Gemeente Stein is in 2014 een traject gestart om organisatiebreed zaakgericht en digitaal te gaan werken. De gemeente verkeerde in zwaar weer, kreeg ‘code rood’ in een Berenschot rapport, en een transitietraject werd ingezet om het tij te keren. Digitaal en zaakgericht werken werd onderdeel van de transitie, met als voornaamste doel weer grip te krijgen op zaken.

De impact van digitaal en zaakgericht werken voor de organisatie is groot; het betekent een andere manier van werken voor bijna alle medewerkers, van DIV tot de beleidsafdelingen. De ervaring leert echter dat het voortraject -het leggen van alle technische koppelingen- nogal wat tijd en moeite kan kosten. Derhalve hebben we de organisatie nog ‘even met rust gelaten’, …en dat was maar goed ook.

Om een toekomstvaste omgeving neer te zetten is gekozen om te koppelen via de ‘koninklijke weg’, oftewel volgens de KING-standaarden. De gegevens- en documentoverdracht zal plaatsvinden via de nieuwe Zaak-DMS koppeling en de al even nieuwe standaard documentcreatieservices. Daarmee is in theorie een prachtige architectuur gecreëerd tussen het zaaksysteem (CZA van leverancier PinkRoccade Local Government), het DMS (iDocuments van PinkRoccade Local Government), het sjablonenpakket (Smartdocuments) en de taakspecifieke applicatie voor vergunningen (Squit XO van Roxit). Net als de situatie bij de gemeente Best van vorig jaar leert de praktijk ons dat, ook al conformeren de leveranciers zich aan de standaard uitwisselingsformaten (StUF) die door KING zijn opgesteld,  de ‘interpretatieverschillen’ tussen de koppelvlakken ertoe kunnen leiden dat de gegevensuitwisseling niet altijd goed verloopt. Juist die geautomatiseerde overdracht tussen applicaties moet de gewenste efficiencyverbetering brengen en de grip op zaken vergroten.

Ook reden voor de gemeente Stein om eind 2014 de steun van KING te vragen bij het werkend krijgen van de koppelvlakken en mee te doen aan de Winstpakker Documentcreatie. Hierin is KING samen met de gemeente en de leveranciers om de tafel gegaan en is gekeken wat in de praktijk nodig is om de gewenste gegevensuitwisseling mogelijk te maken. Onlangs was het zover en is de praktijkbeproeving voor beide leveranciers (PinkRoccade Local Government en Smartdocuments) in deze combinatie geslaagd. Met deze koppeling worden gegevens die door de gemeente vastgelegd zijn, in de zaakapplicatie automatisch doorgegeven aan de sjablonenapplicatie voor het maken van het document. Dit werkt efficiënt, en de foutenkans neemt af. Doorontwikkeling op deze standaard is wat de gemeente Stein betreft gewenst, want men wil ook graag dat de wijzigingen gecontroleerd plaatsvinden.

In het speelveld tussen de verschillende leveranciers, de wensen van de gemeente en de standaarden van KING, fungeert Telengy-adviseur Monique Verbeeten als regisseur c.q. coördinator tussen de leveranciers en de gemeente, sturend op realisatie van de juiste omgeving. Daarbij steeds het eindresultaat voor ogen houdend; digitaal en zaakgericht werken, grip op zaken, volgens de standaard architectuur.

Eind juli wil de gemeente Stein operationeel zijn met het organisatiebreed digitaal en zaakgericht werken. De technische fase is nu grotendeels afgerond, de laatste puntjes op de i worden gezet met betrekking tot de inrichting van de processen. Er wordt gestart met één generiek proces voor bijna alle zaaktypes, aangevuld met contracten en het bestuurlijke besluitvormingsproces. Alle aandacht gaat nu uit naar de verandering voor de organisatie. Je zou het bijna vergeten…

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl.