De Brabantse gemeente Vught (ca. 26.000 inwoners) heeft zich de afgelopen tijd beziggehouden met de vraag: “Gaan we de regie nemen en de ICT uitbesteden naar de Cloud, of blijven we onze ICT zelf beheren?” Telengy-adviseur Frank Huijbregts heeft de gemeente begeleid bij de beantwoording van die vraag. We spreken met Bob Appeldooren en Emiel van Seyen, respectievelijk Coördinator Informatievoorziening en Projectleider outsourcing ICT bij de gemeente Vught, over de koers van de gemeente, de gemaakte keuzes in de afgelopen periode en de impact daarvan op de gemeentelijke organisatie.

Visie vertaald naar de praktijk

In het visiedocument Integrale Informatievoorziening 2014-2018 staat vermeld dat de gemeente Vught nieuwe technologieën wil inzetten om haar kwetsbaarheid als kleine gemeente te beperken. Het zelf verrichten van ICT-beheertaken is over het algemeen minder efficiënt. Daarom is het essentieel om te transformeren van een overwegend uitvoerende organisatie naar een regieorganisatie. Hieruit volgde de opdracht om met een werkgroep verschillende scenario’s te onderzoeken en een businesscase te bouwen voor een overstap naar de Cloud. Bob Appeldooren: “De urgentie om onze ICT naar de Cloud te brengen was er niet, behalve dat de spullen vervangen moesten worden omdat ze economisch en technisch waren afgeschreven. Op basis van het visiedocument hebben we onszelf afgevraagd: zijn we als gemeente, met het omarmen van Cloud computing, in staat om de regierol te pakken en wat betekent dat?”

Aanloopfase

De gemeente Vught had bij de start van het traject twee fulltime systeembeheerders en een helpdeskmedewerkster in dienst, samen verantwoordelijk voor zo’n 230 werkplekken. Voor specialistische werkzaamheden en complexere problematiek werd gebruik gemaakt van de kennis en het advies van een ICT-leverancier. De werkgroep die onder begeleiding van Telengy aan de slag is gegaan met het uitwerken van de businesscase bestond uit systeembeheerders, applicatiebeheerders, informatieadviseurs en een afdelingsmanager. Bob Appeldooren: “Gezamenlijk is een risicoanalyse gemaakt, waaruit blijkt dat de gemeente Vught het beheer niet langer zelfstandig (en kostenefficiënt) kon blijven uitvoeren. Daarbij was een nieuwe samenwerking op het gebied van ICT met een van de buurgemeenten, of aansluiting bij een bestaande samenwerking te complex voor de periode waarin het besluit moest worden genomen.”

Aan het college is uitgelegd wat de voor- en nadelen zijn van de transitie naar de Cloud. Zij hebben ingestemd met die keuze waarna de werkgroep van start is gegaan met de marktconsultatie en voorbereidingen voor de aanbestedingsfase. De werkgroep heeft zich zorgvuldig voorbereid; wat willen leveranciers aan informatie weten en wat is dan mogelijk in de praktijk? Er zijn nog weinig (succesvolle) praktijkvoorbeelden van gemeenten met een vergelijkbare ontzorgingsvraag waarbij de volledige ICT in de Cloud is ondergebracht en het beheer en de licenties als een dienst worden geleverd.

Marktconsultatie

De marktconsultatie is uiteengezet in twee delen:

• een uitvraag aan leveranciers met betrekking tot de functionaliteit en de mate van ontzorging;
• een bezoek aan referentiegemeenten, waarbij ervaring is uitgewisseld incl. de ‘lessons learned’.

Aan een aantal leveranciers is de situatie bij de gemeente Vught geschetst. De gemeente heeft leveranciers gevraagd om een aanpak, mogelijkheden en onmogelijkheden aan te geven, waarbij zij een oplossing konden aanbieden waarmee de gemeente haar doelstellingen zou kunnen behalen. Dit zijn:

• maximale ontzorging van de gemeente;
• verbeteren van de flexibiliteit;
• vooraf voorspellen en inzichtelijk maken van kosten en deze schaalbaar maken;
• borging van de continuïteit van de gemeentelijke organisatie (minder afhankelijk van eigen capaciteit en expertise);
• faciliteren van gebruikers in tijd-, plaats- en apparaat-onafhankelijk werken;
• overdragen van verantwoordelijkheden en waar mogelijk kosten besparen.

Frank Huijbregts, ICT- en-aanbestedingsdeskundige bij Telengy, vertelt: “Een lijst met wensen en eisen van de functionaliteit is de basis waarmee we de gesprekken zijn gaan voeren met de leveranciers. Alle genodigde leveranciers gaven aan een oplossing te kunnen bieden en gaven inzicht in de te verwachte kosten.” Emiel van Seyen voegt daaraan toe: “Goede inzage in wat ICT daadwerkelijk kost is belangrijk, maar vergt wel veel tijd en nauwkeurigheid. Veel gemeenten hebben hier onvoldoende zicht op. Wij hebben dit helemaal uitgespit en berekend wat het op de lange termijn kost om alles op eigen kracht te blijven doen. Uitbesteden levert de gemeente ontzorging op: minder kwetsbaarheid, meer kwaliteit en innovatiekracht vanuit de leverancier, maar betekent ook dat je de regie moet nemen en duidelijke afspraken moet maken. De formatie systeembeheer vervalt niet maar wordt anders ingevuld, door de rol van cloudregisseur.

Daarnaast heeft de werkgroep in de keuken gekeken bij twee referentiegemeenten met als doel vast te stellen wat daadwerkelijk gerealiseerd kon worden. Deze referentiegemeenten waren positief. Daarmee kreeg de gemeente Vught opnieuw de bevestiging dat de diensten ook daadwerkelijk en op een goede manier door de markt geleverd kunnen worden.

De aanbestedingsfase

In de aanbestedingsfase is veel aandacht besteed aan het verzamelen van informatie waarmee zowel de IST-situatie als de SOLL-situatie (functionele uitvraag) gedetailleerd in kaart zijn gebracht. Er was veel animo vanuit de markt op de uitvraag. Na de twee Nota’s Van Inlichtingen bleven er uiteindelijk vier aanbiedingen over die voldeden, en is de best-passende oplossing geselecteerd op basis van de EMVI-methodiek (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). Onderdeel van de ontzorging is het leveren van licenties als een dienst. Omdat de ICT naar de Cloud gaat en het technisch beheer als dienst wordt afgenomen, is er extra aandacht uitgegaan naar aspecten als hoge beschikbaarheid, kwaliteit, een exit-strategie, informatiebeveiliging (oa. BIG-richtlijnen, meldplicht datalekken en privacy). Begin augustus heeft de definitieve gunning plaatsgevonden en deze maand is gestart met de transitie naar de Cloud. Gemeente Vught is graag een voorbeeld voor gemeenten die anno 2016 nog twijfelen of zij hun ICT nog zelf moeten beheren.

Leasons learned

Bob Appeldooren en Emiel van Seyen: “De belangrijkste lessen die we hebben geleerd uit dit traject zijn: op tijd beginnen en de organisatie nauw betrekken in het proces en de veranderingen. We zijn het meest trots op het feit dat we continu hebben vastgehouden aan de visie van de gemeente Vught. In beginsel hebben we onszelf echt afgevraagd of we alles nog zelf moeten doen, met alle ontwikkelingen die er op ons afkomen in het kader van de kwetsbaarheid en kwaliteit. We staan volledig achter onze keuze om over te stappen naar de Cloud. Frank Huijbregts heeft ons daarbij aan de hand genomen. Zijn kennis en ervaring hebben we goed kunnen gebruiken. Op sommige momenten heeft hij het gas ingetrapt, maar waar nodig heeft hij ook afgeremd. We zijn erg tevreden over zijn aanpak.”

Meer weten

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Frank Huijbregts, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 81 29 02 of via e-mail: f.huijbregts@telengy.nl.