Hoe zorg je ervoor dat je ICT-infrastructuur modern, veilig en toekomstvast is en blijft. Dat is de vraag waar de gemeente Hulst in 2018 voor stond. Haar eigen ICT-infrastructuur was afgeschreven en dit was het moment om een aantal mogelijke vervolgscenario’s te bekijken. Een flinke uitdaging voor Marty Poppe, Coördinator ICT bij de gemeente Hulst. Met ondersteuning van Telengy-adviseur Harrie Dahlmans is een aantal scenario’s uitgewerkt, van ‘Alles in huis blijven doen’ tot ‘Volledige ontzorging’ en beoordeeld op aspecten als toekomstbestendigheid, robuustheid, veiligheid, kwaliteit, geld en kwetsbaarheid. Een intensief traject waarbij uiteindelijk werd gekozen voor een ontzorgingsscenario, waarbij de nieuwe ICT-infrastructuur en het beheer daarop ‘als dienst’ zal worden afgenomen bij een marktpartij, en het functioneel beheer bij de gemeente blijft.

Marktconsultatie

Dit scenario is uitgewerkt in een concept Programma van Eisen (PvE) en een concept aanpak. In een marktconsultatie is het PvE en de aanbestedings- en selectieaanpak getoetst bij een aantal marktpartijen. Die marktconsultatie heeft de gemeente Hulst erg geholpen bij het opstellen van de uiteindelijke selectieleidraad en de aanbestedingsprocedure. Inhoudelijk werd in het bijzonder aandacht besteed aan de wens van de gemeente Hulst om alle werkplekken als virtuele werkplek aan te kunnen bieden aan de gebruikers. Vooral voor de CAD-gebruikers zou dit betekenen dat zij geen gebruik meer gaan maken van dedicated werkstations. In het kader van volledige ontzorging wilde de gemeente Hulst ook dat de Oracle-licenties onderdeel zouden uitmaken van de aangeboden dienst. Uiteraard passend binnen het licentiebeleid van Oracle. Een ander belangrijk onderdeel van de marktconsultatie ging over de integratie en (on)mogelijkheden van Office365 binnen de nieuwe ICT-omgeving. De marktconsultatie heeft ervoor gezorgd dat de CAD-virtualisatie, Oracle als een dienst en integratie met Office365 onderdeel zijn geworden van de uiteindelijke uitvraag.

Alle partijen gaven aan dat een niet-openbare Europese aanbesteding de voorkeur heeft ten aanzien van een openbare aanbesteding. Die wens heeft de gemeente Hulst overgenomen. In de marktconsultatie is ook het beoogde plafondbedrag van de gemeente Hulst besproken en de reacties daarop gaven de gemeente Hulst het vertrouwen dat dit plafondbedrag geen belemmering zou zijn voor een geslaagde aanbesteding.

Aanbestedingstraject

Op basis van de informatie uit de marktconsultatie is de gemeente Hulst gestart met een niet-openbare Europese aanbesteding. In de selectiefase werden uiteindelijk vijf partijen geselecteerd die door konden naar de gunningsfase. Dat heeft uiteindelijk geleid tot vier aanbiedingen, die allen voldeden aan de gestelde eisen. Daarmee kon de gemeente Hulst spreken van een geslaagd aanbestedingstraject en kon eind 2019 worden overgegaan naar de daadwerkelijke opdrachtverlening. “De marktconsultatie heeft aangetoond dat de uitvraag aansloot op het aanbod vanuit de markt en is daarmee van grote toegevoegde waarde geweest om de aanbesteding succesvol te doorlopen.”, aldus Marty Poppe. De levering is gegund aan Provide Managed Services. Kort na opdrachtverlening is het beheer van de verouderde omgeving overgenomen door de leverancier en werd er gestart met de transitie naar de nieuwe omgeving.

COVID-19

Toen in maart 2020 in de hele wereld het COVID-19 virus toesloeg kreeg ook het outsourcingtraject in Hulst te maken met bijzondere condities en voorwaarden. Allereerst werd het personeel van Hulst gevraagd om vanaf thuis te gaan werken. Versneld moesten allerlei aanvullende functionaliteiten voor o.a. video vergaderen beschikbaar worden gesteld om de dienstverlening en bedrijfsvoering van de gemeente Hulst op peil te houden. Door de complete lockdown in België was de gemeente Hulst niet meer bereikbaar via Antwerpen en moesten bezoekers aan Hulst via de Westerscheldetunnel in Terneuzen. Voor alle acties op locatie moesten alternatieve oplossingen worden gezocht. Dat gold vooral voor de vervanging van enkele lokale netwerkcomponenten en voor het aanpassen van de thin laptops van de gebruikers.

In deze periode is de nieuwe omgeving opgebouwd door de leverancier en heeft Hulst die omgeving getest. Omdat de meeste medewerkers thuis werkten konden instructies en opleidingen niet fysiek op kantoor plaats vinden. Er is toen gekozen voor een on-line roadshow, waar de medewerkers via MS-Teams aan deel konden nemen. Dit tot grote tevredenheid bij de gebruikers.

Afronding en vervolg

Het outsourcingsproject is nu afgerond en de komende tijd komt voor de gemeente Hulst de aandacht te liggen op de verdere professionalisering van de eigen Servicedesk ICT, die de eerstelijns ondersteuning richting gebruikers gaat oppakken en de afhandeling van de incidenten bewaakt. Harrie Dahlmans: “De inrichting van de beheerprocessen van de leverancier Provide Managed Services gebruiken we als vertrekpunt voor de inrichting van de Servicedesk-processen, zoals incidentbeheer en wijzigingsbeheer. Zo willen we snel de samenwerking tussen beide partijen operationeel krijgen.”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Harrie Dahlmans, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 81 42 95 16 of via e-mail: h.dahlmans@telengy.nl.