Vooruitlopend op de afronding van het onderzoek naar 110 EGEM-i realisatieplannen trekken de e-adviseurs Peter Ruijters, Jacob Ubbels en Peter ter Telgte al de eerste voorlopige conclusies.

• Het maken en uitvoeren van een realisatieplan e-overheid vraagt nadrukkelijk om steun en focus van de top van de organisatie.
• Door het werken aan realisatieplannen binnen gemeenten is het intern opdrachtgeverschap sterk verbeterd.
• Klantsturing en het regisseren van processen zijn steeds meer de leidende thema’s bij gemeenten.
• Gemeenten werken steeds vaker samen met andere gemeenten om de e-overheid te realiseren. Kwetsbaarheid, kwaliteit en kosten zijn de belangrijkste drijfveren.
• Denken en werken onder architectuur heeft de afgelopen jaren een gigantische groei bij gemeenten laten zien. Vrijwel alle gemeenten omarmen de gemeentelijke referentiearchitectuur GEMMA.
• In het EGEM-i traject stond de planvorming centraal. In veel gemeenten is gelijktijdig uitvoering gegeven aan projecten die onderdeel uitmaken van het realisatieplan.
• De feitelijke implementatie van de realisatieplannen en de onderliggende projecten kan over het algemeen veel beter. Niet alleen gaat de uitvoering bij gemeenten niet altijd zoals gepland, ook bij de Rijksoverheid komen de bouwstenen voor de e-overheid maar beperkt beschikbaar. De komende jaren dient nadrukkelijk de uitvoering van de vele fraaie plannen centraal te staan.

De e-overheid

Toen vier jaar geleden EGEM-i startte, waren de doelstellingen aansprekend en welhaast idealistisch. Een overheid die betere dienstverlening levert aan burgers en bedrijven, efficiënter werkt, minder regels nodig heeft en niet naar de bekende weg vraagt. Een andere manier van (samen) werken en een betere inzet van ICT moesten hiervoor gaan zorgen. Dit is ‘de E-overheid’ gaan heten. Aan EGEM-i is de uitdagende opdracht gegeven om gemeenten in beweging te krijgen. Niet door zelf de uitvoering ter hand te nemen, maar door gemeenten te helpen een alomvattend realisatieplan te maken, waarin gemeenten gefaseerd maar gezwind tot de E-overheid toetreden. Zoals de Fransen momenteel aan hun vijfde republiek werken, zo zijn we in Nederland aan onze E-overheid begonnen.

Nu EGEM-i op 1-1-2010 is opgegaan in KING en stichting e-certificering – ook dat gaat overigens gefaseerd – is de vraag gelegitimeerd of deze aanpak gewerkt heeft. Wat staat er in al die realisatieplannen? Welke thema’s staan centraal? Werken gemeenten eraan? En leidt het tot resultaat? Zijn we allemaal E-overheid? EGEM-i adviseurs van Telengy hebben de voorbije periode 115 gemeenten mogen begeleiden in het EGEM-i traject. Dat heeft geleid tot haast even zoveel realisatieplannen.

Wat staat er in de EGEM-i realisatieplannen?

Er zijn verschillende typen plannen gemaakt, naargelang de ambities en de startpositie van de gemeente. Opvallend was overigens dat veel gemeenten die startpositie veel rooskleuriger inschatten dan na een analyse van de stand van zaken het geval bleek te zijn. Een beperkt aantal plannen kan getypeerd worden als multi-projectenplannen. Alle door de rijksoverheid benoemde projecten –aangeduid als e-overheidsvoorzieningen-  zijn op een rij gezet, in prioriteit, doorlooptijd, en investering. Voldoen aan de wettelijke eisen is veelal de drijfveer van deze plannen. Als grootste risico is veelal de beschikbaarheid van capaciteit en de focus op de projecten genoemd.

Een iets groter aantal plannen kan getypeerd worden als beheersingsplannen. Hierin zijn eveneens de e-overheidsvoorzieningen vertaald naar een lokale aanpak; wat eraan is toegevoegd, is de borging. Er is aandacht voor de structurele effecten van de projectresultaten zoals gegevensbeheer, beheer van de informatie op de website, het verwerken van digitale aanvragen. Door gebruik te maken van de plateauplanning die EGEM-i heeft ontwikkeld, sluiten deze plannen vaak nauw aan op de bedrijfsvoering van de gemeente. Juridische, financiële, personele aspecten zijn uitgewerkt in de plannen en er is aandacht voor draagvlak, vaak via een veranderaanpak. Als grootste risico is veelal ook draagvlak en betrokkenheid genoemd; als maatregel hierop de inzet van communicatiemiddelen. Het grootste deel van de plannen neemt de eigen ambities op het gebied van dienstverlening als doelstelling, en benut de e-overheidsvoorzieningen als instrument om die doelen te bereiken. Vaak komen die ambities uit raads- en collegeprogramma’s: dienstverlening en de e-overheid is steeds meer een politiek relevant thema gebleken. In veel van deze plannen is een bestaande, of in het EGEM-i traject geformuleerde visie op dienstverlening opgenomen.

Het realisatieplan biedt een doorkijk op de gewenste dienstverlening, de daarvoor gevraagde organisatieontwikkeling en de investering in e-overheidsvoorzieningen en andere instrumenten om die ontwikkeling tot stand te brengen. In sommige plannen is daarbij ook aandacht voor de beheersmatige aspecten; andere plannen zijn beperkt tot een beschrijving van de invoeringsprojecten. Als voornaamste risico voor deze plannen is vaak het realiteitsgehalte van de ambitie genoemd, alsmede de ‘mens’-factor: het invoeren van ICT heeft alleen zin als medewerkers er gebruik van willen en kunnen maken. Het is een verkeerde gedachte om een hiërarchie in de typen plannen aan te brengen, of er conclusies van ‘goed’ of ‘slecht’ aan te hangen. Waar het om draait is of het een passend plan is, dat uitgevoerd wordt, en dat tot de gewenste resultaten leidt: een onomkeerbare impuls geven aan de E-overheid.