Het inkooptraject wordt soms als lastig en tijdrovend bestempeld. Telengy komt in de praktijk regelmatig projecten tegen waarin gezocht wordt naar mogelijkheden om zonder aanbesteding in te kopen. Inmiddels heeft Telengy meer dan 100 Europese ICT-aanbestedingen begeleid. Onze ervaring leert dat een goede aanbesteding zowel inhoudelijk als financieel een beter resultaat oplevert.

Een goede voorbereiding…

De sleutel tot een kwalitatief goede aanbesteding en daarmee een goed resultaat ligt in de voorbereiding. Hiervoor is geen standaard aanpak te benoemen. Het is vooral van belang dat de organisatie ruim voldoende tijd reserveert. Wil de gemeente de kennis die in de markt aanwezig is maximaal benutten, dan is een functionele uitvraag de manier. In een functionele uitvraag beschrijft de organisatie niet wat de inschrijvers moeten aanbieden, maar juist wat de organisatie wil bereiken.

Bob Appeldooren en Emiel van Seyen van gemeente Vught:

De belangrijkste lessen die we hebben geleerd uit dit traject zijn: op tijd beginnen en de organisatie nauw betrekken in het proces en de veranderingen.

Focus op het probleem, niet de oplossing

Het gaat niet om het zo precies mogelijk beschrijven van de oplossing, maar juist om het zo goed mogelijk beschrijven van het probleem/uitdaging dat de organisatie wil aanpakken. De inschrijver heeft per slot van rekening meer kennis over zijn oplossing dan de aanvrager.

Vraag niet om een auto van een bepaald merk en type maar vraag om een oplossing waarmee je jezelf op elk gewenst moment kunt verplaatsen.

Hoe scherper het resultaat omschreven is, hoe beter de aangeboden oplossing aan de wensen zal voldoen. In het voorbeeld missen natuurlijk nog enkele specificaties. In deze vraag past een fiets maar ook een vliegtuig. Door de focus te leggen op wat de organisatie belangrijk vindt en kaders en randvoorwaarden te stellen kan gestuurd worden in de oplossing die de inschrijvers gaan bieden. In het voorbeeld zou dat kunnen betekenen:

• het aantal personen dat mee moet kunnen reizen;
• de minimale of maximale afstand die afgelegd moet worden;
• de snelheid van reizen.

De juiste inkoopadviseur

Naast een goede inhoudelijke functionele omschrijving (Programma van Eisen en Gunningscriteria) moeten meerdere inkooptechnische keuzes gemaakt worden. Dit is per aanbestedingstraject verschillend. Voor de procedure is een kundige inkoopadviseur essentieel, één die zeer goed op de hoogte is van de verschillende mogelijkheden en keuzes die de organisatie kan maken. In de praktijk constateert Telengy wanneer er een goed onderbouwde keuze voor een procedure of gunningssystematiek gemaakt dient te worden, kennis van zowel inkoop en aanbesteding als de inhoud en de markt benodigd is. Het is dus belangrijk dat de gemeente kennis van de markt tot haar beschikking heeft, weet welke potentiële inschrijvers er zijn en de aanbesteding dusdanig weet te schrijven dat de organisatie kan sturen op een goede concurrentie, met een juiste oplossing.

Maurice in de Braek, manager ICT van stichting LVO:

Door de inschrijvende partijen is later aangegeven dat zij zelden een dergelijk scherp geformuleerd programma tegenkomen.

Stevige ervaring en succesvol

Telengy heeft de laatste 10 jaar een professionele en deskundige aanpak ontwikkeld waarmee al meer dan 100 Europese ICT-aanbestedingen succesvol zijn begeleid. Met deze ervaring is Telengy de ideale vertaler tussen de ICT, organisatie en inkoper en zorgen wij dat de balans tussen kwaliteit en kosten gewaarborgd is. Dit wordt beaamd door zowel gemeenten en samenwerkingsverbanden als ook leveranciers. Een greep uit de vele aanbestedingen die Telengy succesvol heeft begeleid:

• Gemeente Vught stapt in de cloud
• Outsourcing van ICT Limburgs Voortgezet Onderwijs
• Succesvolle aanbesteding outsourcing ICT Waalre en Veldhoven
• Herindelen leidt tot aanbesteden

Telengy heeft inmiddels ruime ervaring opgedaan in het Europees aanbesteden /selecteren van ICT- gerelateerde oplossingen en dienstverlening:

• Cloud en hybride cloud oplossingen;
• Microsoft Office 365 implementaties;
• SaaS applicaties;
• Kernapplicaties (belastingen, financiële applicaties, handhaving, burgerzaken applicatie, kcc-applicaties, midoffice, zaaksystemen)
• Desktop as a Service;
• Het leveren van ICT als dienst;
• Raamovereenkomsten voor licenties en software;
• Raamovereenkomsten voor hardware;
• Telefonie oplossingen (mobiel, indoorinstallaties en beheersoftware);
• Managed services;
• GT Mobiel;
• Duurzame ICT-oplossingen.