Europees aanbesteden gaat om vertrouwen. Vertrouwen in elkaar, de proceduredoorloop, maar vooral het vertrouwen in het kunnen realiseren van de beoogde doelstelling en resultaat. Ook bij inschrijvende leveranciers moet dat vertrouwen er zijn. Wanneer de opdracht aan een andere partij gegund wordt, moet de inschrijver op de aanbestedende dienst kunnen vertrouwen dat zij dit doet op basis van de juiste afwegingen. Om deze vertrouwensbasis te kunnen krijgen is slechts één ding van belang: het stellen van de juiste vragen!

Bewustwording

De juiste kennis over de procedure van Europees aanbesteden, de inkoopmaterie, ICT-concepten en het managen van verwachtingen (intern én extern) zijn slechts een aantal randvoorwaarden voor een correcte aanbesteding. Goed Europees aanbesteden wordt bepaald door een heldere vraagstelling. Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, geeft aan: “Opdrachtgevers worden door mij bewust gemaakt dat de aanbestedende dienst de best passende oplossing kiest uit de aanbiedingen die door de markt worden aangeboden, op basis van het door de aanbestedende dienst zélf gemaakte bestek, of beter gezegd: de boodschap met de vraag aan de markt.”

Leren van elkaar

Leveranciers investeren naar aanleiding van deze uitvraag meestal tienduizenden euro’s aan uren voor het maken van een passende offerte. Een goede aanbesteding gaat dus niet alleen over het volgen van de juiste aanbestedingsregels en -procedures, maar vooral ook over de juiste marktuitvraag. Leveranciers moeten de kans krijgen om vragen te stellen. Niet alleen na het publiceren van het bestek vragen mogen stellen via een Nota Van Inlichtingen, maar ook vooraf tijdens een uitgebreide marktconsultatie. De marktconsultatie maakt het mogelijk dat de gemeente en leveranciers van elkaar leren. Wat we van elkaar geleerd hebben kan gebruikt worden in de uitvraag/het bestek, zodat dit later door de markt wordt verwerkt in de best passende aanbieding. Bij een goede vraag spitsen de aanbiedingen zich toe op de wensen en de eisen, maar bovenal de doelstellingen die beoogd worden. Alleen op basis van de juiste vraag kan de aanbestedende dienst de oplossing die zij voor ogen had afnemen en implementeren.

Missie geslaagd

“Wanneer ik een opdracht voor Europees aanbesteden op me neem, heb ik vertrouwen in de doelstellingen, het gedachtengoed en de aanpak van de klant. Als adviseur geef ik de gemeente al in het kennismakingsgesprek aan dat zij, en niet ik, uiteindelijk de keuze voor de beste oplossing moet maken. Mijn rol is om het proces met mijn kennis en ervaring te begeleiden en daarmee het optimale (lees: gewenste) resultaat te behalen. Door samen met de aanbestedende dienst voldoende tijd te nemen om goed voorbereid te zijn, marktinformatie te verzamelen en te bespreken, functioneel en niet technisch de uitvraag aan de markt te doen en als ‘advocaat van de duivel’ (lees: marktpartij) op te treden, leert de praktijk dat de gemeente de juiste oplossing aankoopt en succesvol implementeert.” De missie is geslaagd wanneer de aanbestedende dienst de afgewezen inschrijvers (die veelal een grote inspanning hebben geleverd) kan uitleggen waarom hun concurrent een beter passende oplossing heeft aangeboden. Dit laatste kan alleen als de vraag vooraf voor iedereen duidelijk is. Een zorgeloze gunning zonder nasleep is dan het resultaat.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06-21812902 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.