Groningen heeft het inderdaad

Gemeente Groningen laat elke twee jaar het beheer en gebruik van de basisregistraties auditen en merkt dat het een grote toegevoegde waarde heeft voor de kwaliteit van haar informatievoorziening.

Toen in 2016 het landelijk Stelsel van Basisregistraties wat meer vorm kreeg, besloot Groningen om het Stelsel te omarmen. En binnen de eigen organisatie werden de eerste stappen gezet om een Gronings Stelsel op te zetten. De gemeente had op dat moment wel een redelijk beeld van de kwaliteit van de BRP, de BAG en de WOZ. Maar van de andere registraties was het beeld diffuser. Uiteraard speelde daarin mee dat Groningen zelf beheerder was van de BRP, de BAG en de WOZ en dat deze drie ook een directe relatie hadden, maar hoe het er echt voor stond was toch niet helemaal duidelijk.
Uit een eerste interne scan kwam naar voren dat het beheer en gebruik van de BGT en de BRO, waarvoor Groningen ook verantwoordelijk is, aandacht vroegen. En het gebruik van de overige, externe basisregistraties stond eigenlijk op een laag pitje. De afdeling Geo & Data die verantwoordelijk was voor een deel van de interne basisregistraties besloot vervolgens om een externe partij eens wat dieper naar de resultaten te laten kijken. Als een second opinion.

Van second opinion naar structurele audit

Geon kreeg de opdracht voor het uitvoeren van de eerste audit en schakelde Telengy bij voor de onderdelen die minder geo-gericht waren. Gezamenlijk werden de toen 11 als basisregistraties benoemde registraties gescand op opbouw, beheer, (verplicht) gebruik en terugmelden.
De eerste resultaten bleken niet veel af te wijken van de resultaten van de interne scan die Groningen zelf al had uitgevoerd, maar er kwam wel een set aanbevelingen op tafel waar Groningen mee aan de slag kon. Inmiddels bleek dat het landelijk stelsel door wet- en regelgeving nog diverse aanpassingen zou ondergaan. Groningen besloot om de second opinion van het eerste uur om te zetten in een scan die zij tweejaarlijks zou laten uitvoeren.
In een tweejaarlijkse trein zijn vervolgens steeds vijf basisregistraties ge-audit op opbouw, beheer, (verplicht) gebruik en terugmelden. Twee keer vijf, omdat inmiddels duidelijk werd dat BLAU geen basisregistratie zou blijven. Naast de basisregistraties werd als een rode draad wel elke twee jaar de Makelaarsuite meegenomen. De spin in het web van de informatie-uitwisseling tussen de basisregistraties en de afnemende applicaties. De beheerders van de Makelaarsuite hadden (en hebben) goed zicht op het verkeer tussen de verschillende applicaties en op de gaten die moesten worden gedicht.

Kwetsbaar opstellen en actie ondernemen

Door de keus van Groningen om zich op het beheer en gebruik van de basisregistraties elke twee jaar te laten auditen kwamen zaken die niet op orde waren steeds weer op tafel. Groningen stelde zich hiermee kwetsbaar op en deed er vervolgens wat mee. Het beheer van de basisregistraties werd inhoudelijk beter. Processen werden beter vastgelegd en ook gevolgd. En de inrichting van de formatie van het functioneel beheer werd steeds effectiever geborgd.
Een aspect waar Groningen maar geen grip op leek te krijgen, was het terugmelden. Hoe pak je dat nou aan? Je weet tenslotte dat de kwaliteit van de informatievoorziening op een hoger niveau komt als er twijfel is aan de juistheid van de gegevens en je terugmeldt naar de bron. De bron checkt of er inderdaad iets niet klopt en kan vervolgens maatregelen nemen.

Terugmelden

Nadat er bij meerdere audits was geconstateerd dat het terugmelden niet of nauwelijks plaatsvond, besloot Groningen het anders aan te pakken. Er werd een campagne opgestart waarbij fasegewijs diverse acties werden uitgezet.
Tijdens de eerste fase is het item ‘Terugmelden op basisregistraties’ ingericht op het intranet van de gemeente Groningen. Hierin was de benodigde informatie over het Stelsel van Basisregistraties en het terugmelden te vinden. De focus lag in deze fase op de communicatie, zodat medewerkers die gebruik maken van basisgegevens op de hoogte werden gebracht van alle ontwikkelingen. Veel medewerkers bleken echt niet op de hoogte van de verplichting om terug te melden bij gerede twijfel. Daarnaast konden op deze manier medewerkers worden aangespoord om te voldoen aan de verplichting om terug te melden. Verder werd gewerkt met een trainingsmodule binnen het platform Groningen Leert, waardoor dieper op de stof kon worden ingegaan.
Gedurende de tweede fase is onderzocht welke mogelijkheden er waren voor het centraliseren van het terugmelden binnen de organisatie en welke informatie er al over het onderwerp in de gemeente bestond. Dat heeft geleid tot de totstandkoming van de interne terugmeldvoorziening. De beheerders van de Makelaarsuite hebben een centraal meldpunt ingericht, naar analogie van het Amsterdamse model, waarop iedereen uit de organisatie kan terugmelden. De beheerders van de Makelaarsuite bepalen vervolgens of er inderdaad informatie niet klopt en melden dit dan terug aan de bronhouder.
Hoe hardnekkig dit terugmeldprobleem is, bleek wel uit het feit dat het terugmelden duidelijk inzakte nadat het project was afgelopen. Inmiddels wordt er veel werk gemaakt van voorlichting en structurele aandacht om het terugmelden op de kaart te houden.

Hogere kwaliteit, beheer op orde

De meest recente audit die is gehouden, laat zien dat Groningen door het tweejaarlijks scannen van het beheer en gebruik van de Basisregistraties grote stappen heeft gemaakt. Naast alle verplichte audits, zoals ENSIA, de WPG, de BRP en bijvoorbeeld DigiD, heeft Groningen het lef gehad om niet alleen te kijken naar de regeltjes en of zij daaraan voldoet, maar om een stap verder te gaan. En vooral te kijken of de kwaliteit van de informatievoorziening in Groningen op een hoger peil kon worden gebracht.
Het resultaat is dat het beheer van haar basisregistraties op orde en goed geborgd is. En de kwaliteit van de inrichting en het gebruik van de processen rond de informatievoorziening op een hoog niveau ligt. Het terugmelden en het verplichte gebruik van basisgegevens staat niet alleen op de kaart, maar krijgt vooral ook veel aandacht. En medewerkers zijn zich er steeds meer van bewust dat de gemeente Groningen haar informatievoorziening op een hoog niveau heeft staan en wil houden. Niet alleen voor de gemeente zelf, maar ook voor haar inwoners en ondernemers.

Is dit wat voor uw gemeente?

Het krijgen van grip op het beheren en gebruiken van de basisregistraties blijkt voor een gemeente niet eenvoudig te zijn. Vaak wordt het beheer van de ‘eigen’ basisregistraties meer beschouwd als een component van het functioneel beheer en niet als een belangrijke schakel in de totale informatievoorziening. En over het gebruik en beheer van de externe basisregistraties wordt niet eens nagedacht. Laat staan over het terugmelden aan deze registraties als er twijfel is aan de juistheid van gegevens.
Buiten het verplichte gebruik van de in- en externe basisregistraties is er ook nog zoiets als het recht van een inwoner of ondernemer dat de gegevens die je over hem of haar bijhoudt, juist zijn. En als je kijkt naar de audits die Groningen heeft laten uitvoeren, dan blijkt dat structurele aandacht, voorlichting en scholing leidt tot een betere kwaliteit van de informatievoorziening, voor de gemeente zelf, maar juist en vooral ook voor haar inwoners en ondernemers.

En Groningen kan dan ook terecht zeggen…

Der gait niks boovn Grunn.

Geon en Telengy kennen elkaar al jaren en werken regelmatig samen op het moment dat er vragen liggen waarbij de meer administratief gerichte informatievoorziening raakt aan de geo gerichte informatievoorziening.
Beide bedrijven vullen elkaar aan op expertises die in overheidsland worden gevraagd en hanteren een gedeelde visie op het organiseren van het gegevensmanagement. Tevens zijn ze ook nauw betrokken bij ontwikkelingen binnen de VNG.
De ontwikkelingen rond de basisregistraties van de afgelopen jaren dragen bij aan een hogere kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de overheid. Door met elkaar samen te werken proberen Geon en Telengy daar mede vorm aan te geven. De tweejaarlijkse audit die zij uitvoeren bij de gemeente Groningen is daar een goed voorbeeld van.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, 06 22 77 63 63, e.leroi@telengy.nl of Gerlof de Haan, adviseur bij Geon, 06 20 24 74 74, g.r.de.haan@geon.nl