Gemeente ’s-Hertogenbosch hanteert onderscheidende aanpak

Er is veel gepubliceerd over gegevensmanagement, zie o.a. onze publicatie. In deze publicatie zijn verschillende aanpakken genoemd vanuit de invalshoeken organisatie, proces, thema of stapsgewijs. Gemeente ’s-Hertogenbosch is erin geslaagd om een integrale benadering te hanteren die recht doet aan alle invalshoeken. Dat is tamelijk onderscheidend als we naar de praktijk van veel organisaties kijken.

Programmamanager Pieter Vermeij geeft aan:

“In 2014 is het programma Basis- en kernregistraties gestart met als doel om concernbreed en in samenhang te sturen op het beheer en de ontwikkeling van het stelsel van basis- en kernregistraties zodat we ze nuttig en efficiënt gebruiken.”

Behaalde resultaten

“Resultaten die behaald zijn:

• Het gegevensmanagement is organisatorisch verankerd op managementniveau.
• Rollen/verantwoordelijkheden en kwaliteitsnormen zijn vastgesteld en deels operationeel.
• Bewustzijn, kennis en vaardigheden bij medewerkers stijgt steeds meer.
• En het aanwezige instrumentarium draagt bij aan:
• verbinding met architectuurprincipes en processen;
• geclassificeerde data;
• transparantie van bereikte kwaliteit.

Er is een kernteam van kwaliteitsmedewerkers per basisregistratie, waaraan de gegevensarchitect en gegevensregisseur toegevoegd worden om zo ook het geheel in samenhang (het stelsel) te besturen.

BIT-traject

Een specifieke aanpak is het zogenoemde BIT-traject. Dit is een kwaliteitsdoorlichting per basisregistratie dat gestart wordt om de kwaliteit op een hoger plan te brengen. Het is een succesvolle aanpak gebleken om de volgende resultaten te bereiken:

• Data op orde.
• Kwaliteit geborgd in proces.
• Transparantie van resultaten in portal en rapportage.

Deze aanpak speelt ook in op de beweging naar zelfaudits en ENSIA.

Het programma werkt het komende jaar nog door aan transitie naar de lijn om de verbinding met strategische business-doelstellingen te maken.”

Review op aanpak

Telengy-adviseur Dirk Moree heeft op verzoek van de gemeente ’s-Hertogenbosch de aanpak van het gegevensmanagement gereviewd en constateert: “Kijkend naar mijn ervaringen bij andere gemeenten loopt ’s-Hertogenbosch voorop met deze integrale aanpak. De elementen waarop regie gevoerd wordt en hoe daarop gestuurd wordt is compact en solide gedefinieerd. Ik heb slechts enkele suggesties gedaan die de grenzen opzoeken van waar men nog zou kunnen verbeteren. Zo zou het instrumentarium doorontwikkeld kunnen worden door bijvoorbeeld de terugmeld-webservices vanuit applicaties te implementeren. Logius biedt deze functionaliteit aan maar uiteraard moeten daar ook softwareleveranciers klaar voor zijn. Waar andere gemeenten ook mee bezig zijn, is het verbinden van de gegevenscatalogus met de informatie rond dienstverlening zodat voor medewerkers en ketenpartners inzichtelijk is welke gegevens voor welke processen beschikbaar zijn in welke systemen. Op die manier wordt het verplicht gebruik goed gefaciliteerd. Ook een mogelijke verbinding van de eigen gegevenscatalogus met de landelijke Stelselcatalogus is een onderzoek waard. Vanuit VNG Realisatie is daar ook belangstelling voor. Verder heb ik ook nog de suggestie gedaan om te onderzoeken of de kwaliteitskosten in verhouding staan tot de verwachte kwaliteit bij inwoners en ondernemers, en het managen van informatieveiligheidsrisico’s. Dat is voor blijvende legitimatie naar het management wel van belang. Ook permanent onderzoek naar de toepassingsmogelijkheden van technologische innovaties zoals geautomatiseerde signalering en data-science levert een bijdrage aan zowel kwaliteitsborging maar ook kostenbeheersing.”

Gemeente ’s-Hertogenbosch gaat met deze suggesties weer verder aan de slag.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dirk Moree, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 52 04 31 45 of via e-mail: d.moree@telengy.nl.