Telengy-adviseur Ger Manders heeft afgelopen jaar bij een ICT-samenwerkingsverband een impuls gegeven aan het verbeteren van de governance van die ICT-samenwerking. Het team I&A van een middelgrote gemeente verzorgt niet alleen de ICT voor de eigen gemeente, maar ook voor vier buurgemeenten. Samen hebben de vijf gemeenten plm. 115.000 inwoners. Dat gaat al enkele jaren overwegend voldoende. Toch ontstond behoefte aan het meer expliciet zaken met elkaar regelen, om daarmee een beter fundament te krijgen voor de samenwerking in de toekomst.

Governance

De term governance wordt vaak gebruikt zonder dat er met elkaar over wordt gesproken wat we daar dan precies onder verstaan. In dit traject hebben we met elkaar de volgende omschrijving (van het ministerie van Financiën) geadopteerd: Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van een organisatie, gericht op efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden.

Governance binnen een samenwerkingsverband is vooral een werkwoord, het vraagt inspanningen van elk van de deelnemers in die samenwerking.

The profit is in the process itself

Met vertegenwoordigers (hoofden bedrijfsvoering en informatiemanagers) van elk van de vijf gemeenten is om te beginnen in kaart gebracht wat er allemaal aanwezig is ten aanzien van governance en waar vanuit elk van de deelnemers behoefte is aan verbetering. Dit is met elkaar – onder regie van Ger – vastgelegd in een verbeterplan. Dat is in maart 2020 met elkaar vastgesteld als marsroute. Dat verbeterplan omvat 22 verbeteracties, allemaal optimalisatieslagen binnen de huidige samenwerkingsconstructie. Verbeteracties, zoals het herijken van de DVO’s, afspraken maken over periodieke verantwoordingsrapportages, het kostenverdeelmodel, een RACI-tabel met daarin vastgelegd wie welke rol vervult in de governanceprocessen, eigendomsverhoudingen en aansprakelijkheden en een PDC. In het plan is aan elke verbeteractie een eigenaar gekoppeld van één van de vijf deelnemers. Vervolgens zijn we daar drie kwartalen mee aan de slag gegaan en zijn er de nodige stappen gezet. Door de deelnemers werd dit traject als ‘fraai en taai’ ervaren: er zijn goede producten opgeleverd, maar is het lastig om dit te combineren met het dagelijks werk, zeker in een tijd die door Coronamaatregelen wordt gedomineerd. In ‘opzet’ is er nu een adequaat ‘governanceinstrumentarium’ gerealiseerd. In 2021 wordt dit verder in praktijk gebracht.

Aanjager en adviseur

Ger heeft in deze opdracht nauw samen gewerkt met de door de vijf deelnemers afgevaardigde opdrachtgever. Afwisselend hebben zij de rol vervuld van aanjager, projectbewaker en adviseur, o.a. door de verschillende op te leveren documenten te reviewen en door de plm. 10 (digitale) werkbijeenkomsten voor te bereiden en daarvan verslag te doen. De toegevoegde waarde van Ger kwam met name tot uiting in zijn rol als adviseur mede dankzij zijn brede ervaring in andere samenwerkingsverbanden.

Samenwerken bestaat uiteraard niet alleen uit governance met overeenkomsten, procedures en afspraken. De relatie tussen (de vertegenwoordigers van) de deelnemers heeft ook een grote impact op een succesvolle samenwerking. Het traject om met elkaar het governancevraagstuk op te pakken heeft die relatie geïntensiveerd en is een onderdeel van de ontwikkeling.

Hoe verder?

De huidige samenwerking omvat ‘alleen’ ICT-hosting en er is geen sprake van een speciale juridische vorm van de samenwerking. De leverende gemeente heeft met elke deelnemer een aparte DVO. De volgende vraag die nu aan de orde is of de ICT-dienstverlening wordt verbreed en of de huidige organisatievorm daar de meeste geschikte voor is.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Ger Manders,
06 29 52 73 40, g.manders@telengy.nl.