De situatie verbetert wel. Er sluiten steeds meer zorgaanbieders, alleen of in samenwerkingsverbanden, aan op het GGK, maar ‘het systeem’ werkt nog steeds niet optimaal.

Voldoende kansen

Jammer, want met de techniek is al een volgende stap gemaakt. Naast het webportaal is er voor gemeenten nu ook de webservice van het GGK. In het webportaal moeten gegevens handmatig worden ingevoerd vanuit of worden overgenomen naar de functionele applicatie voor de Jeugd of de Wmo. De webservice van het GGK vervangt het webportaal en verbindt de functionele applicatie via de Digikoppeling direct met het GGK. Een deel van de handmatige werkzaamheden verdwijnt daarmee.

De toegevoegde waarde voor de gemeente is groot. Het proces van in- en uitvoer van gegevens en berichten verloopt volledig digitaal. De kans op fouten neemt af, waardoor de kwaliteit van de informatie toeneemt. Er wordt tevens veel tijd bespaard in het administratieve proces. De praktijk wijst echter uit dat het allemaal nog niet zo snel gaat. Gemeenten zijn voor hun gevoel nog maar net begonnen met het webportaal. Niet alle zorgaanbieders waarmee contracten zijn afgesloten zijn al aangesloten op VECOZO. De administratieve processen van gemeenten rond Wmo en Jeugd zijn nog niet optimaal ingericht. Zo zijn er nog een aantal redenen te bedenken.

Wacht niet langer

Toch pleit ik ervoor om als gemeente snel over te stappen op de webservice van het GGK. De reden is simpel: betere en snellere gegevensuitwisseling! Het handmatig bewerken via een webportaal is slechts een tussenstap. De kwaliteit van de gegevensuitwisseling neemt bij de inzet van de webservice met sprongen toe. Je bespaart veel tijd, ook als de hoeveelheid berichten gaat toenemen. Ga je je als organisatie geheel richten op het werken met het webportaal, dan wordt het voor de medewerkers alleen maar moeilijker om op korte termijn weer een wijziging in de processen door te voeren. Het is duidelijk dat er nog heel wat moet gebeuren om op een optimale wijze met de webservice van het GGK te kunnen werken. Maar nu overstappen biedt echt een toegevoegde waarde, ondanks de praktische problemen die eraan kleven.

Tip: kijk de contracten na die u met de zorgaanbieders hebt afgesloten of gaat afsluiten. Zorg ervoor dat de verplichting is (wordt) opgenomen, zodat de zorgaanbieders op 1 januari 2016 verplicht aangesloten moeten zijn op de communicatievoorziening van VECOZO. Zorg ervoor dat zij ook gebruik maken van deze voorziening voor de digitale uitwisseling van informatie met u als gemeente en belangrijker: houd hen daar ook aan!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 77 63 63 of via e-mail: e.leroi@telengy.nl.