Functioneel beheer is cruciaal voor goede bedrijfsvoering in een organisatie. Gemeenten gebruiken vaak minimaal enkele honderden verschillende applicaties. Hoe organiseer je het beheer hiervan nu slim? En welke mogelijkheden heb je hierin? In dit artikel zetten we de smaken op een rij. Plus een voorbeeld van gemeenten in het land die het (steeds meer) centraal organiseren. 

1. Als neventaak

Je kunt het functioneel beheer van een applicatie als neventaak bij een medewerker van een afdeling beleggen. Dit is vaak iemand die er zelf ook mee werkt en er toevallig erg handig mee is: en dus dé aangewezen persoon.   

2. Als primaire taak bij individuen

Een fulltime functioneel beheerder zit bij een gemeente vaak gepositioneerd in het team informatiemanagement of I&A. Zo’n functioneel beheerder kan één specifiek pakket beheren, of meerdere naast elkaar. Dit is afhankelijk van de grootte van de gemeente en de complexiteit van de applicatie. 

3. Inhuren

Je kunt ook een trainee of consultant inhuren als je capaciteit te kort komt op het gebied van functioneel beheer. Er zijn veel bureaus in de markt die hier op kunnen inspringen. Of je zoekt misschien juist een expert met jarenlange ervaring en kennis die in sommige situaties kan bijspringen. 

4. Uitbesteden

Je kunt ervoor kiezen om het functioneel beheer uit te besteden aan een partij die gespecialiseerd is en veel kennis heeft van het pakket. Dit is wel op afstand: zij hebben dan vaak een support desk waar je met vragen terecht kunt. Je betaalt een vast bedrag en bent ontzorgd voor het functioneel beheer.

5. Als primaire taak van een team

Bij grotere gemeenten of een samenwerking van kleinere gemeenten, kun je een team vormen van functioneel beheerders. Zij kunnen onderling kennis uitwisselen, op bepaalde vakgebieden of applicaties gaan specialiseren/professionaliseren, werkvoorraad verdelen en elkaar vervangen bij verlof.  

Slim organiseren

Geen van bovenstaande smaken zijn fout. Het is wel belangrijk om per applicatie af te wegen welke smaak het beste past. De volgende vragen helpen hierbij: 

• Tijdelijkheid: is het beheer van de applicatie tijdelijk of structureel nodig?  
• Capaciteit: hoeveel tijd gaat er zitten in het beheren van de applicatie? 
• Complexiteit: hoe complex is de applicatie? 
• Nabijheid: hoe belangrijk is het voor gebruikers van deze applicatie dat de functioneel beheerder nabij is (om mee te kijken of denken)? 
• Urgentie/prioriteit: hoe hoog is de impact op kritische processen voor de dienstverlening of bedrijfsvoering als de applicatie tijdelijk uitvalt?

Als het functioneel beheer van de applicatie relatief makkelijk is en niet veel werk kost, dan is het prima om dit te beleggen bij een medewerker als neventaak. Nabijheid is bij smaak 1 ook mooi geborgd, waar smaak 4 juist direct op zou afvallen. Als functioneel beheer slechts voor een tijdelijke periode nodig is, dan is inhuren geen gekke keuze. Bij een hele complexe applicatie, waarbij het misschien wel enkele jaren duurt voordat er voldoende kennis is opgebouwd, dan zijn smaken 3, 4 en 5 de betere smaken. Zorg dat je het functioneel beheer in ieder geval goed borgt bij applicaties met een hoge urgentie/prioriteit, bijvoorbeeld door het de primaire taak van een team te maken. Gezien de hoeveelheid aan applicaties in een gemeente, leidt uiteindelijk een combinatie van verschillende smaken waarschijnlijk tot het beste resultaat.  

Waarom centraal organiseren? (smaak 5)

Het functioneel beheer bij de overheid wordt de afgelopen jaren steeds verder ontwikkeld. Naar de toekomst toe zal dit nog veel meer worden (ook voor andere informatiefuncties). De rol van functioneel beheer als ‘intermediair’ wordt steeds belangrijker naarmate de scheiding tussen de inhoud en techniek verder uit elkaar komt te liggen (Eric Leroi, 2021). Nu is de functioneel beheerder vaak nog gericht op het beheren van een applicatie, maar in de toekomst komt meer aandacht voor het borgen van de continuïteit en optimaliseren van het totale proces (Arno van Waesberghe, 2019). Zo is er steeds meer behoefte aan een inhoudelijk sterk functioneel beheerder die kan bijdragen aan positieve verandering (Dimphy Severijnen, 2020). Door functioneel beheer centraal te organiseren kun je deze ontwikkeling optimaal ondersteunen en faciliteren. Er is een aantal gemeenten die hier al mee bezig is. Een voorbeeld is de GHO-samenwerking.  

Centraal functioneel beheer in GHO-samenwerking

Gemeenten Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk zijn drie autonome Brabantse gemeenten die met hun ICT zijn aangesloten bij Equalit (shared service center). De GHO-gemeenten werken op verschillende gebieden samen, waaronder informatiemanagement. Het functioneel beheer lag eerst nog bij alle drie gemeenten apart. Maar omdat het applicatielandschap door de jaren steeds gelijker is getrokken, zijn de gemeenten vorig jaar gestart met het vormen van één centraal functioneel beheerteam. Uiteraard met het doel om als kleine gemeenten minder kwetsbaar te zijn, maar vooral ook om te professionaliseren en informatiemanagement naar een hoger niveau te tillen. De eerste stappen waren vooral praktisch: toegang regelen tot elkaars systemen, een plek waar meldingen centraal binnenkomen, elkaar beter leren kennen en zichtbaarheid op de drie locaties organiseren. Voor diverse grote applicaties zoals Suite4SociaalDomein, Centric Leefomgeving, Key2Financiën en iBurgerzaken zijn deze stappen gezet. Inmiddels begint het ook steeds inhoudelijker te worden. De verschillen in processen worden steeds duidelijker. Waardoor functioneel beheer zich afvraagt hoe om te gaan met kansen die zij zien om processen meer te uniformiseren. Of juist vanuit nieuwe technologie verbeteringen door te voeren. Mooie stappen zijn gezet en er zijn ook nog heel veel plannen! 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, via tel. nr. 06 33 13 75 05 of via e-mail: s.mol@telengy.nl.