Het is al eens eerder geprobeerd. Een ERP-oplossing inzetten als basis voor de ondersteuning van de gemeentelijke bedrijfsvoeringsprocessen. Het voordeel lijkt evident. Je koopt één applicatie, waarin je de belangrijkste bedrijfsvoeringsprocessen onderbrengt en vooral ook integreert. 

Ergernis

Neem financiën en human resource management bijvoorbeeld. In elke organisatie, maar zeker  in een gemeentelijke, moet een deel van de informatie uit de human resource management applicatie op regelmatige basis worden doorgesluisd naar de financiële applicatie.
De begroting, journaalposten, de formatiegegevens, maandelijkse uitgaven, maar bijvoorbeeld ook financiële informatie over inhuur van externen. Al deze informatie moet vanuit de human resource management applicatie worden verwerkt in de financiële applicatie. In omgekeerde richting wil human resource management regelmatig inzicht hebben in de financiële stand van zaken. Misschien wat minder frequent, maar een manager of bestuurder zit meestal niet te wachten op weken zonder antwoord.  

De praktijk leert dat bij deze onderlinge gegevensuitwisseling vooral veel met koppelingen en kloppelingen (handmatig overnemen van gegevens) wordt gewerkt. Niet echt modern. En vooral ook niet efficiënt. Grappige is, dat iedereen zich er aan ergert en vindt dat het anders moet. Maar hoe pak je dat aan?  

Een ERP-oplossing?

Een oplossing die integraal en breed kan worden ingezet? Niet alleen voor financiën en human resource management, maar bijvoorbeeld ook voor contractbeheer, relatiebeheer of projectbeheer. Allemaal onderwerpen die je bij gemeenten in meerdere vormen en applicaties tegenkomt. Maar niet geïntegreerd. En als je wat dieper kijkt, dan zie je dat de gemeenten die voor een ERP-oplossing hebben gekozen, nog steeds moeite hebben om de stap maken naar een verdere integratie. Dat zal deels komen door de complexiteit van het samen met bijvoorbeeld de afdeling human resource management op de rails zetten van de behoeften (eisen en wensen). Deze behoeften liggen op inhoudelijk vlak ver uiteen. Misschien zit er ook een gebrek aan durf bij. Mensen zijn niet altijd blij met veranderingen. Zeker niet als er ook expertise van buiten de afdeling mee gaat praten over de ‘eigen’ applicatie. 

Sturingsinformatie

Financiën is meestal de motor voor de inzet van een ERP-oplossing, maar de stappen daarna zijn blijkbaar moeilijk te zetten. De integratiebehoefte ligt vooral op het vlak van het uitwisselen van gegevens. Vanuit het oogpunt van management is juist het uitwisselen van deze gegevens een belangrijke bron bij het sturing geven aan de dagelijkse bedrijfsvoering. En dat wordt nog wel eens vergeten bij het aanbesteden van belangrijke applicaties zoals voor human resource management en financiën.
Financieel zal het aanschaffen van een ERP-oplossing voor een gemeente wellicht niet heel veel voordeel opleveren. Maar voor het uitwisselen van gegevens en de integratie van processen zeker. Gelukkig zijn er steeds meer leveranciers die inzien dat gemeenten met integrale oplossingen voor belangrijke bedrijfsprocessen stappen vooruit kunnen zetten. Nu de gemeenten zelf nog. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi via info@telengy.nl of 040 290 12 12.