Bij Microsoft Office 365 wordt al snel gedacht aan “die applicatie voor tekstverwerking en spreadsheets”. Het begon ooit met Office ’95, terwijl WordPerfect toen zo slecht niet was (dit voor de wat “meer ervaren” lezer). En via vele versies zijn we inmiddels aangekomen bij Office 2016. Office 365 uitsluitend toepassen als pakket voor tekstverwerking, spreadsheets, presentaties, e-mail en agenda is inderdaad goed mogelijk, maar het heeft veel meer mogelijkheden in zich.

Office 365, meer dan tekstverwerking

Office 365 is de online dienst van Microsoft; een wereldwijd product dat constant in ontwikkeling is en ook de lokale overheid veel te bieden heeft. Ultieme doel is employee empowerment: medewerkers in staat stellen om slim samen te werken en kennis te delen, zodat ze optimaal hun werk kunnen doen. Bij voorkeur tijd-, plaats-, en apparaat onafhankelijk. En niet alleen in de eigen organisatie, maar ook met andere organisaties.

De trend is inmiddels gezet 

Steeds meer gemeenten zijn van hun ‘cloud-watervrees’ af en stappen over naar een Office 365-omgeving. Inderdaad, ‘in de cloud’ en dat is ook nodig om de tijd-, plaats-, apparaat- en organisatie onafhankelijk te kunnen werken.

De adviseurs van Telengy werken er inmiddels geruime tijd mee. Zij vormen verschillende teams waarbinnen naar hartenlust kennis, ervaring en allerhande documenten worden gedeeld en uitgewisseld. Documenten worden automatisch op een centrale plaats bewaard en zijn daar beschikbaar voor iedereen. Mits geautoriseerd uiteraard. Het adagium is ‘niet mailen, maar delen’.

Document Management Systeem

Maar wacht even, voor het bewaren van documenten is toch het Document Management Systeem? Bij een slimme en doordachte inrichting van Office 365 biedt een (duur) DMS nog maar weinig toegevoegde waarde. Steeds meer mogelijkheden komen in hoog tempo beschikbaar, waardoor Office 365 zich ontwikkelt tot een compleet Document Management Systeem (mits natuurlijk archiefwaardig).

En ons zaaksysteem?

Is Office 365 te koppelen aan het zaaksysteem dat in mijn gemeente wordt gebruikt? Dit zal geen probleem (mogen) zijn, zeker nu Office 365 dé standaard wordt voor inrichting van samenwerking in teams in organisaties. En in dat kader nog een gedurfde uitspraak: is een zaaksysteem nog wel nodig als zaakgericht werken en registreren met Office 365 ook zeer goed mogelijk is?

Aan de slag met Office 365?

Het moge duidelijk zijn dat het in gebruik nemen van Office 365 een grotere impact heeft dan de overstap van Office 2010 naar Office 2013. Er moet goed nagedacht worden over inrichting, beveiliging en trainingen.

Microsoft zegt het zelf: 80% van de implementatie moet gericht zijn op de mensen, 20% op de techniek. “Het gaat immers om een gedragsverandering die de implementatie van Office 365 succesvol maakt.” Alleen dan kan uw organisatie ook echt profiteren van de mogelijkheden die het samenwerkingsplatform te bieden heeft.

Over de auteurs

Henk Albers heeft als senior-adviseur zeer ruime ervaring met de informatievoorziening in gemeenten en adviseert gemeenten op strategisch niveau. Stella Mol is projectleider implementatie Office 365 in een samenwerkingsverband van gemeenten. Lucienne Wynans werkte in het projectteam voor de implementatie van Office 365 in een grote semi-overheidsorganisatie.

Samen vormen zij de taskforce die de dienstverlening van Telengy ontwikkelt op het gebied van implementatie van Office 365.