Het gebeurt mij regelmatig: ik lees een artikel of luister een podcast en denk: “handig, die informatie kan ik later nog wel eens gebruiken!”. Voor een artikel in de Overheid in Beweging bijvoorbeeld. Maar als ik daar dan eenmaal aan begin, zoek ik me suf naar het bewuste artikel of die ene interessante podcast.

Ik schat in dat ik daar niet de enige in ben. Ik hoor nogal eens mensen zeggen dat ze nog ergens een interessante PowerPointpresentatie moeten hebben. Of dat ze ooit een briljante definitie van iets hebben uitgewerkt…maar waar heb ik die ook alweer gelaten?

Wat zou het handig zijn en een hoop tijd besparen als we dat allemaal kunnen onthouden. Maar helaas, zo werken onze hersenen niet. Veel informatie is zo vluchtig, dat het niet verder komt dan de hippocampus, waar zich het kortetermijngeheugen bevindt. Informatie die daar wordt verwerkt, wordt na enige tijd weer ‘weggegooid’. Maar ook ons langetermijngeheugen is kennelijk niet gemaakt om op de grote hoeveelheden informatie die ons dagelijks overspoelen, op te slaan en te ordenen.

Hoe dan wel?

Via het boek ‘Ons werk is stuk’ van Martijn Aslander, Arjan Broere en Mark Meinema (aanrader, lees dat boek), kwam ik in aanraking met de term ‘Second Brain’. Een second brain is soort extern systeem waar je gedachten, inzichten en ideeën kunt vastleggen, organiseren en – niet onbelangrijk – weer kunt terugvinden als je ze nodig hebt. De term is geïntroduceerd door Tiago Forte, die met Building a second Brain een methodiek heeft ontwikkeld rondom personal knowledge management (PKM).

Klinkt goed, zo’n externe harde schijf, waar je alle informatie kwijt kunt waar je hersenen geen raad mee weten. Het geeft rust, bespaart tijd en verhoogt daarmee je productiviteit. En het mooie is: er zijn meer dan voldoende tools en app’s beschikbaar om zo’n tweede stel hersenen in op te bouwen. Van mij tot voor kort onbekende apps als WorkFlowy en Obsidian tot meer gangbare notitie-apps als Evernote of OneNote.

Meer dan een tool

Toch is het nog niet zo simpel. En daar zijn verschillende redenen voor:

• Het opbouwen van een tweede brein gaat verder dan een app of een tooltje. Zo heeft Tiago Forte een hele methodiek ontwikkeld, waarbij informatie wordt gecategoriseerd op basis van de mate waarin de informatie wordt gebruikt en heeft hij een heel stappenplan voor het verzamelen, organiseren, destilleren en delen van informatie.
• De ene tool werkt voor de één beter als voor de ander. Het is dus handig om hier tijd in te steken en om te experimenteren. Zo is een app als OneNote heel laagdrempelig, maar biedt Obsidian fancy opties, zoals een grafische weergave van relaties tussen notities. Wat naar mijn idee in elk geval helpt is dat alle informatie zoveel mogelijk via één ingang toegankelijk is.
• De beschikbare tools bieden veel meer mogelijkheden dan we (vaak) in de dagelijkse praktijk gebruiken. Als ik voor mezelf spreek: ik gebruik OneNote regelmatig, maar ik kom niet veel verder dan het maken en delen van notities of notulen. Maar OneNote biedt ook functionaliteit voor het opslaan (‘clippen’) van internetartikelen, het taggen van informatie of het omzetten van spraak naar tekst. Door je te verdiepen in de in de functionaliteit ben je dan ook beter in staat om gebruik te maken van het potentieel van de tool.
• Het opbouwen van een tweede brein vergt, net als andere vormen van kennismanagement, een zekere mate van discipline. Het stopt niet bij het opslaan van notities en ideeën. Je ‘future me’, ofwel jijzelf over een paar jaar, moet ook kunnen begrijpen wat je ooit bedoelde met dat plaatje of die tekst die je de moeite waard vond om op te slaan. Regelmatig onderhoud, in de vorm van taggen, reorganiseren, samenvatten en archiveren van informatie is dus nodig. Dat kost dus tijd en aandacht, maar zal als het goed is een hoop tijd besparen voor jouw ‘future me’.

Kortom, een tooltje helpt bij het opbouwen van een tweede brein, maar is slechts het halve werk. Of het werkt? We gaan het zien als ik aan mijn volgende artikel voor Overheid in Beweging begin. Als het goed is, zou dat moeten neerkomen op het verzamelen en redigeren van de informatie die ik heb opgeslagen in mijn tweede brein. Fluitje van een cent dus…

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Luc Aarts, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 54 74 38 47 of via e-mail: l.aarts@telengy.nl.