Ah, die traditionele netwerkschijf. We kennen het allemaal wel. Even snel een document voor onszelf opslaan, voor de zekerheid een eigen administratie aanmaken of verschillende versies van verslagen bewaren. Het is eenvoudig en efficiënt.
Het resultaat? Een wildgroei aan structuren en eigen interpretaties van gemaakte afspraken. Wat begon als een handige tool, verandert al snel in een onoverzichtelijke wirwar van bestanden en mappen.  

Het verschil tussen een netwerkschijf en een documentmanagementsysteem (DMS) 

In de wereld van digitale opslag en documentbeheer zijn twee termen die vaak worden gebruikt: netwerkschijf en documentmanagementsysteem (DMS). Hoewel ze beiden worden gebruikt voor het opslaan van documenten, zijn er belangrijke verschillen tussen deze twee systemen. Laten we deze verschillen eens nader bekijken. 

Het belangrijkste verschil tussen een netwerkschijf en een DMS ligt in hun functionaliteit. Een netwerkschijf is in wezen een opslagapparaat, terwijl een DMS een tool is voor documentbeheer en -verwerking. Een DMS is binnen overheden veelal onderdeel van een zaakomgeving. 

Een netwerkschijf is ideaal voor het eenvoudig opslaan en beschikbaar stellen van bestanden binnen een netwerk. Aan de andere kant biedt een DMS uitgebreide functies voor documentbeheer, zoals versiebeheer, workflow-automatisering, en geavanceerde zoek- en indexeerfuncties. 

Zowel een netwerkschijf als een DMS hebben hun eigen unieke voordelen en kunnen een waardevolle rol spelen in uw documentbeheerstrategie. Het kiezen van de juiste oplossing hangt af van uw specifieke behoeften en doelstellingen. 

Beheren van documenten 

Zoals gezegd kan het gebruik van een netwerkschijf een eenvoudige oplossing bieden. Helaas is in de praktijk weinig grip op de data in de netwerkschijven. Een efficiënt beheer is voor overheden van cruciaal belang om verschillende redenen: 

Verbeterde Dienstverlening

Overheden hebben de verantwoordelijkheid om diensten te leveren aan hun burgers. Door documenten efficiënt te beheren, kunnen overheden de kwaliteit en snelheid van hun dienstverlening verbeteren. 

Naleving van de wet

Overheden moeten voldoen aan talrijke wetten en voorschriften met betrekking tot het beheer van documenten. Dit omvat het bewaren van documenten voor een bepaalde periode, het waarborgen van de privacy en beveiliging van gevoelige informatie. En daarnaast het kunnen ophalen en presenteren van documenten bij juridische procedures.  

Kostenbesparing

Het efficiënt beheren van documenten kan ook leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Door documenten digitaal te beheren, kunnen overheden de kosten voor het afdrukken, verzenden en opslaan van papieren documenten verminderen. Bovendien kunnen digitale documenten gemakkelijker worden gezocht en opgehaald, wat de efficiëntie verhoogt en de tijd die medewerkers besteden aan het zoeken naar documenten vermindert. 

Transparantie en verantwoording

Transparantie en verantwoording zijn fundamentele principes van goed bestuur. Door documenten efficiënt te beheren, kunnen overheden de toegang tot informatie verbeteren, de besluitvorming transparanter maken en de verantwoording aan hun burgers verhogen. 

Hoe kun je de situatie verbeteren? 

Opschonen van de netwerkschijf 

Het opschonen van de netwerkschijf is een belangrijk onderdeel van het beheer van digitale documenten. Dit proces omvat het verwijderen, het organiseren in logische mappen, en het zorgen voor een duidelijke en consistente naamgeving van bestanden en mappen.
Er zijn verschillende softwaretools beschikbaar die kunnen helpen bij het analyseren van de inhoud van de netwerkschijf. Deze tools kunnen de inhoud van documenten scannen, visuele rapportages genereren en bijdragen aan het creëren van bewustzijn over de informatie die is opgeslagen op de schijven.
Een opschoonkader helpt bij het organiseren van het opschoningsproces. Dit kader bepaalt in hoofdlijnen de criteria die je toepast bij het opschonen. Voorbeelden om op te nemen in het opschoonkader zijn: 

• Kopieën van documenten
• Documenten die al in een DMS opgeslagen zijn 
• Een leeftijdscategorie, zoals 5 jaar niet geopend en niet gewijzigd 
• Afspraken over persoonlijke documenten van medewerkers, bijvoorbeeld het aanvullend belonen, kilometervergoedingen of foto’s van teamuitjes 
• Afspraken over privédocumenten die niet relevant zijn voor iemands werkzaamheden, denk hierbij aan vakantiefoto’s of privé administratie.  

Borging na opschonen 

Na het opschonen is het van belang om te voorkomen dat over een aantal jaar weer een vergelijkbare situatie ontstaat. Daarom is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken en te zoeken naar passende en alternatieve manieren van opslag. 

Werkdocumenten, zoals vergadernotulen, personeelsplanningen en vergaderverslagen, kunnen worden opgeslagen op een netwerkschijf of in Microsoft Teams. Microsoft Teams biedt de mogelijkheid om documenten op te slaan in specifieke kanalen, waardoor ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle leden van het team. Bovendien kunnen documenten in Teams in realtime worden bewerkt, wat de samenwerking en efficiëntie bevordert. Daarnaast voorkomt het meerdere versies van hetzelfde document. 

SharePoint kan worden gebruikt voor het opslaan en delen van grotere bestanden, zoals foto’s. Het biedt de mogelijkheid om een persoonlijke omgeving te creëren, waarin gebruikers hun eigen persoonlijke documenten kunnen opslaan en beheren. 

Documentatie die behoort tot de dienstverlening, zoals beleidsdocumenten, contracten en officiële correspondentie, kan worden opgeslagen in een documentmanagementsysteem (DMS) of zaaksysteem. Hier is een goed werkende inrichting voor nodig. Op die manier zijn documenten uniform en makkelijk vindbaar voor de organisatie. 

Aan de slag! 

Start vandaag nog met een inventarisatie van de netwerkschijf. Heb je enig idee hoeveel data er opgeslagen is? Zijn dit duizenden documenten of wel honderdduizenden? Hoeveel terabyte aan data staat er eigenlijk bij u? Start met het maken van een inventarisatie en een opschoonkader. Naar aanleiding hiervan kun je een doordacht plan van aanpak opstellen om de controle over de netwerkschijven terug te winnen. 

Meer weten? 

Meer weten of hulp nodig bij het opstarten van een opschoon project? Voor meer informatie kun je contact opnemen met Thor Berns, 06 11 48 35 23, t.berns@telengy.nl.