In 2012 is gemeente Waalre getroffen door een aanslag waardoor het gemeentehuis volledig is verwoest. Na een periode van ruim vijf jaar, is het eindelijk tijd om terug te keren naar de oude locatie, waar het nieuwe multifunctionele gemeentehuis van Waalre is verrezen. De projectleiding voor de ICT is samen met Sylvia Mollen, I&A-coördinator van gemeente Waalre, uitgevoerd door Telengy-adviseur Ron van Dijck.

Multifunctioneel Huis van Waalre

Na de Europese aanbesteding voor het outsourcen van de ICT van gemeente Waalre is direct de implementatie van deze dienstverlening gestart. Dit was noodzakelijk omdat parallel aan dit project inmiddels ook was gestart met de bouw van het nieuwe multifunctionele gemeentehuis.

Het doel was om op 2 januari 2018 met alle medewerkers in het nieuwe Huis van Waalre aan de slag te gaan. Hiervoor moesten alle facetten die bij nieuwbouw van een multifunctioneel gebouw komen kijken, worden gecombineerd met nieuwe ICT- infrastructuur. In onderstaande woordwolk een overzicht van zaken die opgepakt moesten worden: 

Tijdsverloop

Om een beeld te geven van het tijdsverloop, gaan we terug naar 2016:

• mei 2016 is gestart met de voorbereidingen voor de Europese aanbesteding;
• december 2016 publicatie aanbesteding;
• mei 2017 start overeenkomst leverancier;
• september 2017 verhuizing servers en data naar nieuwe datacenter Amsterdam;
• oktober 2017 overgang van Windows 7 naar Windows 10;
• november 2017 inrichting verbindingen en wifi nieuwe gemeentehuis;
• december 2017 inrichten alle werkplekken en verhuizing op 29 december;
• 2 januari 2018 eerste werkdag nieuwe gemeentehuis;
• 3 januari 2018 open voor publiek.

Sylvia Mollen: ”Dit is een project waar we trots op mogen zijn. Er is vooraf goed nagedacht over de volgorde: eerst de ‘achterkant’ van de ICT migreren, vervolgens de complete ICT-infrastructuur van het nieuwe gemeentehuis inrichten en tot slot de ‘voorkant’: de werkplekken inrichten. Een complex project waarin samenwerking een belangrijke succesfactor was.”

Wat zijn de leerervaringen?

Door de complexiteit van het project is het afstemmen en communiceren extreem belangrijk. De complexiteit wordt mede veroorzaakt door het samenkomen van meerdere projecten, zoals nieuwbouw van het gemeentehuis, de overstap naar een nieuwe manier van werken, de overstap naar een nieuwe manier van communicatie (iedereen mobiel bellen) en de samenwerking met Veldhoven.

Wat ging goed?

Dit project is volledig volgens afspraak, binnen de planning, met de gestelde criteria en binnen budget opgeleverd. Medewerkers werken intussen naar volle tevredenheid in het nieuwe gemeentehuis en hebben zo weinig mogelijk last gehad van de complete transitie van de oude naar de nieuwe werkplekken.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ron van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 71 31 68 of via e-mail: r.v.dijck@telengy.nl.