Inmiddels wordt de digitale handtekening door steeds meer organisaties ingevoerd. Dit is een logisch gevolg van digitalisering én wettelijk toegestaan. De geschreven ‘natte’ handtekening kan volledig worden afgeschaft, op documenten met een ceremonieel karakter na. Dit zijn bijvoorbeeld oorkondes of (trouw)akten.

Gemeenten ondertekenen veel meer dan nodig. “Wij zijn verslaafd aan de handtekening. Overal worden handtekeningen, parafen of andere krabbels gevraagd en gezet.”, schreef mijn collega Eric Leroi al in 2017. Daarom pleit ik ervoor niet alle handtekeningen klakkeloos 1-op-1 te digitaliseren. Waarom, en is dit haalbaar? In de digitale handtekening zit veel winst. Daar vertel ik in dit artikel meer over.

Digitaal ondertekenen is al winst

Gemeenten stellen documenten digitaal op en slaan deze op in de daarvoor bestemde systemen. Denk aan brieven, besluiten en beschikkingen. Het is een zeer inefficiënte bezigheid om ieder document te moeten voorzien van een geschreven handtekening. Daarvoor moet het document geprint, getekend en vervolgens weer gescand en opgeslagen worden. Dit ondertekenproces digitaliseren is al een mooie verbeterstap. Met als grootste winsten: snellere doorlooptijden en meer digitaal, tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Maar is die handtekening op dat besluit überhaupt nog wel nodig? In Nederland is een handtekening namelijk niet heilig.

Mandaat

Er is altijd inhoudelijke toetsing door de rechter mogelijk. Als de echtheid van de handtekening ontkend wordt, zal bewezen moeten worden dat de handtekening echt is (art. 159 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering). Alle gemeentes hebben een mandaatregeling. Hierin is aangegeven welke bevoegdheden er door medewerkers van de gemeente mogen worden uitgeoefend. Alle gemeentes hebben ook een (zaak- en/of documentmanagement)systeem waar de documenten zijn opgeslagen en tevens logging plaatsvindt. De log houdt bij wie het document heeft aangemaakt en heeft geopend. Medewerkers hebben een account op naam nodig. Op deze account krijgen zij bepaalde autorisaties in verband met onder andere de AVG. De betrouwbaarheid van het proces bepaalt de bewijskracht. Dus stel, jij bent beleidsmedewerker leerlingenvervoer en hebt mandaat om beschikkingen af te geven. Je maakt de beschikkingen en slaat deze op in het zaaksysteem, waar logging plaatsvindt. Moet je deze dan nog voorzien van een handtekening? Nee dus! En dát scheelt een hoop werk. Mijn inschatting is dat bij ongeveer 80% van alle uitgaande correspondentie van een gemeente, het zetten van een handtekening overbodig is. Dit percentage ligt hoger naarmate het mandaat lager in de organisatie ligt.

Wél een handtekening

Dan zijn er nog grofweg 20% aan documentsoorten waarbij een handtekening zetten aannemelijk is. Dit gaat bijvoorbeeld om niet-gemandateerde besluiten, besluiten van het college of raad, overeenkomsten, bezwaar- en beroepschriften of klachtenprocedures. Hiervoor zijn verschillende digitale oplossingen. Zoals een proces inrichten in een (zaak- en/of documentmanagement)systeem (inclusief logging naar de gemandateerde). Alleen is dat lastiger bij bijvoorbeeld overeenkomsten met externen. Bestuurders werken ook niet altijd in een (zaak- en/of documentmanagement)systeem.

Een andere mogelijkheid is bijvoorbeeld een softwareoplossing in huis nemen voor geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekeningen. Via de invoering van de eIDAS-verordening in de Europese Unie is het gebruik van elektronische handtekeningen definitief verankerd in het Europese en Nederlandse recht. Op documenten met een ceremonieel karakter na, kunnen alle geschreven handtekeningen worden afgeschaft. Verder kan het handtekening-gebruik in het algemeen drastisch verminderen. En daar waar de handtekening nog wél nodig is: graag digitaal.

Invoering

Het invoeren van het uitgangspunt ‘Handtekening? Niet, of anders digitaal’ in een gemeente vergt met name een investering van de medewerkers. Het is een verandertraject wat voor sommige (beleids)medewerkers maar ook voor managers of bestuurders vreemd zal aanvoelen. Zij zijn namelijk gewend om alles te ondertekenen. Ook popt de ‘esthetische waarde’ van een handtekening vaak op als argument, gekoppeld aan de kwaliteit van dienstverlening.

Echter denk ik dat geen inwoner zou willen dat ambtenaren veel tijd kwijt zijn aan overbodige zaken. Ook de kosten voor het aanschaffen van software zijn te overzien. Daarnaast is een beetje lef vereist. Vooral met het stoppen alles te ondertekenen. Want er zijn geen juridische artikelen die expliciet aangeven wat wel en niet mag. Omdat de digitale handtekening is opgenomen in de wet, is er de neiging om alles wat eerst ‘nat’ ondertekend werd, simpelweg nu digitaal te ondertekenen. Hier moeten we voor waken.

Resultaat

Hoe dan ook, het invoeren van de digitale handtekening zal een organisatie veel opleveren. Dat blijkt wel uit onderstaande cijfers bij de gemeente Doesburg, waar ik dit project heb begeleid. Heb je vragen? Neem gerust contact op!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, via tel. nr. 06 33 13 75 05 of via e-mail: s.mol@telengy.nl.