Eind 2016 heeft de gemeente Overbetuwe haar informatiebeleid vastgesteld voor de periode 2017-2020 (is te vinden op www.vngpraktijkvoorbeelden.nl). Dit beleid is gericht op de doorontwikkeling van de gemeentelijke informatiearchitectuur, op het leggen van een fundament voor de realisatie van de organisatiebrede ambities en op de aansluiting op de landelijke digitale agenda. Als basis dienen vijf ontwikkelthema’s, die aansluiten op de thema’s van het beleidsplan over de periode 2013-2017. In het informatiebeleid is afgesproken om elk jaar een jaarplan op te stellen met de projecten die bijdragen aan dit beleid. De verantwoordelijkheid voor het informatiebeleid en de bijbehorende uitvoeringsagenda ligt bij de informatiemanager.

Echter, begin 2017 vertrok deze informatiemanager naar een andere organisatie en is de gemeente Overbetuwe direct begonnen met het werven van een nieuwe informatiemanager. Die zoektocht leverde in 2017 geen geschikte kandidaat op. Om de reeds in gang gezette ontwikkelingen niet stil te laten vallen, heeft de gemeente Overbetuwe de hulp ingeroepen van Telengy-adviseur Harrie Dahlmans.

Focus op implementatie

Allereerst is Harrie direct in gesprek gegaan met de functioneel beheerders, de coördinatoren van de domeinen ICT, DIV en Geo-informatie en de i-adviseurs. Samen hebben ze een uitvoeringsplan voor het jaar 2018 opgesteld en zijn de bijbehorende capaciteitsvraag en financiën in beeld gebracht. Bijzondere aandacht kreeg in dit plan het project zaakgericht werken. Harrie heeft daarbij meer aandacht gevraagd voor de organisatorische aspecten van de implementatie van het zaakgericht werken. Daarvoor zijn gesprekken gevoerd met alle teammanagers en is gekeken naar de implicaties van het zaakgericht werken voor de betreffende teams. Dat heeft geleid tot een herziene implementatiestrategie, waarbij de teams nauwer zullen worden betrokken bij de uitrol van het zaakgericht werken en de wijze waarop de inrichting van het zaaksysteem zal plaats vinden.

ICT-samenwerking

Daarnaast werkt de gemeente Overbetuwe op regionaal niveau samen met de buurgemeente Lingewaard. Ook op het gebied van de ICT werd al geruime tijd gesproken over de mogelijkheden voor een mogelijke samenwerking. Om te komen tot een besluit hierover, is door de teammanager Informatievoorziening en de informatiemanagers van beide organisaties een advies opgesteld waarin zij aangaven welke informatie nog ontbreekt voor de besluitvorming en hoe deze kan worden verzameld. Dit advies is door de beide colleges overgenomen en de uitvoering hiervan is inmiddels gestart.

Werving informatiemanager

Een ander onderdeel van de opdracht was de ondersteuning bij de werving van een nieuwe informatiemanager. Samen met de teammanager Advies, Dries Ewalds, is de functiebeschrijving nog een keer kritisch onder de loep genomen en is het profiel op een aantal punten aangescherpt. Zo krijgt de informatiemanager meer verantwoordelijkheid maar ook bijbehorende bevoegdheden, zoals het functioneel aansturen van de functioneel beheerders. De informatiemanager legt daarbij rechtstreeks verantwoording af aan de directeur Bedrijfsvoering. De werving was nu wel succesvol, de functie van informatiemanager is inmiddels ingevuld.

Harrie heeft op 1 mei 2018 het stokje dan ook overgedragen aan de nieuwe informatiemanager. Wel blijft Harrie komend half jaar een dag per week beschikbaar voor de ondersteuning van de informatiemanager en het ondersteunen van projectmatig werken.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Harrie Dahlmans, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 81 42 95 16 of via e-mail: h.dahlmans@telengy.nl.